Concept : conditions des étapes
Une condition fait partie d'une étape d'un processus de gestion et se compose d'une ou de plusieurs règles. Lorsque la condition consiste en plusieurs règles et que l'une d'entre elles est fausse, la condition entière est fausse.
Les conditions ne sont pas évaluées lorsqu'un processus de gestion s'exécute à partir d'un service web ou d'un EIB et qu'il est défini pour se terminer automatiquement.
Vous pouvez éventuellement définir des conditions d'entrée pour toutes les étapes, à l'exception des étapes
de lancement
. Pour les étapes Chaîne d'approbation
et Chaîne d'approbation groupée
, vous pouvez également définir des conditions d'exécution et des conditions de sortie pendant l'exécution. En outre, les étapes de lancement
et les étapes d'action
peuvent également inclure des conditions de validation dans lesquelles vous définissez le niveau de gravité de la validation en empêchant la sortie d'une étape ou en l'autorisant à se poursuivre.Pour ajouter ou modifier la condition associée à une étape du processus de gestion, sélectionnez dans le menu des actions associées du processus de gestion, puis sélectionnez dans le menu des actions associées de l'étape souhaitée.
Vous ne pouvez pas effectuer cette action sur la page
Modifier une définition de processus de gestion
d'un processus de gestion.Pour le reporting d'audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Cela vous permet de suivre et de générer des rapports sur les modifications de la configuration d'un processus de gestion dans votre environnement client, par exemple l'ajout de conditions à une étape de processus de gestion. Lorsque vous ajoutez une condition d'étape à une étape, une entrée de piste d'audit est créée dans le
Rapport de piste d'audit
. Il est possible que des entrées supplémentaires s'affichent dans le rapport pour chaque étape à laquelle vous ajoutez une condition d'étape.Workday vous invite à sélectionner une date d'effet pour la condition d'étape. La date d'effet par défaut est la date du jour.
Si vous supprimez des règles de condition alors qu'il existe des événements lancés, celles-ci se déclenchent toujours. Cependant, les règles de condition ne se déclenchent pas pour de nouveaux événements. La date d'effet que vous avez indiquée dans la tâche
Mettre à jour les conditions des étapes
est respectée. Exemple : vous retirez une règle de condition d'une étape Action
dont la date d'effet est le 19/01/2024. Workday ne déclenche pas la règle de condition pour les événements lancés à partir du 19/01/2024 dans le fuseau horaire de l'environnement client.Vous pouvez également sélectionner un
Fuseau horaire
pour la condition d'étape uniquement si vous cochez la case Fuseau horaire pour la configuration du processus de gestion
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - système
. Le fuseau horaire par défaut est le fuseau horaire actuel de l'utilisateur.Sélectionnez l'option
Fuseau horaire pour la configuration du processus de gestion
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - système
pour remplacer le fuseau horaire par défaut dans une condition d'étape. Lorsque vous saisissez :
- La date du jour dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent immédiatement effet. Les utilisateurs dans d'autres fuseaux horaires voient immédiatement les modifications.
- Une date future dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet à minuit à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs d'autres fuseaux horaires voient les changements à la date et à l'heure correspondantes dans leurs fuseaux horaires.Exemple : il est 9:00 AM PST le 22/01/2024. Dans la définition d'un processus de gestion, son administrateur accède à la tâcheMettre à jour les conditions des étapespour retirer une condition d'entrée à une étaped'approbation. L'administrateur du processus de gestion sélectionne :
- 2024-01-24 dans le champDate d'effet.
- heure standard de Singapour (SST) dans le champFuseau horaire.
La règle de condition de l'étapeApprobationne se déclenche pas pour les nouveaux événements commençant à minuit SST le 24/01/2024. - Une date passée dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs d'autres fuseaux horaires voient les changements à la date et à l'heure correspondantes dans leurs fuseaux horaires.
Conditions de validation
Les étapes
de lancement
et les étapes d'action
peuvent être associées à une condition de validation. L'action associée Mettre à jour les conditions des étapes
vous permet de définir l'une des gravités suivantes dans une condition de validation :
- Avertissement: lorsqu'une règle de condition est vraie, Workday affiche l'erreur et vous pouvez toujours passer à l'étape suivante du processus de gestion, même si l'étape contient des erreurs.
