Créer une configuration ACA de l'unité légale

Configurez chaque numéro d'identification employeur (unité légale) ou entité publique désignée (DEG) pour lequel vous générez un rapport.

Créez les groupes ACA applicables Grands employeurs (ALES) et calculez le nombre total de salariés à temps plein et le nombre total d'employés du formulaire 1094-C par mois.

Créez des règles d'éligibilité ACA en accédant à la tâche

Créer une règle d'éligibilité aux avantages sociaux

Sécurité : domaine ACA (Affordable Care Act) Administration - USA
dans le domaine fonctionnel Benefits.

La configuration de l'unité légale ACA définit vos choix pour les formulaires et la génération de rapports ACA 1094-C et 1095-C. Vous pouvez indiquer qui reçoit un formulaire 1095-C et sélectionner les règles d'ajustement d'éligibilité. Vous pouvez également configurer des groupes ALES et DGE pour les Parties I, Il et Troisième.

Accédez à la tâche

Create ACA 1094-C Company Configuration

Cochez la case

Inclure les retraités

pour générer des formulaires 1095-C pour les anciens salariés retraités que vous suivez dans une organisation de retraités.

Pour s'assurer que les retraités obtiennent un formulaire 1095-C, ils doivent répondre à ces critères. Il :

Ont été mis fin à l'emploi de l'unité légale.

Appartenir à une organisation de retraités.

Vous avez adhéré à une garantie médicale auto-liquidée pendant au moins 1 mois au cours de l'année en cours.

Désactivées avant l'exercice en cours. Exemple : pour l'année de reporting 2020, les salariés doivent avoir pris leur retraite en 2019 ou avant. Si l'emploi de l'employé a pris fin en 2019, mais qu'il est parti temporairement à la retraite en 2020, il ne recevra pas le formulaire 1095-C.

(Facultatif) Sélectionnez les règles d'éligibilité ACA 1095-C que Workday utilise pour inclure ou exclure la population d'employés pour le traitement des formulaires ACA 1094-C et 1095-C.

Workday utilise la date à laquelle vous créez les données ACA pour déterminer s'il faut inclure ou exclure un sous-ensemble de salariés.

Exemple : Workday détermine que 3 496 employés sont soumis au traitement des formulaires ACA 1094-C et 1095-C. L'administrateur des avantages sociaux définit une règle d'éligibilité ACA 1095-C à l'aide de la tâche

Créer une règle d'éligibilité aux avantages sociaux

. Ils sélectionnent une condition pour la règle d'éligibilité, qui implique 196 employés. Ils sélectionnent ensuite cette règle d'éligibilité dans le champ

Exclude ACA 1095-C Tuning Eligibility Rule Workers

. Cette action supprime 196 employés des 3 496 initiaux. Workday traite ensuite un total de 3 300 employés.

L'utilisation de règles d'éligibilité de l'ajustement peut affecter la performance lors de la création ou de la correction des formulaires 1095-C.

Sécurité : domaine ACA (Affordable Care Act) Administration
dans le domaine fonctionnel Benefits.

Dans la section

Activer la transmission ACA externe

, cochez la case appropriée pour permettre aux partenaires logiciels ACA tiers de gérer la transmission aux organismes fédéraux ou nationaux. Voir Étapes : définir la transmission du partenaire du logiciel ACA.

Lorsque vous activez les transmissions externes, vous pouvez ensuite ajouter et enregistrer des URL.

Workday empêche les transmissions en double des formulaires 1094-C et 1095-C à l'IRS dans les cas suivants :

Vous cochez la case

External ACA Federal Transmission

dans la tâche

Create 1094-C Company Configuration

. Cette case à cocher indique que vous prévoyez de faire appel à un partenaire logiciel certifié pour gérer vos transmissions à l'IRS.

