Creare una richiesta di fattura fornitore
- Se si utilizzano i tipi di fattura, configurarli in base al paese.
- Configurare il processo aziendaleEvento di richiesta fattura fornitoree i criteri di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts.
- Criteri di sicurezza: dominioSelf-Service: Supplier Invoice Requestnell'area funzionale Supplier Accounts.
Per creare una richiesta di pagamento per righe di beni o servizi in Workday, aggiungere le informazioni sulla fattura alla richiesta. Dopo aver approvato le richieste di pagamento, Workday le converte automaticamente in fatture fornitore.
- Accedere all'attivitàCreazione richiesta fattura fornitore.
- La sezioneInformazioni principalicontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Data fatturaImmettere la data per la fattura fornitore. Se per il fornitore sono previsti termini di pagamento specifici, questa data controlla la data di scadenza.Esempio: se i termini di pagamento sonoNetto 30, la data nel campoScadenzasarà 30 giorni dopo la data della fattura. Se la data coincide con periodo chiuso, la registrazione contabile viene effettuata nel periodo disponibile successivo.AziendaAzienda responsabile del pagamento delle fatture.Per fatturare a un fornitore diverso da quello dell'ordine di acquisto, selezionare l'azienda per cui è selezionata l'opzioneConsenti fornitori diversi per fattura e acquisto.FornitoreSelezionare il fornitore per la fattura. Il sistema visualizza i fornitori disponibili per l'uso con l'azienda o con la gerarchia di aziende selezionata.Per fatturare a un fornitore diverso da quello indicato nell'ordine di acquisto, selezionare il fornitore per cui è selezionata l'opzioneFattura qualsiasi fornitore.Connessione per rimessaSe per il fornitore è impostata una connessione per rimessaPredefinita, viene visualizzata in questo campo. Il valore compilato automaticamente può essere aggiornato secondo necessità.ValutaIl sistema inserisce automaticamente la valuta preferita del fornitore. Se non è disponibile, utilizza la valuta aziendale. È possibile modificare la valuta su una qualsiasi delle valute accettate definite per il fornitore.Totale riga di controlloImmettere un importo se si conosce il totale della fattura e si desidera assicurarsi che ilTotale fatturacalcolato corrisponda al valore previsto.N. fattura fornitoreSe si riceve il documento del fornitore, inserire il relativo numero di fattura.Esempio: se il fornitore ha presentato una fattura, immettere il numero di fattura riportato nel documento del fornitore. - La sezioneUlteriori informazionicontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Indirizzo destinatario spedizioneWorkday utilizza questo indirizzo durante la valutazione delle regole fiscali per determinare il codice imposta e i valori sostitutivi di assoggettamento fiscale per le righe della transazione.Termini di pagamentoIl sistema inserisce automaticamente i termini di pagamento del fornitore, ma se necessario è possibile modificarli.Codice gestioneSelezionare un codice di gestione dei pagamenti per la fattura, ad esempioHold Payment for PickupoOvernight Payment.Questo campo viene visualizzato quando si impostano le istruzioni per la gestione dei pagamenti.Tipo riferimentoÈ possibile selezionare un tipo di riferimento internazionale per la fattura fornitore.N. riferimentoSe si seleziona un tipo di riferimento per la fattura fornitore, è necessario immettere un numero di riferimento contenente al massimo 140 caratteri.Tipo fattura legaleSe si utilizzano i tipi di fattura per classificare le fatture fornitore conformemente ai requisiti di legge, selezionare un tipo di fattura.Importo noloRipartire i costi di spedizione dall'intestazione della transazione alle righe. Questa azione richiede almeno una riga con una categoria di spesa idonea all'assegnazione delle spese di nolo e di altro tipo, in base a quanto specificato nell'attivitàGestione categorie di spesa.Importo impostaIl sistema visualizza l'importo dell'imposta dovuta al fornitore. Se l'opzione relativa alle imposte aziendali èImmettere imposta dovuta a fornitore, quando si crea una fattura dalla richiesta di fattura fornitore, l'importo dell'imposta viene impostato automaticamente nell'intestazione della fattura.Per attivare le regole fiscali di definizione delle impostazioni predefinite per le fatture create a partire da richieste di fatture fornitore, abilitare le opzioni relative alle imposte aziendali per le fatture generate dalle richieste di fatture fornitore a livello di tenant.Se l'opzione relativa alle imposte aziendali èCalcolare imposta dovuta a fornitoreoCalcolare imposta autofatturatae si impostano le regole fiscali di definizione delle impostazioni predefinite, Workday compila i campi seguenti nella riga della fattura fornitore:- Assoggettamento fiscale
- Codice imposta
- Opzione imposte
- Detraibilità delle imposte
Se si immette un valore negativo, Workday assegna l'importo dell'imposta a una riga negativa o a costo zero.NotaImmettere o aggiornare una nota per l'intestazione della richiesta fattura. - La schedaRighecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Descrizione voce/articoloIncludere una descrizione per semplificare l'identificazione di voci e articoli specifici, da parte dell'utente e dei fornitori.Se è disponibile una descrizione, Workday la carica automaticamente quando si seleziona la voce o l'articolo.Categoria di spesaLa categoria di spesa collega gli elementi alle regole di registrazione contabile corrispondenti e fornisce ulteriori dettagli per i report. Se si seleziona un articolo, il valore si aggiorna automaticamente e diventa quello assegnato all'articolo e non è possibile modificarlo.La categoria di spesa per la riga della fattura richiede il tipo di utilizzo della categoria di spesaFattura fornitore.Quantità- Per le righe di beni, immettere il numero di articoli.