- Critique: lorsqu'une règle de condition est vraie, la sortie de l'étape est bloquée. Vous ne pouvez pas passer à l'étape suivante du processus de gestion tant que les erreurs de validation n'ont pas été corrigées. Workday définit par défaut la condition de validation surCritique.
Lorsque vous configurez une condition de validation, la colonne
Validation
de la définition du processus de gestion affiche le nom de la règle de condition et indique si elle est Critique
ou Avertissement
.Lorsque toutes les conditions sont fausses, l'étape quitte et le processus se poursuit.
Les conditions de validation sont uniquement disponibles aux étapes
de lancement
lorsque la possibilité de rectifier le processus de gestion associé est intégrée à l'étape ou au processus de gestion prédéfini par Workday. Cette aptitude est obligatoire pour renvoyer l'étape dans le menu Mes tâches de l'utilisateur lorsqu'une condition de validation est remplie.Pour ajouter une condition de validation à une étape
d'Action
, vous devez ajouter la condition de validation directement à l'étape de lancement
de la définition du processus de gestion associée à cette étape d'Action
.Dans une étape
Action
, vous pouvez cocher la case Activer les conditions de validation pour Ajouter des approbateurs
dans la tâche Mettre à jour les conditions des étapes
. Lorsque vous cochez la case Activer les conditions de validation pour ajouter des approbateurs
dans l'étape Action
et que l'une des conditions de validation est vraie, Workday déclenche des messages de validation lorsqu'un évaluateur ajoute des approbateurs et clique sur Approuver et Envoyer aux approbateurs
dans l'élément Mes tâches. Lorsque la condition de validation est :
- Niveaucritique, Workday n'ajoute pas d'approbateurs supplémentaires et l'événement a le statutEnregistré pour plus tard. Le chargé de révision ne pourra pas ajouter d'approbateurs à l'étapeActiontant qu'il n'aura pas corrigé les erreurs de validation. Une fois que l'évaluateur a corrigé les données et cliqué surApprouver et Envoyer aux approbateurs, Workday réévalue la condition de validation. Si la condition de validation est fausse, Workday continue d'ajouter des approbateurs supplémentaires à l'étape.
- Le niveau de gravitéde l'avertissement, Workday affiche le message d'avertissement et le chargé de révision peut toujours ajouter des approbateurs à l'étapeAction. Lorsque le message d'avertissement est déclenché, le chargé de révision doit ajouter à nouveau l'approbateur et cliquer surApprouver et Envoyer aux approbateurs. Workday ajoute ensuite l'approbateur supplémentaire à l'étape et le workflow se poursuit.
Lorsque vous cochez la case
Activer les conditions de validation pour les approbateurs supplémentaires
dans une étape de l'action
déjà en cours, Workday ne déclenche pas de conditions de validation à l'étape lorsqu'un évaluateur ajoute des approbateurs supplémentaires à l'étape.Pour déterminer si un processus de gestion ou une étape peut être révisé, exécutez le rapport
Options de configuration des processus de gestion
:
- Si la colonneOptions d'approbationinclutRenvoyer, le processus de gestion peut être révisé et vous pouvez configurer une condition de validation à l'étapede lancement.
- Si la colonneOptions sur Enregistrerde la sectionActions autoriséesinclutRenvoyer, l'étape peut être révisée et vous pouvez configurer une condition de validation pour cette étape.
