Créer une configuration pour les demandes d'admission

Administrator Guide

Configurer les entités universitaires pour le niveau. Permettre aux entités universitaires et aux niveaux universitaires d'admission des étudiants et de proposer des programmes d'études.

Configurez des questionnaires et des questions. Créez des questionnaires pour les établissements d'enseignement, les relevés de notes, les exonérations de frais de candidature et d'autres données que vous souhaitez recueillir auprès des candidats.

Si vous prévoyez de facturer des frais d'admission, créez un élément de frais étudiants dont le

Type

est Frais de dossier
. Voir Étapes : créer des éléments de frais étudiants.

Sécurité : domaine Set Up: Student Admissions Sites
dans le domaine fonctionnel Academic Foundation.

Les configurations de candidature d'admission vous permettent de personnaliser les informations que vous collectez auprès des candidats lorsqu'ils postulent à votre établissement sur le site étudiant externe. Workday vous permet de configurer des demandes d'admission qui répondent aux objectifs et aux critères de votre établissement.

Vous pouvez configurer :

Quelles sont les informations obligatoires, facultatives ou non nécessaires ?

Des libellés et texte d'aide personnalisés pour personnaliser l'expérience des candidats et les guider tout au long de la candidature.

Accédez à la tâche

Create Admissions Application Configuration

Chaque section de cette tâche correspond à une page, ou un ensemble de pages, de la demande d'admission.

Exécutez la tâche :

Option	Description
Masquer la page Masquer la section Masquer toutes les pages [page type]	(Facultatif) Cochez cette case pour exclure l'ensemble de la section, de la page ou de l'ensemble de pages de l'application.
Libellé de la page Libellé de section	(Facultatif) Saisissez un nom personnalisé à utiliser à la place du nom par défaut pour la page ou la section.
Page Description Description de la section	(Facultatif) Décrivez ce que les candidats doivent savoir sur la page ou la section et ajoutez les informations qui vont les aider à la compléter.
Remplacement de libellé	(Facultatif) Saisissez un nom personnalisé à utiliser à la place du nom par défaut du champ.
Obligatoire	(Facultatif) Cochez cette case pour obliger les candidats à renseigner ce champ. Dans Workday, les candidats doivent fournir au minimum : Un nom légal. Une adresse, un e-mail ou un numéro de téléphone. Identifiant national ou date de naissance. Vous pouvez rendre obligatoires tous les autres champs. Vous ne pouvez pas rendre obligatoires des questions booléennes (Oui ou Non) ; celles-ci s'affichent sous forme de cases à cocher pour le candidat.
Valeurs d'invite sélectionnables	(Facultatif) Sélectionnez les valeurs que les candidats peuvent choisir. Si vous laissez ce champ vide, Workday affiche toutes les valeurs.
Valeur par défaut	(Facultatif) Sélectionnez une valeur pour renseigner automatiquement le champ. Si vous avez configuré d'autres valeurs d'invite sélectionnables pour le champ, les candidats peuvent modifier cette valeur.
Masqué	(Facultatif) Cochez cette case pour que le champ ne soit pas visible par le candidat. Si vous masquez un champ contenant une valeur par défaut, Workday applique automatiquement cette dernière à l'application.

Pour les pages de candidature, tenez compte des éléments suivants :

