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Dernière mise à jour : 2026-03-13
Étapes : créer des éléments de frais étudiants

Étapes : créer des éléments de frais étudiants

Vous pouvez créer des éléments de frais pour représenter les différents types de frais que vous pouvez affecter aux étudiants, tels que des frais de scolarité, de logement ou de technologies. Les éléments de frais incluent le détail des frais associés, notamment :
  • Catégories de produit.
  • Worktags associés.
  • Remboursement.
L'imputation des frais sur les comptes d'étudiant permet à ceux-ci de voir combien ils doivent et effectuer des paiements pour leurs frais.
La plupart des frais sont imputés aux comptes d'étudiants en tant que :
  • Frais d'inscription.
  • Imputer les affectations d'éléments à des entités universitaires ou des programmes d'études.
  • Frais de cours ou frais supplémentaires.
Les autres types d'origine des frais peuvent inclure les frais de plan de paiement, les frais d'accord de recouvrement et les frais de recouvrement d'un remboursement.
Vous pouvez réutiliser des éléments de frais dans une origine. Par exemple, vous pouvez réutiliser le même élément de frais dans plusieurs frais de cours.
Toutefois, Workday vous recommande vivement d'éviter de réutiliser des éléments de frais sur plusieurs sites d'origine. Exemple : n'utilisez pas le même élément de frais dans une affectation d'éléments de frais et de frais basés sur inscription. Au besoin, copiez les éléments de frais de manière à les utiliser dans des provenances distinctes.
Lorsque vous regroupez les lignes d'écriture des transactions Étudiant, Workday ajoute les frais créés à l'aide de ces éléments de frais à un groupe de transactions de frais étudiants pour une comptabilité simplifiée.
  1. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags associés
     .
    Configurez les types de worktag et les critères pour les éléments de frais étudiants.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Enable Worktags
     dans les domaines fonctionnels Common Financial Management et Worktags.
  2. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais étudiants
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Student Charges
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  3. Pour la section
    Informations générales
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Inactif
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d'appliquer de nouveaux frais étudiants pour cet élément de frais étudiants. Cette configuration n'a aucune incidence sur les frais étudiants existants associés à cet élément de frais étudiants.
    Après avoir désactivé un élément de frais, supprimez-le de toutes les affectations d'éléments de frais ou de frais fondés sur une inscription ayant une date d'effet future.
    Type
    Regrouper les frais à des fins de reporting et de recherche, ainsi que de les utiliser dans les règles de priorité des paiements. Workday fournit les valeurs.
    Classification
    • 1042-S
       : rendez l'élément de frais disponible dans la déclaration fiscale 1042-S.
    • 1098-T
       : rendez l'élément de frais disponible dans la déclaration fiscale 1098-T.
    • Institutionnel
       : rendez l'élément de frais disponible pour les calculs de la feuille de calcul Retour de titre IV pour les types de frais suivants :
      • Conseil
      • Frais de cours
      • Logement
      • Frais obligatoires
      • Tuition
    • Titre IV
       : vous pouvez configurer des règles de priorité des paiements pour accorder une priorité plus élevée aux frais de cette classe.
      Les établissements peuvent également appliquer l'aide aux étudiants aux frais non institutionnels lorsque :
      1. Vous incluez des éléments de frais qui ne sont pas classés sous
        le titre IV
         dans des groupes de priorité pour lesquels la case
        Titre IV
         est cochée.
      2. Vous créez une règle (Federal Student Aid Authorization).
      3. Les étudiants autorisent l' candidature de l'aide financière à appliquer des frais non institutionnels.
      VoirConcept : autorisations fédérales d'aide aux étudiants pour plus d'informations.
      Vous pouvez classer une charge à la fois en tant
      qu'établissement
       et
      Titre IV
       si les deux classifications s'appliquent.
    • Autre
       : rendez l'élément de frais disponible pour le reporting spécifique de l'établissement.
  4. Pour la section
    Détail
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Catégorie de produit
    Sélectionnez un worktag à utiliser pour la déclaration agrégée des revenus associés aux frais étudiants. Workday l'utilise également comme dimension dans la règle d'imputation comptable pour piloter la comptabilisation du livre.
    Produits constatés d'avance
    (Facultatif) Identifiez les frais associés à l'élément de frais comme produits constatés d'avance à comptabiliser pour les biens et services qui ne sont pas entièrement fournis en début de période, tels que les frais de scolarité. Vous pouvez constater les revenus au fur et à mesure que vous fournissez les biens et services. Pour les éléments de frais qui sont directement imputés aux revenus, désélectionnez la case.