- Per le righe di servizi, Workday reimposta automaticamente la quantità su zero.
Costo unitarioIn base all'articolo selezionato. Se le valutedell'Articoloe della fattura sono diverse, il sistema converte automaticamente questo valore nellaValutadella fattura.ID articoloIdentificatori dell'articolo di catalogo, dell'articolo collegato a un catalogo esterno o dell'articolo di acquisto.Quando si configurano le fatture fornitore con ID articolo principali nell'attivitàGestione opzioni di visualizzazione tipi ID articolo, il sistema visualizza fino a tre ID articolo nelle colonne. È possibile selezionare gli articoli rimanenti non contrassegnati come ID articolo principali nella colonnaID articolo aggiuntivi.Tag articoloTag associati a un articolo di catalogo, a un articolo collegato a un catalogo esterno o a un articolo di acquisto.Importo totale- Per le righe di beni, è determinato dallaQuantitàmoltiplicata per ilCosto unitario. Se si modifica l'Importo totale, il valore diCosto unitarioviene automaticamente ricalcolato. Se si modifica ilCosto unitario, il valore diImporto totaleviene automaticamente ricalcolato.
- Per le righe di servizio, viene automaticamente inserito l'Importo totale. Il valore dell'Importo da fatturarepuò essere modificato in base alle esigenze.
Per creare righe a costo zero, deve essere presente almeno un'altra riga che consenta di ottenere un importo totale maggiore di zero per la fattura. Quando si creano righe a costo zero, Workday effettua la ripartizione come segue:- Assegna l'Importo impostaa una singola riga a costo zero, se le altre righe non specificano l'assoggettamento fiscale.
- Il campoImporto noloviene assegnato all'ultima riga a costo zero della fattura.
WorktagPer classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attivitàGestione utilizzo worktag. Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.FatturabileQuesta opzione viene visualizzata se la riga della fattura include un worktag di progetto fatturabile. SelezionareFatturabilese la riga o il frazionamento di riga è fatturabile per il progetto.Se viene inclusa come dimensione nelle condizioni della regola di registrazione contabile, l'opzioneFatturabilenon influisce sulla registrazione contabile.NotaImmettere o aggiornare una nota per la riga di richiesta di fattura.Nota internaImmettere le informazioni che si desidera mostrare internamente agli altri utenti dell'azienda, come le istruzioni di pagamento o le specifiche fiscali.Il contenuto del campoNota internanon viene trasferito alla fattura fornitore creata dalla richiesta di fattura fornitore.FrazionamentiFare clic per frazionare le righe perImportooQuantità. È quindi possibile specificare gli importi o le quantità per il frazionamento, immettere una nota e selezionare worktag specifici per ogni frazionamento della riga.Le righe di servizio possono essere frazionate solo in base all'importo. - Utilizzare la schedaAllegatiper caricare o trascinare file, ad esempio i documenti di supporto delle fatture fornitori.Per gli allegati dei documenti aziendali, i tipi di file supportati sono elencati nell'attivitàModifica configurazione tenant - Sistema.
- Inoltrarela richiesta di approvazione della fattura fornitore osalvarla come bozza.
- Verrà avviato il processo aziendaleEvento di richiesta fattura fornitoreper la revisione e l'approvazione. Se la definizione del processo aziendale include uno step di approvazione, i revisori possono modificare la fattura fornitore prima di approvarla.
- Utilizzare il reportRicerca richieste fattura fornitoreper accedere alle richieste di fattura salvate o inoltrate allo scopo di aggiornarle.