Éléments de définition : suivi des projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du suivi des projets. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le suivi des projets vous donne accès à un ensemble limité de fonctionnalités de Workday Projects et vous permet de créer des projets spécialement pour le suivi des temps et des frais.
Nous vous recommandons d'utiliser le suivi des projets si vous n'avez pas besoin de :
- Créer des projets facturables.
- Créer des projets d'investissement.
- Utiliser la gestion de ressources avancée.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez utiliser le suivi des projets pour enregistrer, gérer et générer des rapports sur les frais et les temps passés sur vos projets.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser le suivi des projets pour :
- Créer et gérer des projets.
- Assurer le suivi du travail avec des plans de projet.
- Affecter des employés à des projets avec des plans de ressources.
- Déclarer et assurer le suivi des temps saisis pour les projets et générer des rapports connexes (Workday Time Tracking uniquement).
- Assurer le suivi des frais liés aux projets et générer des rapports connexes (Workday Expenses uniquement).
Questions à se poser
Objets | Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|---|
Codes de projet | Souhaitez-vous utiliser un format personnalisé pour vos codes de projet ? | Vous pouvez définir un format personnalisé pour les codes de projet dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . |
Création de projets | Comment allez-vous définir les valeurs des champs communs à vos projets ? | Afin de garantir la cohérence et réduire la quantité de données à saisir, vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour définir les valeurs des champs de projet :
Les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner ces valeurs lorsqu'ils créent ou mettent à jour un projet. |
Création de projets | Comment souhaitez-vous que les utilisateurs créent de nouveaux projets ? | Vous pouvez considérablement simplifier le processus de création d'un nouveau projet en permettant aux utilisateurs de copier des projets existants. Pour activer cette fonctionnalité, configurez l'action de lancement Copier un projet dans la règle de sécurité du processus de gestion Créer un projet . |
Plans de ressources | Comment souhaitez-vous créer des plans de ressources ? | Lorsque vous créez un plan de ressources pour une hiérarchie de projets, tous les projets qui partagent la même hiérarchie héritent du même plan de ressources. Utilisez cette méthode pour faire gagner du temps à vos utilisateurs si les projets d'une même hiérarchie utilisent toujours le même plan de ressources. Lorsque vous créez un plan de ressources pour un projet individuel, seul ce projet utilisera le plan de ressources. Utilisez cette méthode si vos plans de ressources diffèrent d'un projet à l'autre. |
Plans de ressources | Comment souhaitez-vous définir les catégories de rôles dans les projets ? | Si vous indiquez des valeurs de Catégorie de rôle dans le projet , les responsables de projet pourront organiser les rôles au niveau des lignes du plan de ressources. |
Plans de ressources | Souhaitez-vous exiger une approbation manuelle pour la création ou la modification de lignes de plan de ressources ? | Les responsables de projet et gestionnaires de ressources peuvent approuver manuellement les modifications apportées aux lignes du plan de ressources. Pour activer le processus d'approbation, configurez le processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . |
Plans de ressources | Comment souhaitez-vous recueillir les données des plans de ressources propres à votre organisation ? | Vous pouvez configurer des objets personnalisés pour étendre Workday et ainsi répondre à vos besoins spécifiques en matière de plans de ressources. |
Ressources du projet | Comment souhaitez-vous gérer les approbations pour les nouveaux employés de projet ? | Les responsables de projet et gestionnaires de ressources peuvent approuver manuellement les employés lorsqu'ils ont de nouvelles affectations de projet. Pour activer le processus d'approbation, définissez le processus de gestion Demander un employé . |
Ressources du projet | Utiliserez-vous des viviers de ressources dynamiques pour gérer vos groupes d'employés et simplifier l'affectation de personnel aux projets ? | Les viviers de ressources dynamiques permettent aux responsables d'associer des groupes d'employés à des projets en fonction de qualifications d'employé prédéfinies. Ils peuvent :
Les employés de projet faisant partie des viviers de ressources dynamiques peuvent saisir les temps et les frais associés à leurs affectations de projet. |
Saisie des temps Pour Workday Time Tracking uniquement. | Souhaitez-vous permettre aux employés d'enregistrer leurs temps pour n'importe quel projet ou uniquement pour ceux qui leur sont affectés ? | Vous pouvez autoriser les employés de projet à déclarer des temps sur n'importe quel projet sans qu'ils soient affectés à un plan de ressources. Utilisez le modèle de saisie des temps pour activer cette fonctionnalité. Sinon, vous devrez affecter les employés du projet à un plan de ressources pour qu'ils puissent enregistrer leurs temps sur le projet. |
