Concept : éligibilité aux régimes d'absences, aux absences et aux cumuls
Les employés sont éligibles aux absences et aux cumuls en fonction des :
- Règles d'éligibilité que vous ajoutez à un régime d'absences.
- Champs d'éligibilité du régime d'absences.
Règles d'éligibilité
Vous pouvez créer des calculs à utiliser comme règles d'éligibilité sur les régimes d'absences. Les règles d'éligibilité précisent les conditions que doivent remplir les employés pendant une période afin de pouvoir prendre des absences ou de les cumuler. Chaque règle indique :
- La condition.
- Le moment où l'employé doit satisfaire à cette condition, comme la date de début ou de fin de la période.
Par exemple, les employés doivent travailler à temps plein pour Global Modern Services à partir de la date de début de la période. Les salariés satisfaisant à cette condition restent éligibles au régime d'absences durant toute la période, même s'ils occupent un poste à temps partiel ou changent d'unité légale par la suite.
Par défaut, tous les cumuls et absences associés à un régime d'absences utilisent les mêmes critères d'éligibilité que celui-ci. Si les critères d'éligibilité d'un cumul ou d'une absence en particulier diffèrent de ceux du régime, vous pouvez configurer ce cumul ou cette absence de manière à remplacer ces derniers.
De plus :
- Le seul critère d'éligibilité que vous devez définir pour un régime d'absences est le type d'employé. Tous les employés du type indiqué sont éligibles au régime, y compris aux cumuls et absences dans les cas suivants :
- Le régime d'absences ne comporte pas d'autre critère d'éligibilité.
- Les absences et les cumuls ne comportent aucune instruction de remplacement d'éligibilité.
- Lorsqu'un cumul comporte des instructions de remplacement d'éligibilité, les employés doivent satisfaire aux critères d'éligibilité au cumul (et non au régime) pour l'obtenir.Par exemple, les employés doivent travailler à temps plein pour être éligibles au régime d'absences. Les employés à temps plein ayant deux années au moins d'ancienneté peuvent bénéficier d'un cumul supplémentaire au sein du régime. Les critères de remplacement pour ce cumul supplémentaire doivent indiquer que l'employé :
- Est à temps plein.
- A 2 ans d'ancienneté au moins.
- Workday vérifie l'éligibilité d'un employé à une absence au moment de la saisie de la demande. L'inviteTypeaffiche uniquement les absences auxquelles l'employé peut prétendre :
- À la date de la demande.
- Au premier jour de cette dernière si plusieurs dates sont sélectionnées dans le calendrier.
Workday vérifie également l'éligibilité pour chaque date demandée via le calendrier et affiche un message d'erreur lorsqu'un employé n'est pas éligible aux dates de la demande. - Pour une absence intermittente, un employé doit répondre aux critères d'éligibilité à l'absence et à l'absence de longue durée associée. Workday applique en premier lieu les règles d'éligibilité aux absences.
Conseils pour définir des règles d'éligibilité
Vous pouvez utiliser des calculs de comparaison d'ensembles d'instances, des calculs logiques et des calculs de comparaison de valeurs pour définir des critères d'éligibilité. Workday propose des calculs et des champs de rapport qui peuvent servir à vos propres calculs ; la plupart d'entre eux sont fondés sur la date de début ou de fin de période. Les dates dépendent du calendrier de périodes du régime d'absences.
Lors de la définition des critères d'éligibilité :
- Assurez-vous qu'ils couvrent les employés embauchés ou dont l'emploi a pris fin en milieu de période, s'ils sont éligibles à un régime.Par exemple, vos critères d'éligibilité indiquent que les employés doivent être à temps plein à la date de début de la période. Par conséquent, vous ajoutez des critères basés sur la date de fin de la période pour les nouveaux employés embauchés. Dans le cas contraire, vous basez les critères pour la majorité des employés sur la date de fin de la période. Vous incluez ensuite des critères basés sur la date de début de la période pour les employés dont l'emploi a pris fin.
- Familiarisez-vous avec la logique Et/Ou.
- Si vous utilisez les calculs et les champs de rapport prédéfinis par Workday, utilisez les calculs et les champs de rapport dans la catégorieAbsencesouCommun.N'utilisez pas les calculs se rapportant aux sous-périodes, ils sont réservés à la Paie.
