Créer des tables d'absences
Consultez les éléments de définition des tables d'absences.
Configurez un régime d'absences et des absences. Vous pouvez également configurer directement de nouveaux régimes et de nouvelles absences depuis la tâche. Pour chacun :
- Régime d'absences, définissez lechamp Solde du régime d'absences - limite inférieuredans l'ongletCalcul. Workday utilise cette valeur pour déterminer à quel moment passer à un autre palier. Vous n'avez pas à définir ce calcul pour le dernier palier si le régime utilisé n'est pas payé.
- Absence, ajoutez la validationUnités d'absence non rémunérée - maximum autorisédans la sectionValidation des données saisiessous l'ongletValidations. Cette validation aide à calculer à quel moment changer de palier.
Sécurité : domaine
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.Vous pouvez créer une table d'absences pour gérer les demandes d'absence couvrant plusieurs régimes d'absences. Vous créez un palier pour chaque régime d'absences unique et combinaison d'absences, et vous affectez une priorité à chaque palier de la table. Workday évalue les paramètres d'éligibilité, les validations et les soldes afin de déterminer le palier à utiliser pour satisfaire la demande d'absence.
Par exemple, le package Absences et absences de longue durée dédié aux États-Unis comprend à la fois un régime de jours fériés flottants et un régime d'absences Congés. Les employés doivent utiliser leurs jours fériés flottants avant leurs jours de congé. En tant qu'administrateur des absences, vous créez une table d'absences avec deux paliers :
- Palier 1 : régime d'absences de jours fériés flottants.
- Palier 2 : régime d'absences Congés.
- Accédez à la tâcheCréer une table d'absences.Workday vous recommande de toujours activer Workday pour identifier et corriger automatiquement les événements d'absence. Ainsi, pour toutes les nouvelles tables d'absences que vous créez, la caseActiver la réévaluationest cochée par défaut.La réévaluation :Vous ne pouvez pas désélectionner la caseActiver la réévaluationpour désactiver la réévaluation de la table lorsque la table d'absences est en cours d'utilisation et qu'elle fait l'objet d'une demande approuvée, renvoyée ou soumise. Vous pouvez toutefois l'activer.
- Se produit en réponse à la finalisation d'événements de processus de gestion, tels queDemander une absence,Corriger les absencesetSaisir les temps, pour les nouvelles saisies d'absences ou les corrections.
- Ne se produit pas en cas de saisie ou de modification d'une absence, de régularisations de cumuls ou de remplacements.
- (Facultatif) Cochez la casePoste obligatoire dans la demande d'absencepour limiter les saisies de la table d'absences aux régimes d'absences fondés sur le poste ou aux absences fondées sur l'employé qui exigent un poste dans la demande. Workday met à jour les invites des paliers de la table d'absences et de l'ongletValidationspour limiter les valeurs que vous pouvez sélectionner en fonction de cette option. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner cette option uniquement s'il n'existe aucune saisie approuvée pour la table d'absences.
- Vous pouvez ajouter un palier pour chaque combinaison d'un régime d'absences et d'une absence unique.Vous pouvez créer autant de paliers que vous le souhaitez. Cependant, plus il y a de paliers, plus le traitement est chargé, ce qui peut avoir un impact sur la performance.Pour chaque palier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description PrioritéLa valeur alphanumérique doit être unique pour chaque palier.Régime d'absencesSélectionnez un régime existant ou créez-en un. Tous les plans de la table doivent :- Utiliser la même unité de temps.
- Effectuer le suivi des soldes.
AbsencesSélectionnez une absence unique pour chaque palier. Par exemple, le Palier 1 et le Palier 2 peuvent utiliser le même régime d'absences, mais pas la même absence. Workday ne prend pas en charge les absences intermittentes.Quantité par occurrence(Facultatif) S'affiche lorsque vous activez la quantité par occurrence dans les paliers de la table d'absences dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.Sélectionnez un calcul de la valeur constante pour une valeur statique ou créez un calcul pour affecter un nombre d'unités d'absence au palier par occurrence d'absence. Exemple : créez un calcul conditionnel qui affecte les unités d'absence en fonction des résultats des calculs de comparaison de valeurs. Vous pouvez utiliser les calculs de valeur d'instance suivants :- Nombre d'occurrences d'absence commençant dans la période de solde actuelle
- Nombre d'occurrences d'absence commençant dans les 12 derniers mois
- Nombre d'occurrences d'absence dans la période de solde actuelle
- Dans l'ongletDétail, indiquez si les employés peuvent saisir des absences dans la table d'absences de Workday Absence Management, Time Tracking ou les deux. Sélectionnez uneoption de saisie:
- Depuis la fonction Absences uniquement(en utilisant les tâchesDemander une absenceouGérer les absences).
- Depuis la fonction Gestion des temps uniquement(en utilisant les tâchesSaisir les temps par semaine,Saisir les temps d'un employé(saisie des temps par gros volume) ouSaisir les temps(micro-édition)).
- Depuis les fonctions Gestion des temps et Absences.
