Considerazioni sulla configurazione: Strutture e costi di amministrazione
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei costi di struttura e amministrazione (F&A) per le assegnazioni competitive con righe di assegnazione a rimborso e con importo fisso. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
I costi F&A sono i costi indiretti associati alle operazioni amministrative di un'assegnazione.
Vantaggi per l'azienda
- Il sistema calcola automaticamente i costi F&A in base alle condizioni e alle tariffe, eliminando la necessità di calcolare i costi manualmente.
- È possibile fatturare e riconoscere i ricavi per i costi indiretti insieme alle spese originali per l'assegnazione.
- Si ha la possibilità di rinunciare o sostituire il tasso F&A istituzionale con un nuovo tasso.
- È possibile impostare un limite all'importo delle spese dirette che il sistema può utilizzare per calcolare i costi delle spese e delle spese in una riga di assegnazione.
Casi d'uso
- Si desidera calcolare i costi F&A per tutte le spese di assegnazione, ad eccezione delle attrezzature di laboratorio.
- Si desidera applicare aliquote di costo spese e spese diverse per la ricerca nel campus e fuori dal campus.
- La data di budget della transazione di spesa originale è stata modificata ed è necessario ricalcolare i costi di F&A con una tariffa di costo diversa.
- Si desidera registrare e fatturare allo sponsor separatamente i costi di F&A e le spese originali.
- Si desidera rinunciare ai costi F&A per lo sponsor e pagare i costi con fondi delle proprie organizzazioni.
- Si desidera limitare i costi F&A che i destinatari secondari dell'assegnazione possono richiedere per il rimborso.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Quali delle tue categorie di spesa condividono le stesse tariffe di costo spese e spese? | È possibile mappare le categorie di spesa che condividono la stessa tariffa di costo F&A alla stessa classe di oggetti.
Il sistema applica la stessa tariffa F&A a tutte le spese nella stessa classe di oggetti. |
Come si determina la tariffa di costo spese per spese di gestione e assistenza? | È possibile configurare i seguenti termini nella riga dell'assegnazione per determinare la tariffa utilizzata dal sistema per calcolare i costi di F&A:
|
Si desidera applicare più di una tariffa di costo spese e spese per lo stesso premio? | Quando si desidera applicare tariffe di costo diverse per periodi diversi alla stessa assegnazione, è possibile utilizzare un'eccezione F&A per sostituire la tariffa principale originale. È anche possibile specificare le tariffe di costo per classi di oggetti.
È possibile rinunciare alla tariffa di costo originale applicando una nuova tariffa per lo sponsor e addebitando la differenza alle proprie organizzazioni. |
In quali conti CoGe si desidera registrare le transazioni F&A? | È possibile creare un insieme di regole di registrazione contabile per specificare i conti CoGe per la registrazione dei costi F&A e delle transazioni di riconoscimento dei ricavi. |
In che modo si desidera limitare i costi di F&A nel premio? | È possibile impostare il limite base nella riga di assegnazione per limitare i costi diretti massimi che il sistema può utilizzare per calcolare i costi di F&A.
Per limitare l'importo che i destinatari secondari possono addebitare all'assegnazione, è possibile specificare il limite di base nelle righe dell'assegnazione secondaria. |
Quali organizzazioni devono pagare i costi di F&A non coperti dallo sponsor? | È possibile distribuire i costi delle F&A non coperti dallo sponsor a una o più organizzazioni o origini di finanziamento configurando il profilo di ripartizione delle spese esente da F&A. |
In che modo si desidera generare report e fatturare i costi F&A? | Per impostazione predefinita, il sistema registra tutti i costi F&A insieme alle spese originali e vengono fatturati entrambi contemporaneamente. Per generare report e fatturare i costi delle F&A separatamente dalle spese originali, è possibile configurare la regola di elaborazione dei costi di assegnazione dell'azienda in modo che sostituisca la categoria di spesa o la classe oggetto per le F&A. |
A quali organizzazioni si desidera allocare i ricavi delle F&A? | È possibile distribuire i ricavi F&A a una o più organizzazioni configurando un profilo di ripartizione dei ricavi F&A.
È possibile ripartire i ricavi degli sponsor o dei fondi di condivisione dei costi. |
Suggerimenti
Configurare le regole di elaborazione dei costi di assegnazione dell'azienda per:
- Generare costi di assegnazione al completamento del processo aziendale anziché al regolamento, per semplificare il riconoscimento dei ricavi per l'assegnazione.
- Sostituire le classi di oggetti e le categorie di spesa per i costi indiretti, in modo da poter separare i costi indiretti dai costi diretti nelle fatture sponsor.
Requisiti
- Mappare le categorie di spesa interne per sponsorizzare le classi di oggetti prima di creare un tipo di base di costo. Il sistema calcola solo i costi F&A per le transazioni di spesa nelle classi di oggetti dei tipi base di costo.
