Concetto: Abbinamento automatizzato di ricevute e carte di credito
Questa funzionalità fa parte dell'abbonamento
a Expense Management
, che è separato dall'abbonamento standard a Expenses
.Workday offre l'abbinamento in tempo reale di ricevute e transazioni scheda di credito per semplificare il processo di creazione e inoltro delle spese. Abbinando e unendo automaticamente i dati, Workday riduce il lavoro manuale dei titolari di carta e riduce al minimo il rischio di rimborsi spese duplicato .
Come funziona la corrispondenza
Workday offre un'esperienza automatizzata che rileva le corrispondenze tra transazioni scheda di credito, spese rapide e ricevute caricate. Quando il Workday rileva una corrispondenza, unisce i dati e inserisce le informazioni nelle righe nota spese pertinenti.
Quando gli utenti vengono aggiunti per la prima volta al nuovo abbonamento
a Gestione spese
, sia le transazioni scheda di credito che le spese rapide vengono aggiunte automaticamente alla nota spese creata più di recente che si trova nello stato Bozza
. Il Workday abbina automaticamente le transazioni conservando i dati chiave dell'utente, comprese le note di spesa e le note selezionate dall'utente. Se non è presente alcuna bozza nota spese , il Workday ne crea una automaticamente in base alle impostazioni predefinite per la creazione delle note spese. Il processo iniziale al momento dell'abilitazione può richiedere fino a 2 ore. Una volta completato il processo iniziale, tutte le nuove transazioni seguono lo stesso processo in tempo reale.
Unione automatica
Il Workday abbina automaticamente le ricevute caricate alle transazioni scheda di credito in entrata e unisce i dati in un'unica riga nota spese . Quando si abilitare questa funzionalità per la prima volta, il Workday crea automaticamente righe nota spese per abbinare le transazioni scheda di credito e le spese rapide già presenti nel backlog del destinatario del pagamento.
Soglie corrispondenti
L'abbinamento consente differenze di importo totale di $+/-10\%$ e differenze di date di transazione di $+/-1$ giorno tra la transazione carta di credito e la ricevimento.
Esempio: una transazione carta di credito ha un importo totale di 110 USD e pertanto ha un intervallo di corrispondenza compreso tra 99 USD e 121 USD. La riga nota spese associata ha un importo totale di 100 USD. Poiché l'importo totale della riga nota spese rientra intervallo+/-10% , si verificano comunque una corrispondenza e unire automatiche.
Il Workday potrebbe impedire una corrispondenza quando:
- La riga nota spese utilizza una voce di spesa con limitazioni . Esempi: la voce di spesa è inattiva o utilizza segmenti di sicurezza.
- La casella di controlloPagato con carta aziendalenon è stata selezionata nella riga nota spese .
- È stata selezionata una scheda di credito specifica nella riga nota spese , ma la spesa è stata pagata con un'altra scheda di credito .
Il Workday potrebbe annullare l'abbinamento di una corrispondenza precedente e unire quando:
- Annullare la nota spese.
- Eliminare la transazione carta di credito dalla riga nota spese .
- Eliminare la riga nota spese .
Stati attività di spesa
Stato | Descrizione |
|---|---|
Revisione corrispondenza | La spesa richiede che l'utente confermi che la corrispondenza automatica ricevimento sia corretta. |
Informazioni necessarie | La spesa ha requisiti di input aggiuntivi prima di poter essere inoltrata. |
Pronto per l'inoltro | L'utente ha fornito tutte le informazioni necessarie e può inoltrare la spesa per l'approvazione. |
In attesa di transazione | Il Workday è in attesa di:
|
Attualmente il Workday obiettivo supportato un solo allegato (ricevimento) per ogni spesa. Per garantire che il Workday elabori solo i dati rilevanti, è consigliabile che i destinatari dei pagamenti cancellino le transazioni e le ricevute obsolete dal loro backlog prima di iscriversi a
Expense Management
. La gestione spese
attualmente non supporta le imposte predefinite, le diaria o le spese basate su tabelle di limiti di rimborso spese.