Étapes : créer des contrats fournisseurs

Administrator Guide

Créez des contrats fournisseurs de biens et de services de manière à profiter de remises fournisseurs et à vous assurer que :

Le total des lignes de facture fournisseur ne dépasse pas le montant total du contrat fournisseur.

Les dates des bons de commande et des factures fournisseurs se situent dans la fourchette de dates du contrat.

Accédez à la tâche

Mettre à jour les types de contrat fournisseur

Ajoutez une ligne pour chaque type de contrat fournisseur et sélectionnez les options dont vous avez besoin. Sélectionnez Factures planifiées
ou Factures manuelles
. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Factures planifiées	Créez des factures selon des échéances planifiées. Sélectionnez cette option lorsque les Lignes de contrat fournisseur incluent des catégories de dépense avec l'option de suivi d'une Immobilisation incorporelle .
Bons de commande planifiés	Créez des bons de commande selon des échéances planifiées pour des lignes de biens liées à des contrats fournisseurs. Vous ne pouvez pas créer de types de contrat fournisseur avec des bons de commande planifiés pour des lignes de services ou des lignes de services liées à un projet. Workday répartit les bons de commande planifiés par Quantité .
Factures manuelles	Créez des factures manuelles à appliquer aux contrats fournisseurs. Avec les factures manuelles, vous pouvez générer les factures suivantes : Factures dépendantes de bons de commande. Factures indépendantes de bons de commande.
Bons de commande manuels	Créez des bons de commande manuels à appliquer par rapport aux contrats fournisseurs.
Autoriser les catalogues	Associe les contrats aux contrats fournisseurs.
Réceptions des lignes du contrat	Applique les réceptions par rapport aux lignes du contrat. Pour les types de contrat avec Réceptions des lignes du contrat , Workday enregistre les immobilisations et tous les plans d'amortissement associés. Sélectionnez cette option lorsque Lignes de contrat fournisseur inclut des catégories de dépense avec l'option de suivi d'une Immobilisation incorporelle .
Créer des obligations	Créez des obligations pour la comptabilité des engagements sur les factures fournisseurs appliquées à des contrats fournisseurs.
Multifournisseur	Ajoute un onglet Fournisseurs au contrat fournisseur, ce qui vous permet de : Définissez des fournisseurs pour assurer le service du contrat. Ouvrir le contrat à n'importe quel fournisseur répondant à vos critères. Le champ Pourcentage de majoration de coûts dans l'onglet Fournisseurs du contrat fournisseur vous permet de définir des remises ou des majorations contractuelles. Pour la majoration de prix, saisissez des valeurs positives. Pour la tarification avec remise, saisissez des valeurs négatives. Workday applique le pourcentage de majoration uniquement aux articles sur catalogue et aux articles fournisseurs figurant dans les contrats fournisseurs.
Conditions de renouvellement	Renouvelle automatiquement les contrats fournisseurs et les lignes de contrat selon les conditions de renouvellement que vous et votre fournisseur définissez au contrat. Vous ne pouvez pas activer les catalogues pour les contrats fournisseurs avec conditions de renouvellement.
Consignation	Ajoute le champ Quantité en consignation sur les lignes de biens du contrat fournisseur.
Multiparticipant	Met à jour un contrat partagé entre plusieurs unités légales. Vous pouvez ajouter des unités légales comme participants au contrat fournisseur dans l'onglet Participants au contrat . Vous pouvez ensuite utiliser le contrat sur les transactions d'achat de ces unités légales. Vous pouvez également utiliser le champ Référence du contrat du groupement d'achats pour mettre à jour les numéros de référence des contrats de groupement d'achats.
Location financière	Applique les réceptions et crée les éléments suivants : Constatation de charges Échéanciers de factures fournisseurs Échéances des factures fournisseurs pour les immobilisations de type location/bail.
Location simple	Crée : Constatation de charges Échéanciers de factures fournisseurs Échéances des factures fournisseurs pour les locations simples.
Location simple à court terme	Crée des échéanciers de constatation des charges et des factures fournisseurs pour les locations simples. Ce type de contrat de location peut être utilisé pour les locations simples dont la durée est inférieure ou égale à 12 mois.
Paiement variable	Créez des contrats fournisseurs de type location avec des montants de paiement qui varient tout au long de la période de location.
Autoriser la retenue de garantie	Capture et suit les montants de la retenue de garantie sur les contrats fournisseurs et les bons de commande.