- Includere i worktag di sovvenzione nelle righe di spesa in cui si desidera generare i costi F&A. Il sistema utilizza i worktag di sovvenzione nelle transazioni di spesa per determinare la riga di assegnazione e la tariffa di costo F&A da utilizzare.
Limitazioni
Non è possibile utilizzare la stessa eccezione F&A per più di un premio.
Configurazione del tenant
Quando si rielaborano i costi di assegnazione, il sistema annulla le righe di registrazione F&A precedenti e crea nuove righe di registrazione F&A per sostituirle. Per stornare invece le righe di registrazione F&A precedenti, accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
e abilitare lo storno delle registrazioni contabili nella sezione Opzioni registrazione
.Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini nell'area funzionale Grants Management:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Manage: Grant Proposals
Process: Award - Core | Consente di configurare e visualizzare:
|
Set Up: Grants Management
| Consente di configurare e visualizzare le seguenti impostazioni F&A:
|
Processi aziendali
Quando si rielaborano i costi di assegnazione a causa di una modifica della configurazione F&A o di una transazione di spesa, il sistema annulla e sostituisce le righe dei costi F&A calcolati in precedenza e inoltra il processo a un responsabile della valutazione per la revisione e l'approvazione. È possibile configurare il processo aziendale
Evento di rielaborazione costi di assegnazione
per specificare a chi inoltrare le revisioni e le approvazioni.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizzazione registrazioni per strutture e amministrazione
| Questo report consente di visualizzare la contabilità dei costi di F&A relativi a una spesa, inclusi:
È possibile accedere al report dal menu delle azioni correlate delle fatture fornitore approvate per la spesa originale. |
Consente di visualizzare i tipi di base costi per strutture e amministrazione
| Il report consente di visualizzare i tipi base di costo e le classi di oggetti in un insieme di classi di oggetti.
Utilizzando questo report e la mappa delle classi di oggetti, è possibile determinare il tipo di base di costo per una categoria di spesa. |
Visualizzazione eccezioni strutture ed amministrazione
| Questo report consente di visualizzare i dettagli di un'eccezione a un accordo tariffa F&A. |
Consente di visualizzare il contratto tariffario per strutture e amministrazione
| Il report consente di visualizzare la tariffa F&A per una sede, un tipo di tariffa e una data di inizio budget. |
Consente di visualizzare il profilo di ripartizione dei ricavi per strutture e amministrazione
| Questo report consente di visualizzare la ripartizione dei ricavi per spese e acquisti e se è presente una condivisione dei costi dell'organizzazione. |
Consente di visualizzare il profilo di ripartizione spese per strutture e amministrazione rinunciato
| Questo report consente di visualizzare la ripartizione dei costi oggetto di rinuncia non coperti dallo sponsor. |
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Recupero strutture e tipi base amministratore
Strutture Put e Tipo base amministratore | Recuperare, aggiornare o creare tipi di base di costo. |
Recupero strutture e tipi di tariffa di costo amministratore
Strutture put e Tipo tariffa di costo amministratore | Recuperare, aggiornare o creare tipi di tariffa di costo F&A diversi. |
Recupero strutture ed eccezioni amministratore
Strutture Put ed Eccezione amministratore | Recuperare, aggiornare o creare eccezioni agli accordi tariffari F&A. |
Recupero mappature delle classi di strutture e oggetti amministratore
Mappatura strutture put e classi oggetto amministratore | Recuperare, aggiornare o creare le mappature delle categorie di spesa interne per sponsorizzare le classi di oggetti. |
Recupero accordi tariffari per strutture e amministratori
Strutture di vendita e accordo tariffa amministratore | Recuperare, aggiornare o creare accordi su tassi F&A. |
Recupero profili di ripartizione dei ricavi per strutture e amministratori
Strutture di vendita e profilo di ripartizione dei ricavi amministratore | Recuperare, aggiornare o creare profili per distribuire i ricavi dallo sponsor. |
Recupero strutture e profili di ripartizione spese esclusi dall'amministratore
Strutture di vendita e profilo di ripartizione spese escluso amministratore | Recuperare, aggiornare o creare profili per ripartire tra i fondi i costi F&A non rimborsabili dallo sponsor. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Conti clienti | È possibile creare fatture cliente per fatturare allo sponsor i costi diretti e indiretti di un'assegnazione. |
Spese | È possibile calcolare i costi F&A sulle spese di un'assegnazione. |
Contabilità generale | È possibile configurare regole di registrazione contabile per impostare i conti CoGe per la registrazione delle righe di registrazione F&A. |
Gestione paghe | È possibile calcolare i costi F&A sulla retribuzione dei dipendenti per un premio. |
Conti fornitori | È possibile calcolare i costi F&A nelle righe delle fatture fornitore che contengono worktag di sovvenzione.
È possibile visualizzare la contabilità dei costi F&A dalle fatture fornitore originali. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.