    Remplacement de l'unité légale pour les revenus
    (Facultatif) Pour diriger les revenus vers une unité légale qui n'est pas associée à l'entité universitaire, sélectionnez une unité légale de revenus de remplacement . Si vous ne sélectionnez pas d' unité légale de revenus de remplacement , Workday impute les revenus à l' unité légale de l'entité universitaire.
    • Vous pouvez choisir parmi les unités légales appartenant à la même hiérarchie que l' unité légale de l'établissement.
    • Vous pouvez uniquement indiquer des unités légales de revenus de remplacement pour les éléments de frais associés à l'établissement.
    • Vous ne pouvez pas modifier ce champ une fois qu'il existe des transactions pour l'élément de frais.
    Exemple : dans votre établissement, les revenus provenant des frais de logement sont imputés dans une unité légale distincte .
    Calcul des frais
    Sélectionnez ou créez le calcul qui calcule le montant des frais pour un étudiant.
    Si vous utilisez cet élément de frais dans :
    • Des frais de cours ou des frais d'inscription, les frais remplacent ce calcul.
    • La tâche
      Appliquer des frais étudiants
       , vous devez saisir manuellement le montant des frais. Le montant saisi manuellement remplace ce calcul.
    Règle de la date d'échéance
    (Facultatif) Sélectionnez une règle de date d'échéance pour calculer automatiquement les dates d'échéance de paiement lorsque vous imputez des frais sur les comptes d'étudiant.
    Les règles de date d'échéance ne s'appliquent pas :
    • Lorsque vous utilisez la tâche
      Appliquer des frais étudiants
       pour imputer des frais pour un étudiant. Au lieu de cela, vous devez indiquer une date d'échéance manuellement.
    • Aux frais dans les plans de paiement. Workday considère ces frais non échus en fonction des dates d'échéance des échéances du plan de paiement plutôt que des règles de date d'échéance des éléments de frais.
    Règle de regroupement des frais
    (Facultatif) Sélectionnez une règle de regroupement des frais pour limiter le nombre de fois ou le montant total que vous pouvez imputer à un étudiant pour l'élément de frais.
    Calcul au prorata des frais
    Indiquez si vous souhaitez rembourser les étudiants lorsqu'ils ne sont plus éligibles à l'élément de frais.
    Si des frais sont partiellement remboursables, sélectionnez un groupe de calendriers d'ajustement des frais pour calculer les frais au prorata. Les calendriers d'ajustement des frais du groupe précisent le montant à rembourser en fonction de la désinscription ou du retrait des étudiants.
    Exclure de la prise en compte des blocages de retard
    Exclure des événements liés à l'inscription
    Lorsque cette case est cochée, les frais en retard associés à l'élément de frais ne sont pas pris en compte dans les blocages en retard ou les désinscriptions.
    Exclure des plans de paiement pour étudiants
    Lorsque cette option est sélectionnée, les étudiants ne peuvent pas utiliser les plans de paiement pour payer les frais associés à cet élément de frais. Les étudiants doivent payer le montant total des frais à la date d'échéance, même s'ils appartiennent à des plans de paiement avec d'autres frais.
  5. (Facultatif) Dans la section
    Worktags associés
     , configurez les worktags à associer aux lignes d'écriture que Workday génère lorsque vous imputez des frais sur les comptes étudiants.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de worktag
    Les types de worktag sont disponibles en fonction de la configuration des worktags d'élément de frais étudiants.
    Valeur par défaut obligatoire
    Si vous cochez cette case, vous devez indiquer un worktag par défaut. Pour modifier ce paramètre, accédez à la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags associés
     .
    Worktag par défaut
    Sélectionnez un worktag qui s'affiche automatiquement lorsque vous appliquez les frais.
    Obligatoire pour la transaction
    Si vous cochez cette case, vous devez indiquer un worktag au moment d'appliquer les frais. Cette case à cocher dépend de la façon dont vous avez configuré le worktag dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags associés
     .
Vous pouvez accéder au rapport
Rechercher des éléments de frais étudiants
 pour réviser ou modifier l'élément de frais.
Utilisez l'élément de frais dans :
  • Entités universitaires ou programmes d'études.
  • Frais d'accord de recouvrement.
  • Frais de cours ou frais supplémentaires.
  • Frais du plan de paiement.
  • Frais d'inscription.