Concept : retraits officiels et non officiels
Date de détermination des cotisations
La date de détermination d'un étudiant correspond à la date à laquelle votre établissement a connaissance qu'un étudiant se retire de votre établissement. Vous devez terminer le traitement du retour de titre IV dans les 30 jours suivant la date de détermination pour garantir l'exactitude de la date limite de retour pour les fonds du titre IV.
Vous pouvez indiquer la date de détermination d'un étudiant en utilisant les éléments suivants :
- Tâche Demander un retrait pour un étudiantdans le menu des actions associées de son dossier universitaire.
- À l'ongletPourcentage des gainsde la feuille de calcul Retour de titre IV de l'étudiant.
Lorsque la date déterminée par l'établissement est différente de la date de retrait prévue par l'étudiant - en particulier dans le cas d'un retrait non officiel - il est important d'indiquer une date de détermination afin d'assurer une date limite de retour précise pour les fonds du Titre IV.
Exemple : un étudiant cesse de suivre des cours le 01/10/2024 (date non officielle du retrait), mais votre établissement n'en a pas eu connaissance avant le 15/10/2024 (date de détermination). Par conséquent, vous modifiez le champ
Date de détermination des cotisations
en saisissant le 15/10/2024 pour garantir l'exactitude de la date limite de retour au 15/11/2024.La date de détermination dépend du type de retrait :
Type de retrait | Description |
|---|---|
Responsable | Se produit lorsqu'un étudiant informe votre établissement de son départ. Dans ce cas, la date de détermination est la date à laquelle l'étudiant a commencé le processus de retrait ou la date à laquelle l'étudiant a informé votre établissement de son retrait (selon la date la plus récente).
Dans Workday, les retraits officiels ont lieu lorsqu'un étudiant ou un administrateur soumet le retrait dans le cadre du processus de gestion Événement de retrait d'un établissement étudiant . |
Non officiel | Se produit lorsqu'un étudiant ne peut pas informer votre établissement de son départ. Dans ce cas, la date de détermination des données est la date à laquelle vous avez informé que l'étudiant a quitté sa participation. Si la date à laquelle l'étudiant a cessé de suivre des cours n'est pas claire, la date de retrait correspond par défaut au point médian de la période universitaire.
Workday traite les retraits non officiels lorsqu'un étudiant n'est plus inscrit après la date de début d'une période universitaire du fait de la combinaison des éléments suivants :
Ces inscriptions doivent présenter des critères de diplôme satisfaisants et être prises en compte dans le statut de chargement de la période universitaire (POS). |