Éléments de définition : paie des employés absents
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du paiement des employés absents. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez traiter la paie d'un employé absent en définissant :
- Les types d'absence qui ont une incidence sur sa paie.
- Les gains payer à pendant son absence.
- Les déductions à calculer et placer aux arriérés pendant son absence.
- Le moment où payer les gains.
Le traitement des paiements des employés absents comprend également des calculs liés à la conformité et la préparation de reporting réglementaire.
Avantages pour l'entreprise
Workday Payroll s'intègre en toute transparence avec Workday Absence Management pour vous permettre de traiter le paiement des employés absents d'après les données d'absence saisies par vos partenaires RH.
Workday vous aide également à vous conformer à la réglementation spécifique de votre pays, comme suit :
- En calculant les taxes sur les paiements.
- En simplifiant la préparation des rapports au sein d'un système.
Cas d'utilisation
Vous pouvez traiter le paiement des employés absents pour les éléments suivants :
- Déductions des avantages sociaux et de la retraite.
- Deuil.
- Différences de gains dues au congé statutaire (FRA, UK).
- Plusieurs emplois (CAN, USA).
- Congé parental ou absence pour événements familiaux.
- Paie partielle pour congé sabbatique.
- Invalidité de courte durée.
- Congé maladie (CAN, UK, USA).
Vous pouvez également traiter la paie des employés qui changent de type d'absence de longue durée, par exemple qui passent d'un congé parental payé à un congé parental non payé.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels gains ou déductions devez-vous traiter pour les employés absents ? | Pour les employés absents avec une incidence sur la paie, Workday applique des critères d'éligibilité afin de traiter automatiquement :
Dans Workday Payroll for Canada et les États-Unis, pour les employés occupant plusieurs emplois et les types d'absence de longue durée :
|
Quelles périodes de travail voulez-vous couvrir par les primes pour les employés absents ? (ÉTATS-UNIS) | Vous pouvez configurer les primes du Fair Labor Standards Act (FLSA) pour :
|
Devez-vous traiter des congés de reclassement ? (FRA) | Vous pouvez configurer Workday pour traiter les congés de reclassement et :
|
Quels types d'absence de longue durée traitez-vous ? (AUS, FRA, UK) | Pour Workday Payroll for Australia, vous pouvez créer des types d'absence de longue durée pour les paiements d'absences réglementaires. Veillez à fournir toutes les informations requises pour le type d'absence de longue durée. Dans Workday Payroll for France, vous pouvez déclarer les types d'absence dans la DSN en mappant les types d'absence Workday à ceux déclarés dans la DSN. Dans Workday Payroll for the UK, vous pouvez créer des types d'absence de longue durée pour les paiements des absences réglementaires. Veillez à fournir toutes les informations requises pour le type d'absence de longue durée. Exemples :
Workday calcule les paiements réglementaires en fonction des semaines entières terminées dans la période de paie. Workday ne paie pas une semaine partielle tant que cette semaine n'est pas terminée dans une période de paie suivante. |
Quelles sont les exigences de reporting pour les employés absents ? (AUS, CAN, UK) | Dans Workday Payroll for Australia, afin de répondre aux exigences de reporting, utilisez la tâche View STP Reporting Categories pour mapper les éléments de paie de chacun de vos types d'absence de longue durée à la catégorie Single Touch Payroll (STP) correspondante. Pour Workday Payroll for Canada, Workday renseigne les données du relevé d'emploi (ROE) des employés :
Vous pouvez créer un relevé d'emplois (ROE) pour ces employés avec la tâche Créer des données ROE pour des événements .Dans Workday Payroll for the UK, afin de satisfaire aux exigences légales régissant la déclaration des données de paie et des cotisations de sécurité sociale, vous pouvez :
Run UK RTI FPS pour lancer une intégration RTI FPS pour chaque soumission, par ordre croissant. Attendre l'acceptation de chaque soumission avant d'envoyer la suivante. |
Comment voulez-vous gérer les bulletins de paie et les chèques des employés absents ? (CAN, UK, USA) | Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, vous pouvez configurer le nombre de chèques à envoyer aux employés absents lorsque :
Vous pouvez sélectionner Élément de paie comme Type de calcul au prorata pour la catégorie d'événement de calcul au prorata de la paie Absence de longue durée : brut au net, avec remplacement de l'environnement client dans le rapport Mettre à jour les calculs au prorata de remplacement de la paie . Ce paramétrage vous permet de générer un chèque pour toute la période de paie. Vous ne pouvez pas revenir au calcul au prorata du brut au net après avoir activé le calcul au prorata des éléments de paie et finalisé la paie. Dans Workday Payroll for the UK, vous pouvez envoyer des versions papier des formulaires P60 aux employés absents qui choisissent de recevoir des copies papier de leurs bulletins de paie. |
Recommandations
Pour optimiser la performance, Workday vous recommande de configurer :
- Des catégories d'exécution en utilisant le statut de traitement de la paie le plus précis possible pour identifier les employés à traiter. Par exemple, utilisez le statutAbsent avec saisie ponctuelle d'élément de paieau lieu du statutAbsentavec le critère de sélectionPayroll Input (Onetime) Exists for Pay Component(il existe une saisie d'élément de paie ponctuelle pour l'élément de paie).