Sécurité : domaine Set Up: Supplier Contracts
dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

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Créer un contrat fournisseur

Vous pouvez enregistrer le contrat fournisseur avec le statut

Brouillon

avant de le soumettre.

Pour chaque section, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Référence du contrat	Indiquez le numéro de contrat utilisé par votre fournisseur, le cas échéant.
En attente	Empêche les utilisateurs de créer des bons de commande ou des factures pour ce contrat.
Connexion de commande par défaut	Renseigne la connexion de commande et les informations d'expédition associées dans les bons de commande lorsque vous sélectionnez le contrat fournisseur. Vous pouvez effectuer une sélection depuis l'invite lorsque vous définissez des connexions de commande fournisseur à l'aide de la tâche Modifier des connexions de commande .
Montant total du contrat	Saisissez un montant identique ou supérieur aux montants suivants : Montant total des lignes pour les contrats fournisseurs. Total des loyers pour les contrats de location/bail pour les contrats de location/bail.
Remplacer le type de paiement	Remplace le paramètre par défaut et crée un nouveau type de paiement lorsque vous indiquez d'autres types de paiement au moment de définir le fournisseur. Ce champ s'applique uniquement aux types de contrat avec facture planifiée ou bon de commande planifié.
Catalogue	Lorsque vous sélectionnez le Type de contrat Catalog Contract , vous pouvez associer plusieurs catalogues au catalogue fournisseur.
Participants au contrat	Cet onglet s'affiche lorsque vous sélectionnez un contrat fournisseur de type participant dans l'invite Type de contrat . Dans cet onglet, ajoutez : Les unités légales qui participent à l'accord contractuel. L'unité légale en en-tête pour indiquer qu'elle participe au contrat.
Tarification contractuelle des articles fournisseurs	Cet onglet s'affiche lorsque vous configurez des options avancées de tarification pour le contrat fournisseur sur les articles d'achat.

Pour ajouter un contrat que plusieurs fournisseurs peuvent utiliser, sélectionnez un type de contrat fournisseur pour lequel l'option Multifournisseur
est activée.

Configurez le processus de gestion Événement lié à un contrat fournisseur
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

(Facultatif) Ajoutez des pièces jointes et sélectionnez des catégories de pièce jointe pour indiquer le type de document.

Vous pouvez utiliser l'onglet Pièces jointes
pour ajouter des pièces jointes et spécifier des catégories de pièce jointe.

(Facultatif) Pour effectuer des ajouts, des modifications ou des corrections sur des contrats approuvés :

Activez les échéanciers et les échéances liées à un contrat fournisseur dans les tâches suivantes :

Créer un échéancier de factures fournisseurs pour un contrat fournisseur

Créer un échéancier de bons de commande pour un contrat fournisseur

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Créer un avenant au contrat fournisseur

et mettez à jour le contrat.

Configurez le processus de gestion Événement lié à un avenant au contrat fournisseur
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

Workday route le nouveau contrat fournisseur ou le contrat fournisseur mis à jour pour approbation.

Le contrat fournisseur passe à la phase du processus de gestion

Approbation en cours

Vous pouvez afficher chaque version du contrat dans l'onglet

Avenants

Créez des catalogues fournisseurs et chargez des articles.

Les utilisateurs peuvent définir les contrats fournisseurs avec le statut

Approuvé

Refusé

dans leurs tâches en sélectionnant

Approuver

Refuser