Workday reçoit la confirmation que le partenaire logiciel ACA a transmis les données des formulaires 1094-C et 1095-C à l'IRS et met à jour le

rapport sur les statuts de transmission ACA

Lorsque les partenaires du logiciel ACA extraient les données des salariés à l'aide du service web Get ACA Employee Data
, Workday ne masque pas les numéros de sécurité sociale des salariés. Toutefois, le partenaire logiciel peut saisir la valeur 1 dans le champ

Masquer le SSN

afin de masquer les numéros de sécurité sociale à l'impression.

Cochez la case

Utiliser la date de fin de la garantie dans le mois de fin d'emploi

pour afficher une offre de garantie pour le mois complet de la fin d'emploi.

Cette option s'applique aux employés dont l'emploi a pris fin qui bénéficient d'une garantie pour le mois complet et que la fin d'emploi intervient dans un mois de l'année déclarée. Lorsque cette case est cochée :

N'a aucune incidence sur les mois qui suivent la fin d'emploi.

Traite la ligne 14 comme une offre, et non comme 1H.

Renseigne la ligne 15 avec la valeur de la part salariale requise.

Traite la ligne 16 comme 2C si le salarié a adhéré à la garantie proposée.

Sélectionnez le numéro de mois à deux chiffres pour le

champ Mois de début du plan.

À compter de l'exercice fiscal 2020, l'IRS exige cette valeur, que Workday utilise pour chaque salarié. Vous pouvez mettre à jour la valeur pour un salarié individuel dans le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Import 1095-C Form Recipients Data
.

Si vous saisissez du contenu dans l'un des champs de la section Adhésion de la section I du Grand employeur applicable ( Membre APE)
, vous devez renseigner tous les champs suivants :

Nom de l'adhérent ALES (Employeur)

Adresse (y compris le numéro de chambre ou de suite)

Ville ou village

État ou province

Code de pays ISO de l'employeur (2 lettres)

Code postal ou code postal étranger de l'employeur

Prénom de la personne à contacter

Nom de famille de la personne à contacter

Numéro de téléphone du contact

Pour

les informations suivantes sur l'affiliation des membres de la section 3 - Mensuelle

, tenez compte des éléments suivants :

Mêmes paramètres de garantie essentielle minimum identiques pour tous les 12 mois ?	Cochez cette case pour offrir la même garantie essentielle minimum pour tous les 12 mois.
Nombre de salariés à temps plein pour un membre ALES (calculé)	La tâche Calculer le nombre total de salariés à temps plein et le total du formulaire 1094-C par mois renseigne cette colonne. Les zéros indiquent que vous n'avez pas exécuté la tâche. Sécurité : domaine Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre de salariés à temps plein pour un membre AL (valeur de remplacement)	La tâche Calculer le nombre total de salariés à temps plein et le total du formulaire 1094-C par mois n'affecte pas les valeurs de remplacement. Sécurité : domaine Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre total de salariés pour l'affiliation à un entité légale (calculé)	La tâche Calculer le nombre total de salariés à temps plein et le total du formulaire 1094-C par mois renseigne cette colonne. Les zéros indiquent que vous n'avez pas exécuté la tâche. Sécurité : domaine Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre total de salariés pour l'affiliation à un entité légale (calculé)	La tâche Calculer le nombre total de salariés à temps plein et le total du formulaire 1094-C par mois n'affecte pas les valeurs de remplacement. Sécurité : domaine Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
(d) Indicateur de groupe agrégé	Pour une unité légale dans un groupe ALES, Workday renseigne cette colonne en fonction de la configuration de la tâche Create ACA ALES Group .
Groupe(s) ALES ACA	Pour une unité légale dans un groupe ALES, Workday renseigne cette colonne en fonction de la configuration de la tâche Create ACA ALES Group .
Tous les 12 mois	Sélectionnez cette option pour afficher Oui pour la colonne Tous les 12 mois du formulaire 1094-C.

Étapes : définir la transmission du partenaire du logiciel ACA