- Des éléments de paie avec des critères d'éligibilité afin de lancer le calcul uniquement sur les employés éligibles. Exemple : configurez l'indemnité d'invalidité ou le congé parental uniquement pour les employés éligibles.
Pour éviter les calculs et rapports inexacts, chargez l'historique de la paie avant de saisir les absences de vos employés. Dans Workday Payroll for the UK, chargez également les montants de cotisation cumulés depuis le début de l'exercice pour chaque type légal.
Dans Workday Payroll for the UK, configurez l'indemnité légale de maladie (Statutory Sick Pay) en tant qu'absence plutôt qu'absences de longue durée afin de saisir des taux de rémunération différents pour chaque période d'absence. Créez uniquement un type d'absence de longue durée pour que l'indemnité légale de maladie (SSP) puisse gérer les absences maladie de longue durée. Vous devez également configurer les absences pour les absences maladie de courte durée.
Actions requises
Pour Workday Payroll for Canada, France, Royaume-Uni et États-Unis, configurez les types d'absence de longue durée afin qu'ils aient une incidence sur la paie dans Workday Absence Management.
Pour Workday Payroll for Australia, configurez des types de paiement d'absence pour chaque type d'absence dans la Gestion des absences de Workday.
Configurez les catégories d'exécution comme suit :
- Incluez le statut des employés absents lorsque vous traitez des paiements de la paie en cycle standard ou hors cycle. Par exemple :Absent avec saisie ponctuelle d'élément de paie.
- Sélectionnez les éléments de paie à calculer pour ces employés. Exemple : indemnité d'invalidité (CAN, FRA, Royaume-Uni).
- Sélectionnez les éléments de paie à calculer pour ces employés. Exemple : indemnité d'invalidité ou 401K (USA).
- Sélection des éléments de paie à calculer pour ces employés. Exemple : congé parental (AUS).
- La sélection de statuts spécifiques avant de payer les employés occupant plusieurs emplois. Exemple : vous mettez fin à leurs emplois supplémentaires et leur emploi principal reste actif (CAN, USA).
Pour appliquer un calcul au prorata d'un élément de paie à un gain pour des employés absents, définissez ce gain comme étant fondé sur le poste lorsque vous utilisez une absence dépendante du poste.
Limites
Vous ne pouvez pas référencer directement les champs de rapport (comme le motif d'absence) associés à l'objet de gestion "Événement de demande d'absence de longue durée" dans les calculs Workday Payroll.
Workday Payroll for Canada ne prend pas en charge la fonctionnalité ROE avec les absences de longue durée en cascade.
Pour Workday Payroll for Canada, tous les types d'absence de longue durée déclenchent des relevés d'emplois, y compris ceux sans incidence sur la paie activés dans Workday Absence Management. Exemple : congé payé.
Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge les types d'absence en cascade associés à des paiements réglementaires.
Pour Workday Payroll for France, Workday considère que les employés en congé thérapeutique sont toujours actifs. Pour garantir l'exactitude des calculs et de la déclaration DSN, configurez ce type d'absence en associant :
- Un type d'absence sans incidence sur la paie à utiliser lorsque vous saisissez un congé thérapeutique pour un employé.
- Un régime d'absences pour indiquer la durée réelle pendant laquelle l'employé n'est pas à son travail du fait de son absence.
Définition de l'environnement client
Dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
, vous pouvez désactiver le traitement des éléments de paie avec différences de paie rétroactive pour les employés absents dans le cadre de la catégorie d'exécution. Workday utilise ensuite la configuration des élément de paie de l'onglet Inactif (remplacement à la demande, en cycle standard)
de la catégorie d'exécution pour traiter les événements de paie rétroactive.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: P60 (Reports) - UK et Process: P60 (Run) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de créer des formulaires P60, y compris des versions papier, pour les employés absents. |
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet de configurer les cotisations d'état et locales, comme pour les nouveaux congés d'état. |
Set Up: Payroll - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll. | Vous permet de mapper les absences de Workday Gestion des absences aux valeurs de rubrique obligatoires pour la génération de la DSN. |
Set Up: Payroll (ROE) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Permet de mapper les codes de motif Service Canada à des types d'événement pour enregistrer les absences de longue durée. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Vous permet de configurer des éléments de paie, comme les gains et les déductions, à calculer pour les employés absents. |
Set Up: Payroll (Reporting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Vous permet de configurer les options de génération de rapport liées à l'impression des bulletins de paie. |
Set Up: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement. | Vous permet de configurer les options de règlement liées à l'impression des bulletins de paie. |
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System. | Vous permet de configurer des paramètres de tout l'environnement client. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter la répartition des coûts
| Configurez ce processus comme sous-processus du processus de gestion Demander une absence de longue durée pour répartir les coûts des postes associés à une absence.
