Étapes : définir le processus de gestion d'accueil et d'intégration
- Configurez le processus degestion Définition de l'accueil et de l'intégrationdans le domaine fonctionnel Onboarding.
- Sécurité : domaineBusiness Process AdministrationouManage: Business Process Definitionsdans le domaine fonctionnel System.
Vous pouvez lancer
le processus de gestion Accueil et intégration
pour les nouvelles embauches, les intervenants extérieurs et les employés existants, en utilisant la tâche Démarrer l'accueil et l'intégration
. Vous pouvez également lancer la tâche Démarrer l'accueil et l'intégration
comme un sous-processus des processus de gestion suivants :
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Changer d'emploi
- Embaucher un intervenant extérieur
- Embauche
- Démarrer le détachement à l'international
Vous pouvez configurer le tableau de bord
Accueil et intégration
avec des worklets, afin de communiquer les informations importantes à vos nouveaux employés et de les inviter à exécuter des tâches liées à leur accueil et intégration. Le processus de gestion Accueil et intégration
utilise la configuration de worklet de l'étape du processus de gestion Définition de l'accueil et
de l'intégration lorsque les deux étapes sont des sous-processus d'un événement d'affectation de personnel. Toutefois, lorsque vous lancez le processus Accueil et intégration
comme un processus de gestion autonome, Workday utilise les informations sur la définition issues du dernier événement finalisé de la section Définition de l'étape Définition de l'accueil et de l'intégration
.- Configurez le processus de gestionAccueil et intégration. Vous pouvez définir l'ordre d'affichage des étapes parallèles dansMes tâches.
- Ajoutez les étapesTâches.Ajoutez une ou plusieursTâchespour permettre aux employés de mettre à jour leurs données personnelles et leurs coordonnées. Vous pouvez combinerles tâches Modifier les coordonnées,Changement du nom,Changement du nom d'usageet Modificationdes données personnellesen une seule étape ou subdiviser les tâches en étapes distinctes parallèles.Vous pouvez identifier une tâche dans lemenu Mes tâchesd'un employé en saisissant un libellé dans le champLibellé de liste de vérification(exemple :Saisir les données personnelles).Voir Concept : étape Tâches.
- (Facultatif) Configurez des règles de condition pour ignorer les approbations lorsqu'un employé soumet des mises à jour de données personnelles ou de coordonnées sans apporter de modifications.
- (Facultatif) Configurez la conformité de l'éligibilité à l'emploi avec le formulaire I-9.
- Ajoutez l'étapeGérer l'affectation du formulaire I-9avant l'étapeFinaliser l'affectation du formulaire I-9.
- Ajoutez l'étapeFinaliser le formulaire I-9après l'étapede finalisationAccueil et intégration.
Workday ne lance pas l'étapeRemplir le formulaire I-9si l'étape Accueil et intégrationest un sous-processus du processus de gestionDémarrer le détachement à l'international. - Ajoutez l'étapeModifier les options d'avantages sociauxaprès l'étapede finalisationAccueil et intégration.
- Ajoutez des étapesÀ fairepour les autres tâches que vous souhaitez faire exécuter par les nouveaux employés embauchés.
- (Facultatif) Ajoutez le sous-processusModifier les permiscomme action pour que tous les processus de gestionModifier les identifiantssoient disponibles dans le cadre du processus de gestionAccueil et intégration. Mettez à jour la règle de sécurité du sous-processusModifier les permisavant de l'ajouter.
- (Facultatif) Ajoutez l'étapeRéviser les documents.Cette dernière permet aux employés d'accuser réception des documents, de les signer électroniquement ou de les télécharger. Vous pouvez inclure plusieurs documents dans une seule étape ou ajouter des étapes séparées pour un suivi plus précis. Vous pouvez contrôler l'accès aux documents en créant des segments de sécurité qui limitent les catégories de document visibles par un rôle.
- (Facultatif) Sélectionnez dans le menu des actions associées de l'étape du processus de gestion.Lorsque vous autorisez les candidats en cours d'embauche à exécuter les étapes du processus Accueil et intégration avant leur date de début, ajoutez un report d'étape aux étapes que les employés finalisent après leur date de début.Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Administration des processus de gestion
- Manage: Business Process Definitions
- (Facultatif) Créez des notifications personnalisées.Définissez des notifications d'e-mail Accueil et intégration aux adresses e-mail personnelles ou professionnelles.Vous pouvez remplacer le modèle d'e-mail. Si vous utilisez Notification Designer, vous pouvez créer un modèle et l'activer pour la catégorie de notificationProcessus de gestion personnalisé. Vous pouvez utiliser le modèle de notification pour envoyer des notifications lorsque vous utilisez le processus de gestionAccueil et intégration.
- Ajoutez les actionsDéfinition de l'accueilet del'intégration et Accueil et intégrationà vos processus de gestion existantsEmbaucher,Embaucher un intervenant extérieur,Ajouter un emploi supplémentaire,Changer d'emploiouDémarrer le détachement à l'international.Lorsque vous ajoutez les actionsDéfinition de l'accueil et de l'intégration et Accueil et intégrationà vos processus de gestion existants, tenez compte des éléments suivants :
- L'étapeDéfinition de l'accueil et de l'intégrationdoit précéder l'étapeAccueil et intégration.
- L'actionAccueil et intégrationdoit intervenir après l'étape de finalisation et l'étapeCréer un compte Workday.
- N'affectez aucun groupe de sécurité à l'actionAccueil et intégration. Workday sécurise chaque étape du processus de gestionAccueil et intégrationséparément.
- Sila tâche Modifier les options d'avantages sociauxfait partie du processus de gestionAccueil etintégration, supprimez-la des processus de gestionEmbaucheretEmbaucher un intervenant extérieur.
- Siles étapes Modification des données personnellesetAccueil et intégrationfont toutes les deux partie des processus de gestionEmbaucherouEmbaucher un intervenant extérieur, ne les exécutez pas simultanément.
- Vous pouvez configurer différentes définitions du processus de gestionAccueil et intégrationpour les processus suivants :Ajouter un emploi supplémentaire,Embaucher un intervenant extérieur,Changer d'emploi,Embaucheretle processus de gestionautonome Accueil et intégration.
Si vous incluez une étape
Tâches
au processus Accueil et intégration
, fournissez des instructions personnalisées pour permettre aux employés de mettre à jour leur nom, leurs données personnelles et leurs coordonnées. Utilisez le rapport Afficher un modèle de processus de gestion
pour remplacer le texte d'aide par défaut de chaque section. Vous pouvez consulter l'onglet Sécurité de la tâche
de ce rapport pour garantir la synchronisation des règles de sécurité de votre processus de gestion avec celles du domaine.