Saisie des temps Pour Workday Time Tracking uniquement. | Quelle fenêtre de temps souhaitez-vous mettre à disposition des employés pour enregistrer leurs temps sur un projet ? | Les employés associés à un plan de ressources peuvent enregistrer leurs temps sur un projet ou sur une tâche de projet. Workday utilise automatiquement les dates de début et de fin de projet comme fourchette de dates. Vous pouvez configurer une fourchette de dates plus étroite pour l'enregistrement de leurs temps par les employés dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances , à l'aide des dates indiquées dans les éléments suivants :
Vous pouvez utiliser plusieurs sources pour restreindre davantage la fourchette de dates. Les employés pourront déclarer des heures uniquement sur des périodes pendant lesquelles les fourchettes de dates sélectionnées se chevauchent. |
Frais Pour Workday Expenses uniquement. | Souhaitez-vous que les employés de projet puissent uniquement sélectionner les projets auxquels ils sont affectés dans leurs notes de frais ? | Vous pouvez limiter les worktags de projet que les employés peuvent sélectionner lorsqu'ils créent ou modifient une note de frais. Pour que les employés ne puissent sélectionner que les worktags associés à leurs affectations de projet, configurez la section Options des frais dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . |
Recommandations
Nous vous recommandons d'effectuer les actions suivantes :
- Configurez le processus de gestionCréer un projetpour permettre aux utilisateurs de copier des projets et ainsi réduire le temps passé à saisir des données.
- Créez vos plans de ressources au niveau de la hiérarchie de projets lorsque les projets d'une même hiérarchie utilisent le même plan de ressources. Cette configuration permet de :
- Réduire le temps passé à saisir des données.
- Garantir la cohérence.
- Éviter les erreurs.
- Configurez des viviers de ressources dynamiques pour simplifier l'affectation de personnel aux projets.
Actions requises
- Activez le domaine fonctionnel Project Tracking.
- Créez des hiérarchies de projets.
Limites
Le suivi des projets comporte un sous-ensemble limité de fonctionnalités de Workday Projects. Vous ne pouvez pas :
- Créer des projets facturables.
- Créer des projets d'investissement.
- Utiliser le rapport Rechercher un employé pour affecter du personnel à vos projets.
- Affecter des employés à des tâches de projet.
- Créer des prévisions de ressources.
- Créer des taux de coût de main-d'œuvre ou déterminer les coûts de la main-d'œuvre pour un projet.
- Créer des budgets de projet.
- Facturer les clients.
Définition de l'environnement client
Accédez aux sections
Projets
et Frais
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
pour afficher les options de configuration de l'environnement client spécifiques aux projets.Selon la façon dont vous configurez le suivi des projets dans Workday, vous pouvez :
- Créer un format personnalisé pour vos codes de projet.
- Limiter la fourchette de dates dans laquelle les employés de projet peuvent enregistrer les heures travaillées sur un projet.
- Empêcher les employés de sélectionner des worktags de projet autres que ceux associés aux plans de ressources qui leur sont affectés. Cette restriction garantit que les employés sélectionneront les projets appropriés pour leurs notes de frais.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent modifier les processus de gestion suivants :
|
Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer les processus de gestion suivants :
|
Set Up: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Super domaine pour les domaines Set Up dans le domaine fonctionnel Project Tracking.Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer des projets. |
Set Up: Period Schedule dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer et gérer les calendriers de périodes de paie des projets. |
Set Up: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer la configuration des données détaillées des projets, notamment les phases et les tâches. |
Set Up: Risk and Priorities dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer les risques et les priorités d'un projet. |
Set Up: Dynamic Resource Pool dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent utiliser des tâches et des rapports pour créer, modifier, supprimer et afficher des viviers de ressources dynamiques. |
Manage: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Super domaine pour les domaines Manage dans le domaine fonctionnel Project Tracking. Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer des projets. |
Manage: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer et afficher les projets existants. Vous pouvez contrôler l'accès aux plans de projet et aux plans de ressources via leurs domaines respectifs. |
Manage: Project Plan dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer et afficher les informations sur les plans de projet, notamment compris l'affectation des ressources aux tâches de plan de projet. |
Manage: Project Custom Task Name dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent modifier et afficher les informations sur les noms de tâche personnalisés. |
Manage: Project Resource dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer et afficher les plans de ressources de projet. |