Vous ne pouvez pas utiliser ce sous-processus pour répartir les coûts des employés absents. Ajoutez une condition d'étape au processus de gestion Demander une absence de longue durée pour ignorer la répartition des coûts pour les absences fondées sur l'employé. Sinon, les demandes d'absences fondées sur l'employé interrompent le processus de gestion et vous devez les annuler. |
Demander une absence de longue durée
Demander un retour d'absence de longue durée | Configurez une étape À faire dans le processus de gestion Demander une absence de longue durée pour permettre aux employés de modifier leurs options d'impression. Par exemple, les employés peuvent choisir de recevoir des copies papier de leurs bulletins de paie ou de leurs formulaires de fin d'année lorsqu'ils sont absents. |
Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les résultats de paie bloquant les modifications de l'option de calcul au prorata de l'environnement client (CAN, UK, USA) | Permet d'identifier et de finaliser les résultats de paie ou de la paie rétroactive en cours avant d'activer le calcul au prorata des éléments de paie dans le rapport Maintain Payroll Proration Override . |
Tenant Analyzer
| Permet de vérifier que la configuration de votre catégorie d'exécution est conforme aux recommandations de Workday pour les employés absents afin d'optimiser les performances. |
Employés absents
| Permet d'identifier les employés absents et de vérifier que tous leurs paiements continus existants s'appliquent toujours pendant leur absence. |
Employés rentrant après une absence de longue durée
| Permet d'identifier les employés de retour d'absence de longue durée et de vérifier que vous avez correctement configuré la paie pour eux. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des absences | Workday Payroll traite les types d'absence ayant une incidence sur la paie configurés dans Workday Absence Management.
Lorsque vous configurez des absences en cascade, assurez-vous que les périodes d'absence ne se chevauchent pas. |
Arriérés | Vous pouvez récupérer les arriérés des éléments de paie traités pour les employés absents. Vous pouvez également réduire le solde des arriérés avec une saisie d'élément de paie, comme lorsque les employés effectuent des remboursements par chèque à partir de leur compte personnel. Configurez les catégories d'exécution de façon à ce que les employés absents disposent d'un résultat de paie dont Workday peut se servir pour effectuer le suivi des arriérés. |
Éléments de paie | Workday applique des critères d'éligibilité aux éléments de paie lors du traitement du paiement des employés absents. Si les employés s'absentent en milieu de période, Workday crée plusieurs sous-périodes et vous pouvez configurer :
|
Saisie d'élément de paie | Vous pouvez utiliser des saisies d'élément de paie pour remplacer le salaire de base des employés absents. Par exemple, vous pouvez configurer une saisie d'élément de paie afin de réduire le montant à payer pendant la durée de l'absence plutôt que d'utiliser un calcul au prorata. |
Calculs de la paie rétroactive | Vous pouvez traiter :
Le calcul de la paie rétroactive ne permet pas d'inclure plusieurs retours d'absence de longue durée dans un même événement d'absence de longue durée. Pour effectuer le retour des employés ou corriger des retours de plusieurs types d'absence de longue durée, faites-le pour chaque type dans un événement distinct. |
Catégories d'exécution | Pour Workday Payroll for Australia, la France et le Royaume-Uni, les catégories d'exécution déterminent les éléments de paie et les employés à traiter aux dates de début des sous-périodes. Les employés ont un statut inactif lorsqu'ils sont absents avec une incidence sur la paie durant toute la période de paie. Workday applique la configuration de l'onglet Inactif (remplacement à la demande, en cycle standard) pour traiter les employés inactifs.Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, les catégories d'exécution et l'éligibilité déterminent les éléments de paie et les employés à traiter aux dates de début des sous-périodes. Les employés ayant un seul emploi ont un statut inactif lorsqu'ils sont absents avec une incidence sur la paie durant toute la période de paie. Lorsqu'ils occupent plusieurs emplois, Workday les considère comme inactifs lorsqu'ils occupent :
Workday applique la configuration de l'onglet Inactif (remplacement à la demande, en cycle standard) de la catégorie d'exécution pour traiter les employés inactifs.Pour tous les pays, lorsque les employés sont absents sans incidence sur la paie, Workday Payroll considère qu'ils sont actifs et ignore les données des onglets suivants pour la catégorie d'exécution :
|
Configuration des cotisations (USA) | Workday propose des mises à jour de conformité que vous pouvez utiliser pour calculer la paie des employés absents. Certaines configurations prédéfinies nécessitent qu'elles soient activées pour l'unité légale. Exemple : pour utiliser une nouvelle absence de longue durée pour raisons médicales, configurez-la dans la section Autre de la tâche Modifier la déclaration fiscale locale et l'état d'une unité légale . |
Time Tracking | Lorsqu'ils sont absents, les employés peuvent saisir et soumettre leurs temps dans Workday Time Tracking. Vous pouvez également créer une validation des temps qui empêche leur envoi. |
Taux des syndicats (USA) | Workday vous permet de définir des taux de cotisation pour les syndicats et de remplacer les administrations fiscales par défaut pour les congés payés pour événements familiaux. Vous pouvez saisir un taux unique dans l'onglet Taux de l'union de la tâche Edit Company State and Local Tax Reporting . |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.