Les rôles autorisés à lancer un processus de gestion qui utilise un modèle défini (tel que
Changer d'emploi
) doivent également disposer de l'autorisation Afficher tout dans la règle de sécurité du processus de gestion pour garantir que Workday évalue les conditions de validation.Conditions d'entrée
Une condition d'entrée peut être définie pour tous les types d'étape, à l'exception des étapes
de lancement
. Si la condition est vraie, l'étape s'exécute. Si la condition est fausse, l'étape est ignorée. Certaines étapes de définition de processus de gestion
comportent des conditions d'entrée fournies par Workday pour les étapes
Action
, que vous ne pouvez pas modifier. Vous pouvez toutefois spécifier des conditions d'entrée supplémentaires pour ces étapes. Les conditions de Workday et vos conditions sont évaluées lors de l'exécution du processus de gestion. Workday ignore les étapes qui ne satisfont pas à toutes les conditions d'entrée. Lorsqu'un service web automatise un processus de gestion, comme le téléchargement d'une feuille de calcul EIB, Workday ignore automatiquement les étapes
d'approbation
, mais continue d'évaluer les règles de condition d'entrée pour les étapes d' intégration
, les étapes de service
et les étapes d'action
qui lancent des sous-événements.Conditions pendant l'exécution
Seules les étapes
Chaîne d'approbation
et Chaîne d'approbation groupée
peuvent avoir une condition d'exécution. Cette condition fonctionne comme une condition d'entrée pour chaque périmètre d'approbation de la chaîne. Il compare l'approbateur suivant à une valeur et, si la condition est vraie, l'étape est routée à ce niveau d'approbation. Si la condition est fausse, il ignore le niveau d'approbation actuel et passe à l'évaluation du niveau d'approbation suivant dans la chaîne.
Lorsque vous utilisez le type d'étape Chaîne
d'approbation
ou Chaîne d'approbations groupées
pour un employé avec plusieurs responsables pour un seul poste, Workday sélectionne au hasard une personne dans un niveau et vérifie la condition lors de l'exécution pour voir si cette personne remplit la condition. Si la personne du niveau satisfait à la condition, l'étape lui est routée. Toutefois, si la personne sélectionnée au hasard ne satisfait pas à la condition, Workday marque tous les éléments de ce niveau comme non requis et passe au niveau suivant. Avant de passer au périmètre suivant, Workday vérifie la condition de sortie. Dans les scénarios où la condition de sortie n'est pas encore remplie, Workday continue de progresser dans la chaîne. Si une personne à l'étape précédente remplit la condition de sortie, la chaîne d'approbation quitte la chaîne d'approbation.Workday recommande de ne pas configurer de condition pendant l'exécution lorsque plusieurs responsables sont associés à une chaîne d'approbation.
Vous pouvez utiliser des champs calculés dans une règle de condition lors de l'exécution pour déterminer l'approbateur suivant dans la chaîne d'approbation lorsqu'il s'agit d'une étape en cours.
Lorsque vous appliquez également des restrictions de routage à une étape, cela peut réduire le nombre d'approbateurs possibles évalués par la condition d'exécution. Workday évalue d'abord la condition lors de l'exécution dans chaque périmètre d'approbation. Si la condition pendant l'exécution est remplie, nous continuons d'évaluer la restriction de routage.
La condition lors de l'exécution vérifie un niveau d'approbation, même si vous avez défini une restriction de routage pour exclure les approbateurs précédents.
Exemple : une étape
de chaîne d'approbation
comporte une condition pendant l'exécution pour vérifier un responsable et une restriction de routage pour exclure les approbateurs précédents. Betty, responsable, approuve l'étape dans un niveau d'approbation précédent. Dans un périmètre suivant, Betty est également une approbateur. La condition lors de l'exécution évalue toujours ce niveau d'approbation, même si la restriction de routage consiste à exclure les approbateurs précédents. L'étape devient non affectée s'il n'y a personne d'autre au niveau d'approbation à approuver, à l'exception de Betty.Conditions de sortie
Seules les étapes
Chaîne d'approbation
et Chaîne d'approbation groupée
peuvent avoir une condition de sortie. Pour ces étapes, cette condition évalue l'approbateur qui vient de finaliser ce niveau de la chaîne et, si la condition est vraie, l'étape disparaît. Tout comme la condition lors de l'exécution, une condition de sortie fonctionne également pendant l'exécution de la
chaîne d'approbation
ou de la chaîne d'approbation groupée
. La différence est que lorsque la condition est remplie, la condition de sortie quitte l'étape ; Lorsque la condition pendant l'exécution n'est pas remplie, il passe au niveau suivant de la chaîne.En commençant par le deuxième niveau d'approbation, Workday évalue la condition de sortie à chaque niveau, y compris les niveaux d'approbation qui sont ignorés en raison des restrictions de routage et des conditions pendant l'exécution qui pourraient être configurées à l'étape.
Lorsque la condition de sortie n'est jamais remplie, l'étape
Chaîne d'approbation
ou Chaîne d'approbations groupées
disparaît après avoir atteint l'approbateur le plus élevé dans la hiérarchie managériale.