Éléments de définition : créer des projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration de la façon dont les utilisateurs doivent créer et modifier des projets. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Ce que c'est
La création de projets vous permet de planifier et de suivre les heures passées sur les projets au sein de votre organisation. Vous pouvez créer les types de projet suivants :
- Des projets de basequi fonctionnent uniquement comme des worktags sur les transactions financières et les écritures de paie.
- Des projets facturablesqui incluent des contrats clients, des factures et la facturation.
- Des projets d'investissementqui comportent des transactions de coûts permettant de gérer les coûts du projet en tant qu'immobilisations à long terme.
- Des projets non facturablesqui sont des projets internes qui ne facturent pas les clients.
- Des projets liés à une opportunitéqui sont des opportunités de vente que vous pouvez convertir ultérieurement en projet.
Avantages pour l'entreprise
Workday limite la saisie des données en vous permettant de :
- Copier les données d'un projet existant.
- Utiliser des modèles pour renseigner les informations usuelles sur le projet.
- Copier les données à partir d'une idée.
Workday rationalise également la maintenance des projets en permettant aux responsables de projet de :
- Mettre à jour des projets existants.
- Approuver les nouveaux projets et les projets mis à jour.
- Générer des brouillons de contrats clients.
Cas d'utilisation
- Créer des modèles pour des projets similaires afin de réduire les efforts, de garantir la cohérence et d'éviter les erreurs.
- Définir Workday pour générer un brouillon de contrat client à partir d'un modèle après l'approbation d'un projet facturable par un responsable.
- Créer de nouveaux projets.
- Créer de nouveaux projets à partir d'idées approuvées.
- Copier des projets existants.
- Mettre à jour des projets existants.
- Approuver les modifications apportées aux projets.
- Convertir des projets de base en projets parfaitement définis.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous besoin de projets qui fonctionnent uniquement comme des worktags ? | Vous pouvez créer des projets de base à utiliser comme worktags sur les transactions financières et les écritures de paie. |
Comment voulez-vous configurer les modèles pour vos projets ? | Vous pouvez créer des modèles pour des types de projet similaires afin de renseigner les informations communes que la plupart des utilisateurs doivent saisir.
Dans le modèle de projet, vous pouvez simplifier davantage la création de projet en associant les modèles supplémentaires suivants :
|
Voulez-vous utiliser un format spécifique pour le code du projet ? | Vous pouvez définir un format personnalisé pour les codes de projet dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . |
Comment voulez-vous assurer la cohérence entre les projets ? | Pour garantir la cohérence, vous pouvez définir des valeurs communes pour les champs de projet. Les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner ces valeurs prédéfinies lorsqu'ils créent ou mettent à jour un projet. |
Comment voulez-vous créer de nouveaux projets ? | Vous pouvez simplifier le processus de création d'un nouveau projet en permettant aux utilisateurs de copier des projets existants. Les utilisateurs peuvent copier la plupart des informations transférables sur le projet. Exemple : worktags, plans de projet et plans de ressources.
Vous pouvez également autoriser les utilisateurs à créer de nouveaux projets à partir d'une idée approuvée. Ce type de création de projet inclut les informations que vous définissez dans l'idée. Pour activer ces fonctionnalités, configurez les actions de lancement Copier un projet et Créer un projet à partir d'une idée dans la règle de sécurité du processus de gestion Créer un projet . |
Comment souhaitez-vous créer vos contrats clients ? | Vous pouvez simplifier le processus de création des contrats clients en configurant Workday de façon à ce qu'il génère un brouillon de contrat client après l'approbation du projet.
Pour activer cette fonctionnalité, ajoutez l'étape de service Créer un contrat client dans le processus de gestion Créer un projet une fois le processus de gestion terminé. |
Quels liens externes les utilisateurs doivent-ils ajouter à leurs projets ? | Vous pouvez permettre aux utilisateurs d'ajouter des liens externes vers leurs projets en configurant des URI qui :
Avant de commencer, déterminez les liens externes que votre organisation approuve pour l'utilisation du projet. |
Recommandations
Créez des modèles pour renseigner les champs avec des informations communes à tous vos projets. Vous pouvez également associer vos modèles de projet aux modèles suivants :
- Plans de projet.
- Plans de ressources.
- Ressources de tâches.
- Contrats clients.
Configurez le processus de gestion
Créer un projet
pour copier des projets.Configurez le processus de gestion
Créer un projet
pour générer un brouillon de contrat client à partir d'un modèle de projet facturable.Conditions
Créez des hiérarchies de projets pour votre organisation avant d'autoriser les utilisateurs à créer des projets.
Restrictions
Vous pouvez uniquement :
- Ajoutez des modèles de contrat client aux projets facturables.
- Générer des brouillons de contrats clients pour les projets facturables que vous associez à des modèles de contrat client.
Définition de l'environnement client
Pour créer des formats personnalisés pour vos codes de projet, vous pouvez configurer l'option
Générateur d'identifiants pour les projet
dans la section Projets
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - Security dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs peuvent activer les liens externes sur les projets et spécifier les URI. |
Business Process Administration dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent modifier les processus de gestion Créer un projet et Modifier un projet . |
Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent gérer les processus de gestion Créer un projet et Modifier un projet . |
Manage: Initiatives dans le domaine fonctionnel Projects | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des degrés d'importance. |
Manage: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent :
|
Set Up: Basic Project Worktag dans les domaines fonctionnels Common Financial Management et Worktags | Les utilisateurs peuvent créer des projets de base à utiliser comme worktags. |
Set Up: Project dans le domaine fonctionnel Projects | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des modèles de projet. |
Set Up: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent créer et gérer :
|
Set Up: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent :
|
Set Up: Risk and Priorities dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent créer et gérer :
|
Garantissez un accès approprié aux rôles de sécurité suivants :
Rôles de sécurité des domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur de projet |
|
Responsable de projet |
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Créer un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Permet aux administrateurs de projet de :
Permet aux responsables de projet de :
|
Modifier un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Permet aux responsables de projet de :
|
Reporting
Les responsables de projet peuvent consulter le rapport
Rechercher des projets
pour rechercher des projets existants.Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Projects
| Récupère les projets correspondant à vos critères spécifiques.
Vous pouvez demander des critères de projet pour une seule transaction en fonction de la valeur de référence, ou récupérer toutes les transactions si vous ne spécifiez aucun critère. |
Soumettre un projet
| Crée un projet et le soumet pour approbation via le processus de gestion Créer un projet . |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Contrats clients | Lorsque vous définissez des modèles de projet pour vos contrats clients, les responsables de projet peuvent les sélectionner lorsqu'ils créent des projets facturables. Vous pouvez activer le processus de gestion Créer un projet pour générer un brouillon de contrat après l'approbation du projet. |
Services CPQ | Vous pouvez configurer Services CPQ pour automatiser la création d'un projet à partir d'un devis. Vous pouvez configurer les processus de gestion Événement de devis pour créer un projet lié à une opportunité à partir d'un devis principal approuvé, puis configurer le processus de gestion Événement lié à une opportunité pour le convertir en projet.
Voir Services CPQ. |
Gestion des temps | Vous pouvez configurer les dates de début et de fin du projet. Cette plage de dates définit la fourchette de dates initiale au sein de laquelle les employés du projet peuvent déclarer le temps passé sur le projet ou les tâches du projet. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.