View: Project dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent afficher les projets. |
Worker Data: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder aux informations de suivi de projet d'un employé. Ces informations comprennent les rôles de l'employé de projet ainsi que les informations sur le projet dans le profil de l'employé. |
Pour garantir un accès approprié, révisez les activités et rôles suivants des membres de l'équipe :
Rôles de sécurité des domaines | Responsabilités |
|---|---|
Administrateur du suivi des projets |
|
Administrateur Time Tracking | Définit la saisie des temps de projet dans Workday Time Tracking. |
Responsable de projet |
|
Employé de projet | Saisit les heures travaillées dans Workday Time Tracking en sélectionnant un projet ou une tâche de plan de projet. |
Spécialiste de la saisie des données de frais | Marque les frais à l'aide de worktags pour les projets, phases de projet et tâches de projet. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ligne du plan de ressources du projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux responsables de projet de :
Contient une règle de sécurité qui vous permet d'ouvrir les approbations à différents groupes de sécurité. Vous pouvez également définir que l'avancement à l'étape suivante relève de l'administrateur du processus de gestion. |
Demander un employé dans le domaine fonctionnel Projects. | Permet de modifier les affectations d'employés. Ce processus de gestion est un sous-processus obligatoire du processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . |
Créer un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux administrateurs de suivi des projets de :
Permet aux responsables de projet de :
|
Modifier un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux responsables de projet de :
|
Reporting
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des projets
| Utilisez ce rapport pour rechercher des projets existants. |
Mes projets
| Utilisez ce worklet pour afficher les projets que vous utilisez le plus fréquemment. |
Afficher un projet
| Utilisez ce rapport composite comme point d'accès central pour afficher et modifier les informations sur les projets existants. |
Afficher la chronologie d'un plan de projet
| Utilisez ce rapport pour afficher le calendrier des phases et tâches du projet par :
|
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Hiérarchies de projets de premier niveau dans l'objet de gestion Hiérarchie de projets.
- Hiérarchies de projets dans l'objet de gestion Hiérarchie de projets.
- Rôles dans le projet dans l'objet de gestion Rôle dans le projet.
- Phases du plan de projet dans l'objet de gestion Phase du plan de projet.
- Tâches du plan de projet dans l'objet de gestion Tâche de plan de projet.
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Projects
| Extrait les projets avec toutes leurs données détaillées associées, et notamment :
|
Get Projects without Dependencies
| Extrait les projets sans le plan de ressources ou les champs Groupes de projets et Dépendances .Vous pouvez extraire :
À utiliser uniquement pour les migrations de données. |
Submit Project
| Crée un événement de projet et le soumet pour approbation via le processus de gestion Créer un projet . Après approbation, Workday crée le nouveau projet. |
Get Project Phases
| Extrait les phases de projet. |
Put Project Phase
| Ajoute et met à jour des phases de projet. |
Get Project Role Categories
| Extrait les catégories de rôle dans le projet, et notamment :
|
Put Project Role Category
| Ajoute et met à jour des catégories de rôle dans le projet. |
Get Resource Plans
| Extrait les données des plans de ressources et des lignes de plan de ressources. |
Soumettre le plan de ressources
| Envoie les données relatives aux plans de ressources et aux lignes de plan de ressources via le processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . Après approbation, Workday met à jour les plans de ressources et les lignes de plan de ressources. |
Get Project Worker Roles
| Extrait les rôles des employés de projet, et notamment :
|
Put Project Worker Role
| Ajoute et met à jour les rôles des employés de projet. |
Get Project Plans
| Extrait les plans de projet. |
Put Project Plan
| Ajoute et met à jour les plans de projet. |
Get Project Tasks
| Extrait les tâches de projet. |
Put Project Task
| Ajoute et met à jour les tâches de projet. Tous les noms de tâche doivent être uniques, pas seulement les codes. |
Get Period Schedules
Pour Workday Time Tracking uniquement. | Extrait les périodes pour la saisie des temps. |
Put Period Schedule
Pour Workday Time Tracking uniquement. | Ajoute et met à jour les périodes pour la saisie des temps. |
Relations et interactions
Le suivi des projets interagit avec les autres domaines suivants dans Workday :
- Les responsables affectent des employés de Core HCM à leurs projets.
- Les employés de projet peuvent utiliser Workday Time Tracking pour saisir leurs heures passées sur des projets.
- Les responsables et les employés de projet peuvent utiliser Workday Expenses pour suivre les frais liés aux projets.
- Les administrateurs peuvent utiliser Workday Time Tracking pour spécifier les calendriers de périodes des projets.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.