- (Facultatif) Cochez les cases qui s'appliquent en fonction de la valeur de l'Option de saisie. Ce tableau indique si vous pouvez sélectionner chacun d'eux pour des tables d'absences fondées sur des jours ou sur des heures.Case à cocherDescriptionOption de saisieBasé sur des joursBasé sur des heuresAfficher les heures de début et de finPour permettre aux employés de saisir des heures de début et de fin dans les demandes d'absence.Depuis la fonction Absences uniquementOuiOuiDepuis la fonction Gestion des temps uniquementNonNonDepuis les fonctions Gestion des temps et AbsencesNonNonHeures de début et de fin obligatoiresPour exiger des employés qu'ils saisissent des heures de début et de fin dans les demandes d'absence.Depuis la fonction Absences uniquementOuiOuiDepuis la fonction Gestion des temps uniquementNonNonDepuis les fonctions Gestion des temps et AbsencesNonNonCalculer la quantité en fonction des heures de début et de finPermet d'éviter que les employés ne remplacent le nombre d'heures pour la quantité quotidienne. Cette option vérifie que :
- La quantité d'heures demandée par jour est égale à la durée comprise entre l'heure de début et l'heure de fin.
- Workday ignore la quantité quotidienne par défaut.
Depuis la fonction Absences uniquementNonOuiDepuis la fonction Gestion des temps uniquementNonOuiDepuis les fonctions Gestion des temps et AbsencesNonOuiHeures de début et de fin par défaut provenant du calendrierPermet de renseigner automatiquement les champsHeure de débutetHeure de finpour chaque jour à partir du calendrier de travail de l'employé. Workday utilise soit le calendrier de travail de l'employé publié dans Workday Scheduling, le cas échéant, soit le calendrier de travail affecté à l'employé. Si aucune d'entre elles n'existe, Workday ne renseignera pas les heures de début et de fin.Depuis la fonction Absences uniquementOuiOuiDepuis la fonction Gestion des temps uniquementNonOuiDepuis les fonctions Gestion des temps et AbsencesNonOuiAutoriser les heures après minuitPour permettre aux employés de saisir des absences qui commencent et se terminent des jours consécutifs. Cela permet à Workday de traiter les demandes d'absence qui dépassent minuit comme une seule saisie d'absence.Depuis la fonction Absences uniquementOuiOuiDepuis la fonction Gestion des temps uniquementNonOuiDepuis les fonctions Gestion des temps et AbsencesNonOui - Dans l'ongletValidations, ajoutez une ligne au tableau pour chaque validation dont vous avez besoin.Les valeurs saisies doivent être compatibles avec l'unité de temps des régimes d'absences pour chaque palier de la table d'absences.
Option Description Nombre maximum de jours consécutifsIndiquez le nombre maximum de jours consécutifs d'absence que les employés peuvent demander. Par exemple, vous saisissez 3 pour empêcher les employés de demander plus de trois jours d'absence consécutifs.MinimumIndiquez le nombre minimum d'absences que les employés peuvent demander pour chaque saisie d'absence. Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul renvoyant des valeurs différentes pour les employés à temps plein ou à temps partiel.MaximumIndiquez le nombre maximum d'absences que les employés peuvent demander.Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 8 heures ou 1 jour, ou un calcul renvoyant des limites différentes selon le calendrier de travail ou le calendrier de jours fériés de l'employé, ou les deux.Vous pouvez définir des limites de manière dynamique sur le nombre d'heures que l'employé est censé travailler à la date de l'absence. Par exemple, 8 heures les lundi, mardi, mercredi et jeudi, 12 le vendredi, et 0 pendant les jours fériés.Indiquez si le maximum s'applique :- À chaque demande (Saisie d'absence distincte).
- À toutes les saisies d'absence pour une même date.
- Aux demandes pour une même date des absences sélectionnées dans le champJeu de validation des absences.
IncrémentsIndiquez les incréments de saisie des absences. Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul renvoyant des valeurs différentes pour les employés à temps plein ou à temps partiel.Masquer le texte de validation par défautSélectionnez cette option pour masquer le texte de validation par défaut lorsqu'un employé saisit une demande d'absence si vous définissez un texte personnalisé dans la validation.Workday affiche les validations à partir de l'instantané à date d'effet du régime d'absences au moment où l'employé a saisi sa demande d'absence. Les mises à jour des instantanés suivants ne s'affichent pas.
Les employés peuvent sélectionner la table d'absences dans leur demande d'absence lorsqu'ils sont éligibles à un ou plusieurs régimes d'absences dans la table.
Dans unité légale d'Alice, les employés peuvent demander jusqu'à 15 jours d'absence. Alice demande 10 jours et sélectionne la table d'absences
Congés
. Elle dispose des soldes suivants :
- Solde Palier 1 : 0 jour.La validationUnités d'absence non rémunérée - maximum autoriséde l'absence du Palier 1 est définie sur 8 jours.
- Solde Palier 2 : 10 jours.
Alice peut sélectionner la table d'absences puisqu'elle est éligible aux deux régimes d'absences de la table. Workday prend 8 jours dans le solde du Palier 1 car la validation permet à Alice de prendre 8 jours non rémunérés. Workday passe au Palier 2 et prend les deux jours restants.
Vérifiez si un employé est éligible à des régimes d'absences, des cumuls ou à des absences.