Créer des groupes d'avantages sociaux
- Créez des règles d'éligibilité aux avantages sociaux.
- Définissez des règles d'événement d'adhésion.
- Définissez des crédits d'avantages sociaux.
- Sécurité :
- Set Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
- Manage: Benefits for Organizationsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Workday vous permet de créer des groupes d'avantages sociaux dynamiques. En utilisant des règles d'éligibilité pour définir les critères d'affiliation à un groupe, Workday affecte automatiquement les salariés répondant aux critères à ce dernier.
Exemple : utilisez les règles d'éligibilité pour affecter les cadres supérieurs à un premier groupe d'avantages sociaux, les salariés à rémunération fixe à un deuxième groupe et les salariés rémunérés à l'heure à un troisième groupe.
Lorsque vous créez des groupes d'avantages sociaux, incluez uniquement les employés qui sont éligibles aux avantages sociaux. Lorsque vous lancez l'adhésion ouverte, tous les employés du groupe reçoivent des notifications d'adhésion ouverte, même si certains n'ont pas la possibilité de choisir les avantages sociaux.
Vous pouvez également définir la façon dont Workday applique les crédits ou les compensations d'avantages sociaux pour un groupe d'avantages sociaux spécifique ou un type de garantie au sein du groupe.
- Accédez à la tâcheCréer un groupe d'avantages sociaux.
- Dans l'ongletRègles du groupe, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Règle d'événement d'adhésionDéfinit comment Workday traite les modifications de la garantie pour le groupe d'avantages sociaux.Ordre de calcul de la période d'attenteCalcule la date de début d'un régime d'avantages sociaux lorsqu'un événement d'adhésion comporte à la fois une période d'attente et une date de début.FréquenceDéfinit la fréquence d'affichage au moment de l'adhésion aux avantages sociaux et lors de l'affichage des options d'avantages sociaux actuelles.PaysDéfinit le pays dans lequel le groupe d'avantages sociaux est valide. Cette option est utile si vous avez des salariés dans plusieurs pays et que vous souhaitez affecter un pays à ce groupe d'avantages sociaux.Pour les types d'événement d'adhésion que vous définissez par pays, sélectionnez le pays utilisé dans le champPays concernésde la tâcheCréer un type d'événement lié aux avantages sociaux.Ligne de signature d'adhésionAjoute une ligne de signature du salarié sur le récapitulatif d'adhésion imprimable et sur la page de désignation des bénéficiaires imprimable.Date d'effet de la preuve d'assurabilitéSi vous ne sélectionnez pas de date, Workday sélectionne automatiquement la date de l'approbation ou du refus.Calculer les périodes de paie restantes à la date de fin de périodePermet de calculer le nombre de déductions restantes pour les comptes épargne santé et les comptes de frais. Cochez cette case pour inclure toutes les périodes de paie se terminant au cours de l'année du régime, même si la date de paiement se situe en dehors de l'année du régime.Inclure les périodes de paie qui se terminent avant la date de début de la déductionPermet de calculer le nombre de déductions restantes pour les comptes épargne santé et les comptes de frais. Cochez cette case pour inclure les périodes de paie se terminant avant la date de début de la déduction, si leur date de paiement est postérieure à la date de début de la déduction.Ajuster les déductions de la dernière période de paie dans Workday Payroll pour atteindre les objectifs annuelsCalcule une déduction variable de compte épargne santé ou de compte de frais pour le résultat de paie final de l'année si Workday ne peut pas répartir de manière égale le montant total de la déduction entre les chèques de paie. Par exemple, vous avez 24 périodes de paie et le salarié sélectionne une option à 2 000 USD. La valeur par période de paie est d'environ 83,33 USD, mais totalise 1 999,92 % sur l'ensemble des périodes de paie. Pour atteindre l'objectif de 2 000 USD, Workday peut ajuster la déduction à 83,41 USD dans la période de paie finale.Si vous cochez cette case, vous devez saisir un pourcentage de seuil supérieur ou égal à 1 % dans le champVariation maximale en pourcentage par rapport aux précédentes déductions.L'employé doit avoir une déduction de compte épargne santé ou du compte de frais sur l'avant-dernier résultat de paie de l'année. Workday utilise le pourcentage du seuil avec cette déduction pour déterminer le montant de la déduction finale, en l'arrondissant à la valeur supérieure ou inférieure la plus proche. Si le montant nécessaire pour régulariser le paiement final se situe en dehors du pourcentage de modification maximum, Workday n'ajoute ni ne soustrait aucun montant.Exemple : l'avant-dernier résultat de paie est de 100 USD et vous indiquez "1" dans le champVariation maximale en pourcentage par rapport aux précédentes déductions. Workday Payroll peut ajouter ou déduire 1 USD du dernier résultat de paie pour régulariser la déduction.Vous ne pouvez pas sélectionner cette option si vous cochez la caseCalculer les périodes de paie restantes à la date de fin de période.Date du calculDéfinit la date utilisée par Workday pour calculer l'âge du salarié . - Dans l'ongletCrédits d'avantages sociaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Autoriser les crédits d'avantages sociaux(Facultatif) Cochez cette case pour activer