Ajouter ou mettre à jour des lignes de biens et de services dans les contrats fournisseurs
- Ajoutez des informations dans l'en-tête du contrat fournisseur.
- Sélectionnez un type de contrat fournisseur n'incluant pasles Bons de commande planifiéslorsque votre contrat fournisseur comprend des lignes de services.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un contrat fournisseuret la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Ajoutez de nouvelles lignes de biens et services aux contrats fournisseurs ou mettez à jour les lignes existantes avec des informations supplémentaires.
- Accédez à la tâcheCréer/Modifier un contrat fournisseur.
- Pour les ongletsLignes de biensetLignes de services, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Numéro de ligneIndiquez unN° de lignecontenant jusqu'à 5 caractères alphanumériques.Les numéros de ligne sont affichés dans la colonneLignes du document commercialpour les échéances liées à des factures fournisseurs et à des bons de commande.Unité légale associée aux factures(Facultatif) Remplacez l'unité légale figurant dans l'en-tête du contrat fournisseur si vous avez besoin d'une unité légale de facturation différente pour cette ligne.En attenteSélectionnez cette option pour bloquer le traitement des bons de commande, des factures fournisseurs et des réceptions par rapport à la ligne.Workday calcule les lignesayant le statutBloqué dans le Montant total des lignes figurantdans l'en-tête du contrat.Lorsque vous saisissez des lignes de biens pour des contrats de location,l'option Bloquén'est pas disponible.Item(Facultatif) Sélectionnez ou créez un article pour chaque ligne du contrat.Workday affiche automatiquement laCatégorie de dépenseassociée à l'article sélectionné.Catégorie de dépenseLa catégorie de dépense associe des articles aux règles d'imputation comptable correspondantes et fournit les données pour les factures et les bons de commande.Si vous ne suivez pas des articles et des coûts unitaires spécifiques, vous pouvez indiquer une catégorie de dépense sans sélectionner d'article. Exemple : sélectionnez laCatégorie de dépenseCatering (Restauration)et saisissez5 000,00dans lechamp Montant total.Assujettissement aux taxes(Facultatif) Sélectionnez le code d'assujettissement aux taxes à associer à cetArticleoucette Catégorie de dépense.Définissez les codes d'assujettissement aux taxes à l'aide de la tâcheMettre à jour les assujettissements aux taxes.Code de taxeLe cas échéant, sélectionnez un code de taxe pour calculer la taxe sur CA. Définissez les codes de taxe à l'aide de la tâcheMettre à jour les codes de taxe sur les transactions.QuantitéPour les lignes de biens, saisissez le nombre d'unités à acheter et à recevoir par rapport à la ligne de contrat.Si laCatégorie de dépenseinclut la catégorie par défaut Immobilisationincorporelle, Workday saisit la valeur1.Unité de mesurePour les lignes de biens, sélectionnez uneUnité de mesure, telle queEach (pièce)ouCase (caisse).Coût unitairePour les lignes de biens, sélectionnez unCoût unitairepour l'unité de mesure indiquée.Montant totalPour les lignes de biens, Workday calcule laQuantitéen fonction duCoût unitaire.Pour les lignes de services, saisissez leMontant total.Risque de départCochezla case Retenue de garantiepour utiliser cette ligne en retenue de garantie et indiquez unPourcentage à retenir en garantiedans l'ongletConditions de la retenue de garantie.RenouvellementSi vous avez configuré ce contrat pour qu'il se renouvelle automatiquement, sélectionnez les options suivantes :- Pas de renouvellement automatiquepour empêcher cette ligne de se renouveler automatiquement avec le contrat.
- Saisissez leMontant du renouvellementtotal pour la ligne du contrat de renouvellement.
- Pour les lignes de biens, saisissez laQuantité du renouvellementpour la ligne du contrat de renouvellement.
Si l'optionConditions de renouvellementn'est pas définie dans le type de contrat fournisseur, les options de renouvellement ne sont pas disponibles sur les lignes de contrat.Vous ne pouvez pas renouveler les contrats de location.DatesSaisissez uneDate de débutouune Date de finsi elle est différente de celle figurant dans l'en-tête du contrat.Pour activer le traitement du renouvellement des lignes de renouvellement du contrat fournisseur, saisissez une date de fin sur la ligne. Lorsque vous ne saisissez pas de date de fin, Workday omet la ligne du contrat de renouvellement, même si vous incluez la date de fin dans l'en-tête du contrat.Les catégories de dépenseIncorporellespar défaut requièrent les dates de début et de fin.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates de début et de fin que vous avez saisies dans l'en-tête.Date de début de mise en serviceSélectionnez la date de mise en service de l'immobilisation, sauf si vous saisissez des lignes de biens pour un contrat de location.- Date définie
- Date de début de la ligne de contrat
- Date de signature du contrat
- Date de début du contrat
- Date de réception
- SpécifierSélectionnez une date dans le calendrier.
- Aucune des options ci-dessusRenseigné automatiquement lorsque la catégorie de dépense n'inclut pas la catégorie par défaut Immobilisationincorporelle.
Pour les contrats de location, Workday utilise laDate de débutque vous avez saisie dans l'en-tête.Note explicativeCréez des notes explicatives de ligne à afficher sur les lignes des bons de commande et des factures.Site et WorktagsIndiquez les donnéesde Worktagsetde Sitepour effectuer le suivi des données, créer une comptabilisation et les utiliser à des fins de reporting.
- Les lignes de contrat indiquent un assujettissement aux taxes que vous définissez avec les attributsNon récupérableetRépartir la taxe non récupérable. Exemple : Workday calcule et affiche leMontant des taxes de la ligneetle Montant brutaprès que vous avez enregistré ou soumis le contrat fournisseur. Pour les factures fournisseurs, Workday définit l'option de taxe surCalculer les taxes à payer au fournisseuret calcule la taxe au niveau de la ligne.
- Une fois le traitement du renouvellement des contrats terminé, Workday utilise les éléments suivants :
- Montant du renouvellementpour le montant total figurant sur la ligne du contrat de renouvellement.
- Quantité du renouvellementpour la quantité figurant sur la ligne de biens du contrat de renouvellement.
- Une fois les contrats de location approuvés, vous pouvez créer un échéancier de factures fournisseurs.
- (Facultatif)Soumettezle contrat fournisseur pour routage et traitement conformément à la définition de votre processus de gestionÉvénement lié à un contrat fournisseur.
- Créez des échéanciers de contrat.
- (Facultatif) Créez des bons de commande à partir d'un contrat fournisseur.
- Pour les contrats fournisseurs de typeFactures manuelles, accédez à la tâcheWorkbench des factures fournisseurspour sélectionner des lignes de contrat pour les factures fournisseurs.
- Si vous rapprochez des factures fournisseurs et des contrats fournisseurs, vous devez créer la facture à partir du Workbench des factures fournisseurs.
- Retirez le statutBloquédes lignes de contrat fournisseur approuvées sans qu'aucune transaction ne soit générée avec l'une des options suivantes :
- TâcheAvenant au contrat fournisseur.
- Action associéeRetirer le statut Bloqué de la ligne de contrat.
- Action associéeChanger.