- Si vous employez des organisations personnalisées dans les règles liées aux absences, évitez d'utiliser :
- Les champs de rapport impliquant des organisations par défaut.
- Les organisations personnalisées dont les règles dynamiques d'affiliation des membres renvoient plus de 3 000 employés, ou qui incluent les organisations subordonnées dans la règle (Inclure les organisations subordonnées dans la règle).Workday vous recommande d'utiliser des utilisations statiques ou semi-dynamiques pour les règles d'affiliation des membres qui renvoient plus de 3 000 employés. Vous pouvez également utiliser un autre champ de rapport d'organisation qui renverra un sous-ensemble d'employés éligibles à un régime.
- Les calculs doivent utiliser la date de début de la période ou inclure un calcul supplémentaire pour vérifier que l'employé n'est pas en fin d'emploi à la date de fin de la période. Cela évite que les employés dont l'emploi a pris fin deviennent accidentellement éligibles aux régimes d'absences, aux absences, et/ou aux cumuls.
Logique Et/Ou
Lorsque vous définissez des règles d'éligibilité, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs calculs dans une même ligne ou dans des lignes différentes. Cette distinction est importante :
- La logique Et s'applique aux critères d'une même ligne.
- La logique Ou s'applique aux critères de lignes différentes.
Lorsque les critères se trouvent sur une même ligne, les employés doivent tous les satisfaire (logique ET). Lorsque vous définissez plusieurs lignes de critères, un employé doit répondre à tous les critères d'une ligne au moins (logique Ou).
- Critères utilisant la logique Et
- Par exemple, les salariés doivent travailler pour GMS Company Et être associés au typeRégulierpour bénéficier d'absences.Éligibilité de l'employéUnité légale = GMSType de salarié = Régulier
- Critères utilisant la logique Ou
- Par exemple, les salariés doivent travailler pour GMS Company Ou être associés au typeRégulierpour bénéficier d'absences.Éligibilité de l'employéUnité légale = GMSType de salarié = Régulier
- Critères utilisant la logique Et/Ou
- Par exemple, les salariés doivent travailler pour GMS Company Et être associés au typeRégulierOu ils doivent travailler pour ABC Company.Éligibilité de l'employéUnité légale = GMSType de salarié = RégulierUnité légale = ABC
Lorsque les critères d'éligibilité comportent plusieurs lignes, placez les règles les plus inclusives en premier pour de meilleures performances. Par exemple, le pays des salariés doit être les États-Unis ou le Mexique mais la majorité d'entre eux se trouve aux États-Unis, indiquez ce pays en premier.
Filtres du régime d'absences
Vous pouvez activer un régime d'absences pour différents types d'employé ainsi que pour des pays ou des régions. Les régimes d'absences fondés sur le poste évaluent le site associé à chacun des postes d'un employé. Les régimes d'absences fondés sur l'employé évaluent le site associé au poste principal de l'employé.
Les filtres du régime d'absences ne prennent pas en compte les dates de début ou de fin de la période. Vous devrez donc probablement définir davantage de règles d'éligibilité à ajouter au régime.
Voici quelques exemples des effets de différentes combinaisons de filtres du régime d'absences et de règles d'éligibilité :
Pays/Région | Règle d'éligibilité | Employés éligibles |
|---|---|---|
France
| Aucune | Employés basés en France à la date de début de la période Ou à la date de fin de la période. |
France
| Site du pays à la date de fin de la période = France
| Employés basés en France à la date de fin de la période. |
France
| Type de taux de rémunération à la date de fin de la période = Horaire
| Employés basés en France à la date de fin de la période Ou employés basés en France à la date de fin de la période Et dont le type de taux de rémunération est horaire. |
Où ajouter les critères d'éligibilité
Définissez l'éligibilité d'un régime d'absences dans l'onglet
Éligibilité
de la page Créer un régime d'absences
.Remplacez les critères définis pour un régime à l'aide de l'onglet
Remplacements liés au régime d'absences
de la tâche Créer une absence
ou Créer un cumul
.Vous pouvez utiliser les rapports suivants :
- Évaluer l'éligibilité aux absencespour vérifier si un employé est éligible à un régime d'absences, à des absences ou à des cumuls à une date donnée.
- Afficher l'éligibilité aux absences des employés par organisationpour afficher le détail de l'éligibilité aux absences des employés actifs dans les organisations sélectionnées à la date du jour.