les crédits d'avantages sociaux pour le groupe d'avantages sociaux.Autoriser les crédits d'avantages sociaux restants(Facultatif) SélectionnezAutoriser les crédits d'avantages sociaux restantspour afficher les crédits restants et les contreparties de crédit aux employés lors de l'adhésion sur leurs relevés d'avantages sociaux.Afficher les crédits d'avantages sociaux dans l'adhésion(Facultatif) Cochez cette case pour afficher les crédits et les compensations d'avantages sociaux pendant un événement d'adhésion.Crédits excédentaires versés au compte de frais de santé (Canada)Disponible si vous désélectionnezla case Autoriser les crédits d'avantages sociaux restants. Applicable uniquement avec l'intégration des avantages sociaux de Sun Life et lorsque vous cochez la caseCrédits variables peuvent être appliquésdans la tâche Mettre àjour les types de garantie d'avantages sociaux.Désélectionnez cette case à cocher si vous souhaitez ajouter les crédits inutilisés au revenu imposable des salariés.Pour calculer la valeur monétaire des crédits variables inutilisés, saisissez un gain dans le champGains et déductions.Type de garantie source pour les crédits de régime non utilisésAjoutez les types de garantie à partir desquels vous pouvez sélectionner des crédits de régime inutilisés.Crédits du groupe d'avantages sociauxAffectez des crédits et des regroupements d'avantages sociaux à ce groupe d'avantages sociaux.Code de gainsSélectionnez tous les codes de gain applicables pour le groupe d'avantages sociaux. - Affectez des crédits aux types de garantie dans la grilleTypes de garantie : crédit. Envisagez de :OptionDescriptionType de garantieTypes de garantie créés dans la tâcheMettre à jour les types de garantie d'avantages sociaux.Crédits en cas d'éligibilitéLes crédits disponibles pour les types de garantie répondant aux règles d'éligibilité pour le groupe d'avantages sociaux.Crédits en cas d'adhésionLes crédits disponibles si les membres du groupe d'avantages sociaux choisissent le type de garantie.Crédits en cas de refusLes crédits disponibles si les membres du groupe d'avantages sociaux refusent le type de garantie.Code de gainsLes codes de gain pour le type de garantie.
- Sélectionnez les compensations de déduction et leur priorité pour vous aider à compenser les coûts des régimes d'avantages sociaux avec des crédits. Envisagez de :OptionDescriptionType de garantieSélectionnez les types de garantie pour lesquels la caseCrédits variables pouvant être lettrésest cochée dans la tâcheMettre à jour les types de garantie d'avantages sociaux.Ordre de compensation des crédits d'avantages sociauxPour indiquer une priorité plus élevée, saisissez une valeur inférieure.
- (Facultatif) Sélectionnez les plans d'épargne retraite auxquels les employés peuvent cotiser. Envisagez de :OptionDescriptionType de garantieSélectionnez les types de garantie de retraite auxquels les employés peuvent cotiser pour les crédits restants.Ordre d'affichagePermet de définir l'ordre dans lequel les types de garantie s'affichent pour les employés pendant le processus d'adhésion.
- Mappez les régimes obsolètes aux nouveaux régimes.Utilisez l'ongletMappages des régimes d'avantages sociauxpour remplacer tous les régimes d'avantages sociaux obsolètes. Durant l'adhésion ouverte, Workday convertit les salariés au nouveau régime d'avantages sociaux. Conditions de réussite des conversions :
- Les cibles de la garantie des anciens régimes et des nouveaux régimes cible doivent être identiques aux régimes de santé/prévoyance et aux régimes d'avantages sociaux supplémentaires.
- Les cibles de la garantie d'assurance des deux régimes doivent être identiques.
- Les niveaux de garantie et le type de garantie de l'ancien régime d'assurance doivent correspondre au nouveau régime.
- Les personnes à charge des régimes de santé/prévoyance et d'assurance doivent répondre aux règles d'éligibilité du nouveau régime.
- Le type de cotisation salarié (% ou montant forfaitaire) aux régimes de retraite doit être identique.
- Les valeurs minimum et maximum des régimes de retraite doivent être identiques.
- La devise de l'ancien régime doit correspondre à celle du nouveau régime.
- Un événement d'adhésion aux avantages sociaux.
Bonne pratique :lorsqu'un régime d'avantages sociaux devient obsolète, vous pouvez cocher la caseNe pas utiliserdans la tâcheCréer un régime d'avantages sociauxpour masquer le régime dans toutes les invites Régimed'avantages sociaux.
- Testez les règles d'éligibilité de votre groupe d'avantages sociaux pour vous assurer que les employés sont affectés à un seul groupe.
- Associez les avantages sociaux à un régime d'avantages sociaux à l'aide de la tâcheCréer un régime d'avantages sociaux. Les employés d'un groupe d'avantages sociaux ne doivent pas tous être éligibles au même régime d'avantages sociaux. Vous pouvez définir des critères d'éligibilité au niveau du régime pour limiter certains régimes à des sous-groupes du groupe d'avantages sociaux plus grand.
- Activez la persistance des groupes d'avantages sociaux pour utiliser les informations d'éligibilité que Workday enregistre chaque jour. Vous pouvez cocher la caseUtiliser des groupes d'avantages sociaux persistantsdans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM. Les tâches Workday contrôlent fréquemment l'éligibilité, et l'utilisation de cette option peut améliorer les performances.