設定の考慮事項: 年度末の税レポート (米国)
このトピックの内容を、米国の年度末税務報告の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday では、一連のレポート、タスク、インテグレーションを使用して年度末データを作成し、税務報告サービス プロバイダまたは政府機関に送信できます。Workday では、以下の米国の年度末税フォームがサポートされています。
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
業務上のメリット
Workday USA の年度末税レポートでは、以下の方法により、年度末給与計算の要件への準拠を容易にできます。
- 給与計算データを 1 つのシステムで管理する。
- 政府ガイドラインに沿って年度末データを検証する。
- ビジネス プロセスを用意して、W-2 年度末税フォームの作成を合理化する。
- タスクを使用して、W-2C、W-2PR、W-2GU、W-2VI 税フォームの作成を合理化する。
- レポートを使用して W-2、W-2C、W-2PR、W-2GU、W-2VI のデータを検証できるようになります。
- 社員セルフサービス (ESS) で社員がアクセスできるように、年度末税フォームの電子コピーを作成する。
- ADP、MasterTax、または Ceridan に年度末の税データを送信できるようになります。
- ADP、MasterTax、Ceridan 以外のプロバイダに税データを送信するカスタム インテグレーションを作成できるようにする。
ユース ケース
- 年度末処理の前に年度末税フォームをプレビューする。
- 年度末データを検証し、会社と社員の不一致を特定して対応する。
- 社員が、年度末の税フォームのハードコピーをオプトアウトできるようにする。
- Workday 内で年度末の税データを訂正する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
組織に適用される年度末フォームは何ですか？ | その税年度に使用する各年度末フォームをマッピングしてテストします。インテグレーション システムをテストします。 |
通常の給与計算以外で処理する年度末調整はどれですか？ | 関連情報を収集し、調整を手動支払として入力します。例: サードパーティの疾病手当。 |
年度末フォーム データの貸借を一致させるためにどのデータを使用しますか？ | 必要に応じてカスタム レポートを作成するよう計画する。 |
すべての支給コンポーネントに、正しい支給コンポーネント グループが設定されていることを確認しましたか？ | 支給コンポーネント グループにより、Workday が年度末ドキュメントに一部の金額をレポートする方法を制御します。支給コンポーネント グループは、年度末フォームの課税対象賃金を管理することもできます。 |
給与計算の完了後に支給コンポーネント グループを変更しましたか？ | 残高調整が必要な場合は、手動で支払を作成できます。 |
税額調整はあるか？ | 源泉徴収の W-2 で特定の結果が必要な調整には、手動支払を使用します。例: 限度を超えている税引前控除に対する過払。
源泉徴収の W-2 に特定の結果が不要な調整に、オンデマンド支払を使用する。例: 逆仕訳の作成。 |
社員が年度末フォームのハードコピーをオプトアウトできるようにしますか？ | 印刷オプションを変更したい社員向けに、年度末フォーム印刷のオプションを設定できます。 |
W-2 年度末フォームを印刷して郵送しますか？それとも税務申告サービス プロバイダを使用しますか？ | 年度末フォームを印刷および郵送する場合は、W-2 の見積数に基づいてフォームと封筒を発注します。以下をお勧めします。
|
税務書類提出データを政府機関にどのように報告しますか？ | ADP、MasterTax、Ceridia の税務申告サービス プロバイダを使用している場合は、以下のようになります。
これらの税務申告サービス プロバイダを利用していない場合は、リソースを計画して、税務書類提出データを政府機関に報告する方法を決定します。 |
管理番号を社員に非表示にしますか？ | 場合によっては、管理番号を社員に非表示にすることができます。例: 税務申告サービス プロバイダは、年度末フォームに管理番号を割り当てます。 |
サードパーティの疾病手当を W-2 フォームに含めますか？ | サードパーティが疾病手当の W-2 を提供することを示すように、会社の連邦税レポートを編集できます。 |
年度末データはどのように社会保障機関 (SSA) に報告しますか？ | 年度末データを社会保障機関に直接報告するには、カスタムのインテグレーションを作成します。 |
推奨事項
年度末処理に備えて、以下を行うことをお勧めします。
- 年度末の税フォームの W-2 および米国地域のプレビュー レポートと検証レポートを四半期ごとに実行します。
- 四半期ごとに年度末データのテスト インテグレーション ファイルを作成します。
要件
正確な年度末レポートを作成するには、年間を通して税および給与計算データを管理する必要があります。
税年度の開始時に、以下を実行します。
- 税年度全体をサポートするように会計年度を設定する。
- 給与計算と休暇・休職の期間スケジュールを設定します。翌年度の支払日を銀行休日と検証する。
- 公正労働基準法のカレンダーを作成する。
- 新しい元帳年度と期間がオープン ステータスであることを確認します。
- 社員および雇用主の税率を更新または追加します。例: 州の失業保険料率。
- "期限切れ間近の免除税オプション"レポートをレビューして、影響を受ける従業員に通知します。
- "期限切れ間近のエグゼンプトに対する従業員の米国の税オプションの追加"レポートにアクセスして、従業員のデフォルトの税オプションを新規作成します。
必要に応じて、税年度を通して以下の処理を行います。
- 現在の税年度の政府報告要件をレビューします。
- 年度末プレビュー レポートと検証レポートを実行します。
- 会社の連邦税、州税、地方税の設定を更新します。
- 従業員の代替勤務地および処理勤務地を更新します。
税年度末に近い場合は、以下のようになります。
- これにより Workday の W-2 税レポートが実行されるため、支給コンポーネントを正確にマッピングしていることを確認してください。"W-2 ボックス設定の表示" レポートおよび"米国の海外領土の年度末フォーム ボックス設定の表示" レポートを使用します。
- すべての臨時処理および手動調整を含め、レポート年度のすべての給与計算を完了します。
- 会社の住所、税務 ID、会社名を確認します。
- 年間限度額を設定して支給と控除をレビューします。
