ステップ: 仮発行顧客請求書の管理

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ステップ: 仮発行顧客請求書の管理

請求準備が完了した取引を作成します。

顧客請求書を作成する前に、請求可能な取引から仮発行顧客請求書を作成して、情報のプレビュー、調整、レビューを行うことができます。仮発行請求書を作成することで、数値の調整やエラーの訂正を行う際に、請求書をキャンセルして再作成する必要がなくなります。仮発行請求書に取引を追加した場合は、その仮発行請求書から請求書を作成することによってのみ、それらの取引に対する顧客への請求が可能になります。

(任意)

"テナント設定の編集 - システム"

タスクにアクセスします。

従業員が仮発行顧客請求書にコメントを追加できるようにすることが可能です。"アクティビティストリームの設定" セクションで、

"アクティビティストリームの選択済オブジェクト" プロンプト

から"仮発行顧客請求書"
を選択します。

参考: テナント設定の編集 - システム () を参照してください。

セキュリティ: "Customer Central" 業務分野および "System" 業務分野の " Set Up: Tenant Setup - System"
ドメイン

(任意)ビジネスプロセスを編集します。

"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスおよびセキュリティポリシーを設定して、以下の処理が行われるようにします。

仮発行顧客請求書をレビューと承認のために送信する。

顧客請求書の作成を自動化する。

カスタムレポート用にワークレットを設定します。ワークレットを使用すると、ビジネスプロセスの承認ステップにカスタムレポートを追加できます。たとえば、新しい請求書の承認ステップにある過去の請求書に関する情報を表示するカスタムレポートを追加して、請求書を承認または却下するかどうかを判定できます。

ビジネスプロセスセキュリティポリシーの編集

"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスセキュリティポリシーで以下を行います。

"表示" および "承認" アクションに "Approvers" セキュリティグループを追加します。仮発行顧客請求書が組織内の指定された承認者に送信されます。

"仮発行顧客請求書のレビュー
" ステップを"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスに追加する予定がある場合は、セキュリティポリシーを更新してください。詳細については、次のステップを参照してください。

"仮発行顧客請求書のレビュー"
ステップを "仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスに追加します。

仮発行請求書がレビューアの "My タスク" に送信されると、レビューアは仮発行請求書のすべてのタブを編集できます。ただし、

"請求書に関連する説明"

タブは表示専用です。レビューアには、セキュリティポリシーによってアクセス権のあるユーザーには、"

承認"

、

"却下"

、

"差戻し" の

ボタンが表示されます。

ビジネスプロセスタイプを設定します。

"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスタイプにアクセスし、

"Edit Policy"

をクリックします。

"ビジネスプロセスでアクションステップを実行できるユーザー" セクションで、 "Billing Specialist"
、 "プロジェクトマネージャ"
、 "プロジェクト請求担当者"
などのセキュリティグループを追加します。これにより、 "仮発行顧客請求書のレビュー"
アクションステップへのアクセス権が付与されます。

また、 "承認"
アクションや"却下
" アクションなどの適切なアクションのセキュリティグループを追加します。

"Activate Pending Security Policy Changes"

タスクにアクセスして、行ったセキュリティポリシーの変更を有効にします。

ビジネスプロセス定義を設定します。

"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセス定義にアクセスします。

関連アクションから、

"ビジネスプロセス"

"定義の編集"

を選択します。

"仮発行顧客請求書のレビュー"
アクションステップをワークフローに追加し、適切なセキュリティグループを割り当てます。

セキュリティ:

"プロジェクト取引

" タブを編集するには、レビューアが以下のいずれかのドメインに対して変更権限を持つセキュリティグループを介して、申請のすべてのプロジェクトへのセキュリティアクセス権が必要です: "Process: Project Billing - Core"
または"Manage: Billable Projects"
。

"前払"

タブを編集するには、レビューアが"Process: Invoice Proposal - Prepaid Installment
" ドメインに対する変更権限が必要です。

"仮発行顧客請求書イベント" ビジネスプロセスに "顧客
請求書の作成
" サービスステップを設定します。仮発行顧客請求書を承認すると、顧客請求書が自動的に作成されます。

"仮発行顧客請求書イベント"
ビジネスプロセスに承認ステップを追加し、承認ステップにカスタムレポートワークレットを追加します。

カスタムレポートは、ワークレットとしてビジネスプロセスの承認ページに埋め込まれます。承認者は、承認プロセス中にワークレットをクリックしてカスタムレポートを開くことができます。詳細については、ビジネスプロセスへのワークレットの追加を参照してください。

(任意)

"仮発行顧客請求書の作成"

タスクにアクセスします。

"選択条件" セクションで、

"プロジェクトオーナー" プロンプト

からオプションを選択し、選択したユーザーの請求可能プロジェクトを表示します。

以下の場合に、他の分割支払および取引と同じ請求書で、前払金の分割支払が自動的に請求されます。

一括請求スケジュールの

"前払分割支払を他の取引タイプで

請求する" チェックボックスをオンにする。

仮発行顧客請求書を作成した。

セキュリティ:

"Customer Contracts" 業務分野および "Project Billing" 業務分野の " Process: Billing - Invoice Proposal"
ドメイン

"Project Billing" 業務分野の " Process: Project Billing - Invoice Proposal"
ドメイン

(任意)

"仮発行顧客請求書ワークスペース

" タスクにアクセスします。

検索条件で、

"プロジェクト階層"

または

"プロジェクトオーナー"

プロンプトからオプションを選択し、選択したオプションの請求可能プロジェクトを表示します。

このタスクの実施にあたっては、以下を考慮してください。

オプション	説明
検索	クリックして選択条件を変更できます。選択した内容は保存され、タスクにアクセスするたびに使用されます。
請求可能なプロジェクト	ドリルダウンメニューを使用して、請求可能プロジェクトのプロジェクトオーナーを表示します。
処理待ちイベントのステータス	ビジネスプロセスの承認待ちであるプロジェクト取引と請求スケジュールのステータスを表示します。
リフレッシュ	クリックして、選択条件を満たす"請求準備完了 " ステータスの新しい取引で、選択した仮発行請求書を更新します。
請求書の作成	顧客請求書を作成したら、仮発行請求書に元に戻るはできません。請求書をキャンセルして、取引を"請求準備完了 " ステータスに戻すことができます。その後、新しい仮発行請求書を作成できます。
仮発行請求書を作成	"仮発行顧客請求書の作成" タスクをオープンする。
仮発行請求書をキャンセル	クリックして、選択した仮発行請求書をキャンセルし、取引を"請求準備完了 " ステータスに戻します。
印刷	クリックして、選択した仮発行請求書の PDF コピーを生成します。PDF が使用可能になると、グリッドの "PDF" 列に表示されます。印刷できるのは、表示権限がある顧客の仮発行請求書のみです。