Étapes : définir et gérer les modifications de statut des étudiants
- Configurez les processus de gestion suivants et les règles de sécurité associées dans le domaine fonctionnel Student Records :
- Événement de licenciement d'un étudiant
- Événement de retrait d'un établissement étudiant
- Événement d'absence de longue durée pour étudiant
- Événement de suspension liée à l'étudiant
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Student Records :
- Gérer les dossiers universitaires
- Reports: Academic Records
Vous pouvez gérer et enregistrer les changements de statut du programme d'études suivants pour les étudiants dans Workday :
- Ignorer
- Retrait institutionnel
- Absence de longue durée
- Période de suspension
Vous pouvez également utiliser les services web suivants pour charger les modifications de statut des étudiants dans Workday :
- Importer les événements d'exclusion des étudiants
- Importer les retraits d'établissement étudiant
- Importer les absences de longue durée des étudiants
- Importer les suspensions des étudiants
Les changements de statut suivants :
- S'inscrire à tous les programmes d'études en cours ayant le même dossier universitaire.
- Mettez à jour les processus associés dans des domaines tels que l'Aide financière et la Finances Étudiants en conséquence.
Vous pouvez déclarer une date différente pour le changement de statut en indiquant la
Date de détermination des cotisations
. Exemple : un étudiant soumet des documents administratifs pour un congé médical seulement après le début de son absence. Utilisez la date de détermination pour effectuer le suivi de l'absence de longue durée en fonction de la date de dépôt des documents.Workday utilise la date de détermination de l'aide financière. Les calculs de retour de titre Workday doivent être finalisés dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils ont été déterminés. Le Department of Education exige le retour des fonds Titres IV non gagnés dans les 45 jours suivant la date de retrait ou la date de détermination, selon la date la plus récente.
Si un étudiant a des inscriptions avec des notes finales affectées mais pas encore publiées, vous ne pouvez pas changer le statut de son programme d'études. Les administrateurs devront retirer ou publier les évaluations en attente pour modifier le statut de l'étudiant.
- Définissez les motifs de changement de statut.
- (Facultatif) Configurez les contrôles de date suivants dans la tâcheMettre à jour les contrôles de date de la période universitaire:
- Désinscrire sans fin d'enregistrement
- Abandonner avec la fin du niveau W
Ces dates définissent la façon dont Workday gère les inscriptions actuelles et futures d'un étudiant lorsque le statut de l'étudiant change.Si vous ne configurez pas ces contrôles de date, Workday retire les inscriptions en cours et affecte un niveau de retrait. - (Facultatif) Configurez les questionnaires et les questions.Créez des questionnaires pour le processus de gestionDemander une absence de longue durée pour un étudiant. Les questionnaires vous permettent de recueillir des informations sur les motifs de demande d'absence de longue durée d'un étudiant.
- Dans le menu des actions associées d'un étudiant, sélectionnezDossier universitaireet sélectionnez l'une des tâches suivantes :
Option Description Lancer le licenciement de l'étudiantLance le processus de gestionÉvénement de licenciement d'un étudiant.Lancer une suspension pour un étudiantLance le processus de gestionÉvénement de suspension d'étudiant.Demander le retrait d'établissement d'un étudiantLance le processus de gestionÉvénement de retrait d'établissement étudiant.Vous pouvez :- Accédez à cette tâche pour les dossiers universitaires actifs ou les dossiers universitaires à date d'effet future.
- Saisissez unedate de retraitpassée ou future ().
Les étudiants peuvent demander un retrait en utilisant la tâcheDemander un retraitet indiquer une Date du retrait future.Demander une absence de longue durée pour un étudiantLance le processus de gestionÉvénement d'absence de longue durée pour étudiant.Vous pouvez :- Accédez à cette tâche pour les dossiers universitaires actifs ou les dossiers universitaires à date d'effet future.
- Date de début d'absence de longue durée d'un étudiant en saisissant unedate de début d'absence de longue duréepassée .
Les étudiants peuvent demander une absence de longue durée à l'aide de la tâcheDemander une absence de longue durée.(Facultatif) Indiquez laDate de la déterminationpour générer un rapport à une date différente.
Une fois le processus de gestion applicable terminé, Workday :
- Change le statut du programme d'études de l'étudiant aux dates indiquées.
- Affiche le statut dans le rapportAperçudu groupe de profil Universitaires du profil de l'étudiant.
- Marque l'étudiant pour l'orchestration des tâches notes de nuit afin d'intégrer les impacts de la réactivation de l'aide financière.
Workday retire ou supprime également les inscriptions actuelles et futures en fonction des contrôles de date que vous avez configurés pour chaque période universitaire. Lorsque la date de demande de changement de statut est :
- Avant la dateDésinscription sans fin, Workday annule les inscriptions.
- Entre les datesde Désinscrire sans fin d'enregistrementetDésinscrire avec fin de niveau W, Workday retire les inscriptions et abandonne les inscriptions sur liste d'attente.
- Après la dateDésinscription avec un niveau W, Workday laisse l'inscription telle quelle.
Workday modifie automatiquement le dossier de déclaration de l'étudiant lorsque :
- L'étudiant a plusieurs dossiers universitaires.
- Un changement de statut désactive leur enregistrement de rapports.
Vous pouvez utiliser le rapport
Afficher l'historique du programme d'études pour un étudiant
pour auditer l'historique des transactions relatives au programme d'études d'un étudiant.Pour modifier la date de licenciement ou de suspension de la détermination, vous pouvez utiliser les éléments suivants :
- La tâcheModifier les programmes d'études pour un étudiant.
- RapportMettre à jour en masse le statut d'étudiant.