Page	Description
Aperçu de l'application	Il s'agit de la page principale de la candidature à partir de laquelle les candidats peuvent : Accédez aux autres pages de l'application. Soumettez la candidature.
Données personnelles	Vous ne pouvez pas masquer la section Données personnelles car Workday rend le champ Nom légal obligatoire . Vous pouvez masquer les autres champs de cette section séparément. Si vous masquez le champ Date de naissance , vous ne pouvez pas masquer le champ Identifiant national ou la section Nationalité car Workday exige soit une date de naissance, soit un identifiant national. L'inverse est également vrai : si vous masquez le champ Identifiant national ou la section Nationalité , vous ne pouvez pas masquer le champ Date de naissance . Pour plus d'informations sur les valeurs d'invite sélectionnables pour cette page, voir : Définir les noms des employés (étapes). Définissez les sexes par pays (étapes). Étapes : données d'origine ethnique. Définissez les champs de données personnelles (étapes). Étapes : définir les informations relatives à l'immigration des candidats. Référence : localisations des données personnelles.
Coordonnées	Cochez la case Obligatoire pour au moins un formulaire de contact.
Études	Les pages Études incluent : La page Historique universitaire , où les candidats peuvent fournir des informations sur les établissements d'enseignement qu'ils ont fréquentés. La page Relevé, Certificat d'études et Historique des cours , où les candidats peuvent fournir des extraits de leur historique d'études. Questionnaires pour les établissements d'enseignement et relevés de notes autodéclarés. Dans cette section : Cochez la case Exiger des informations sur l'établissement pour exiger des candidats qu'ils fournissent des informations sur au moins un établissement d'enseignement. Dans les invites Questionnaire autodéclaré [questionnaire type] , sélectionnez des questionnaires pour recueillir des informations auprès des candidats lorsque leurs établissements d'enseignement ne sont pas répertoriés dans Workday. Lorsqu'un candidat indique que son établissement ne figure pas dans la liste, la candidature ajoute des pages pour l'établissement d'enseignement et les questionnaires correspondants. Lorsque vous sélectionnez Masquer toutes les pages Études , enregistrez la configuration, puis désélectionnez la case, Workday n'affiche pas automatiquement les pages Relevé, Éléments de formation et Historique des cours . Vous devez désélectionner manuellement la case Masquer la page pour cette page. Pour plus d'informations sur les établissements d'enseignement dans Workday, voir Créer des établissements d'enseignement.
Recommandations	Si des recommandations font partie du processus d'admission de votre établissement, vous pouvez demander aux candidats de soumettre des informations sur leurs chargés de recommandation. Les candidats doivent indiquer le nom et l'adresse e-mail de chaque chargé de recommandation obligatoire dans la demande d'admission. Dans le champ Explication de la dérogation sur la confidentialité , saisissez le texte à afficher sur la candidature concernant les règles de confidentialité de votre établissement. La case J'autorise la publication de mes enregistrements s'affiche sous forme de case à cocher. Lorsque les candidats cochent cette case, ils acceptent que vous contactiez leurs chargés de recommandation au sujet de leur candidature. Oui, je refuse mon droit à l'affichage des recommandations et Non, je ne refuse pas mon droit à l'affichage des recommandations Vous pouvez autoriser les candidats à soumettre jusqu'à 5 recommandateurs. Pour configurer moins de 5 recommandateurs, masquez les lignes dont vous n'avez pas besoin. Workday recommande de rendre obligatoire tous les chargés de la recommandation que vous ne masquez pas. Le processus de gestion Événement d'évaluation des admissions exige que toutes les recommandations, qu'elles soient obligatoires ou facultatives sur la demande, soient finalisées avant son lancement.
Autres questions	Ajoutez des questionnaires pour recueillir des informations qui ne sont saisies par aucune autre partie de l'application.
Détail de la candidature	Sur cette page, les candidats peuvent indiquer le statut de chargement souhaité, le mode de formation et s'ils sont intéressés par d'autres programmes, dates de début prévues ou sites.
Frais de candidature	Dans la section Comment voulez-vous payer vos frais de candidature ? Indiquez si vous souhaitez prendre en charge uniquement les frais de candidature ou les deux et les refus. Si vous ne prévoyez pas de facturer les frais de candidature, pensez à masquer les pages de frais de candidature au lieu de configurer uniquement les refus. Si vous sélectionnez Refus uniquement, tous les candidats doivent remplir le questionnaire de refus. Si l'application prend en charge les refus, sélectionnez : (Facultatif) Motifs de refus pour enregistrer le motif de refus des frais. Un questionnaire de refus que les candidats doivent remplir. Tous les candidats qui demandent un refus reçoivent le même questionnaire, quel que soit le motif de refus. Dans la grille Configuration du paiement des frais de candidature , ajoutez une ligne pour chaque frais associé au lettrage. Vous pouvez sélectionner des éléments de frais étudiants dont le Type est Frais de candidature . Le Montant du règlement est exprimé en USD. Si un candidat ne répond aux critères d'aucune ligne, il peut continuer sans payer de frais de candidature. Si tous les candidats doivent payer des frais de candidature, pensez à ajouter une ligne contenant uniquement un élément de frais étudiants et un montant de paiement pour enregistrer les candidats qui ne répondent pas aux critères des autres lignes. En cas de problème avec l'intégration du paiement des frais de candidature, Workday demande aux candidats de cocher une case pour soumettre leur candidature sans payer les frais de candidature. Dans le champ Message d'erreur de paiement , écrivez un message pertinent pour les candidats si cette erreur se produit. Voir Étapes : définir des demandes d'admission.
Réviser la candidature	Communiquer les conditions générales que les candidats acceptent lorsqu'ils soumettent leur candidature.

La configuration de la demande d'admission est prête à être affectée à une règle d'entité universitaire et de niveau ou de programme d'études.

Lorsque les candidats commencent une nouvelle candidature, ils doivent indiquer les informations suivantes avant d'accéder à la page

Aperçu de la candidature

Niveau universitaire

Type de candidat

Programme d'études

Début prévu

Site du campus

Après avoir démarré une candidature, les candidats peuvent consulter ces données sur la page Accueil candidat. Ils ne peuvent modifier aucune de ces données pour une demande de référencement existante, mais ils peuvent démarrer de nouvelles candidatures avec des données différentes.

Configurez le processus de gestion Événement lié aux règles de configuration des candidatures d'étudiants
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Recruiting and Admissions.

Accédez à la tâche

Mettre à jour la règle de configuration des demandes d'admission

pour associer l'application que vous avez configurée à l'entité universitaire, au niveau universitaire ou au programme d'études pour lequel vous voulez accepter les demandes d'admission.

Le niveau suivant : comprendre la candidature d'admission en ligne