- 年度末までに W-2 フォーム データと印刷をテストします。
- ADP、Cer明細、MasterTax のインテグレーションをテストします。
制限事項
政府機関への年度末データの直接送信はサポートされていません。インテグレーションを使用して税務書類提出サービス プロバイダに年度末データを送信するか、カスタム インテグレーションを作成するか、年度末フォームを印刷して政府機関に送信します。
Workday では、個々の従業員ではなく、すべての従業員の年度末データが作成されます。個々の従業員の年度末データを提供するには、次のようにします。
- "W-2 / US Territory Year End Form Preview" レポートを実行します。
- レポートを使用して、政府が提供する PDF を使用して手動でフォームを作成します。
米国に海外赴任/出向中の従業員については、"ESS (社員セルフサービス)
My Tax Documents
" タスクを介した税務書類の印刷オプションの変更はサポートされていません。テナント設定
Workday では、年度末税フォームの印刷オプションを変更する社員の電子署名テキストが使用されます。電子署名テキスト オプションは
、"テナント設定の編集 - 給与計算
" タスクで設定できます。セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"System" 業務分野の "Business Process Administration" および "Manage: Business Process Definitions"
| W-2 年度末税フォームのビジネス プロセスを設定できます。 |
"USA Payroll" 業務分野の "Management Dashboard: Payroll Year End" 。 | "給与計算年度末 " ダッシュボードを使用および設定できます。 |
"Integration" 業務分野の "Integration Build" 、 "Integration Event" 、"Integration Debug " | ADP、Ceridan、MasterTax に税データを送信するためのインテグレーション システムを設定できます。 |
"USA Payroll" 業務分野の以下のドメイン
| これらのドメインにアクセスできるユーザーは、以下を実行できます。
このアクセス権は、元のフォーム、訂正後のフォーム、修正されたフォームに対するものです。 |
"USA Payroll" 業務分野の "Process: W-2 Bulk Print " | 会社の年度末税フォーム PDF を生成できます。 |
ビジネス プロセス
"W-2 Year End Process (Default)"
ビジネス プロセスを使用して、W-2 年度末税フォームを作成できます。このビジネス プロセスには 、"給与計算年度末
" ダッシュボードからアクセスできます。レポート
レポートまたはダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
カスタム レポート | 以下のビジネス オブジェクトに対してセキュリティ保護されたレポート データ ソースから、カスタム レポートを作成できます。
"Social Security Number-Truncated" レポート フィールドを使用して、個人情報を非公開にすることなく、レポート上の従業員を確認します。 |
給与計算コンプライアンス ダッシュボード | 政府機関の要件に準拠するように Workday が提供する更新をレビューします。 |
給与計算年度末ダッシュボード | ダッシュボードを使用し、ワークレットとして以下の W-2 レポートにアクセスします。
この機能は、米国の海外領土、W-2C フォーム、および企業関係をサポートしていません。 |
テナント アナライザー プロファイル | 支給コンポーネントが適切な支給コンポーネント グループに含まれていることを確認します。 "給与 計算" プロファイル グループの "PCG for Payroll Calculations" レポートを使用できます。 |
| 次のレポートを使用して、年度末データを検証します。 |
会社別の四半期申告データ
従業員別の四半期申告データ | これらのレポートを使用して、以下のフォームを手動で作成できます。
|
インテグレーション
インテグレーション | 考慮事項 |
|---|---|
ADP 税務申告サービス - 四半期
MasterTax Filing Service - 四半期 Ceridan の税務申告サービス - 年間 | Workday 給与計算から税務申告サービス プロバイダに年度末データを送信する事前設定済みの税務申告インテグレーションを開始します。 |
逆税インテグレーション
| InSuite® は、2023 年 12 月 1 日以降、このインテグレーションを使用して、TurboTax® への W-2 フォームの受信をサポートしなくなります。社員は、W-2 税フォームを端数式に手動でインポートまたはアップロードできます。ご不明な点がある場合は、Workday の担当者までお問い合わせください。 |
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
E FW2 年度末従業員の申告データの取得
E FW2 年度末の雇用主申告データの取得 | 社会保障管理 (SSA) またはその他の税務申告サービス プロバイダとのインテグレーションを作成できます。Studio インテグレーションを作成する際は、両方の Web サービスを使用してください。
"Get E更新 |
税務書類の送信の取得
税務書類の送信の入力 Put W-2 W-2C 印刷オプション | 従業員の年度末の印刷オプションをロードできます。 |
給与計算の臨時支払の入力
| 従業員への臨時支払をロードできます。 |
Get W-2PR Control Numbers (Web サービス)
Put W-2PR Control Numbers (Web サービス) | プエルトリコ管理番号を W-2PR および W-2CPR フォームにロードできます。 |
関連性のある機能
以下を含む、必要な年度末従業員データをすべて入力してください。
- 自宅の住所、郵便番号、社会保障番号などの連絡先情報。
- 代替勤務地および主勤務地、またはポジションの勤務地。この情報から社員の勤務状態が特定されます。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント全体の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。