Ajuster des factures fournisseurs
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié aux factures fournisseurset la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- Créez des motifs d'ajustement de facture dans la tâcheMettre à jour les motifs d'ajustement des factures.
- Pour créer des ajustements de factures fournisseurs à partir des retours aux fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de retour au fournisseuravec l'actionCréer un ajustement de facture fournisseur à partir d'un retouraprès l'étape de finalisation.
Pour augmenter ou diminuer le montant dû à un fournisseur, vous pouvez créer un ajustement de facture fournisseur. Un ajustement est une nouvelle transaction, avec son propre numéro de document, distincte mais liée à la facture d'origine. Les ajustements sont des notes de débit et de crédit.
- (Facultatif) Pour utiliser la date d'approbation comme date comptable sur vos factures clients et vos ajustements ou pour trier les numéros de séquence des documents par date comptable, accédez à la tâcheModifier les données comptables d'une unité légaleet sélectionnez l'optionFacture fournisseurdans l'inviteAutoriser la comptabilisation par date d'approbation..Sécurité : domaineSet Up: Company Accountingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- Accédez à la tâcheCréer un ajustement de facture fournisseurou sélectionnezCréer un ajustementdans le menu des actions associées de la facture fournisseur.Lorsque vous utilisez l'action associéeCréer un ajustement, Workday associe les lignes d'ajustement de facture aux éléments suivants :
- Bon de commande initial.
- Réception.
- Facture fournisseur de référence.
- Contrat fournisseur.
Vous pouvez créer des ajustements de facture fournisseur à partir d'une seule facture fournisseur ou d'un seul retour. Vous ne pouvez pas référencer des lignes de documents d'achat distincts.Les ajustements de facture fournisseur autonomes créés directement dans la tâcheCréer un ajustement de facture fournisseurn'entraînent pas la mise à jour de la comptabilité des engagements. - Pour la sectionInformations sur l'ajustement de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Choix de la date comptableLa date de remplacement que vous saisissez doit se situer dans une période comptable ouverte.Ce champ s'affiche lorsque vous définissez la tâcheModifier les données comptables d'une unité légale.Exemple : vous fournissez un service, mais vous ne créez pas la facture avant la période comptable suivante. Vous pouvez sélectionner la date du service comme date comptable de remplacement.Montant total de contrôleSaisissez cette valeur si vous connaissez l'ajustement total. Ce montant garantit que le total calculé duMontant total de l'ajustementcorrespond au total de contrôle.Option de taxeWorkday renseigne automatiquement cette valeur à partir des données comptables de l'unité légale.Workday alimente automatiquement l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.Adresse d'expéditionWorkday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.Montant de la taxeSi vous avez choisi de calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants calculés des taxes des lignes taxables, en fonction du code de taxe indiqué pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'ongletTaxe.Si vous choisissez de saisir les taxes à payer au fournisseur, saisissez le montant de la taxe pour la transaction. Il vous faut au moins une ligne assujettie aux taxes qui est taxable et activée pour l'affectation de taxes.La taxe affectée aux lignes se limite au montant non récupérable de la transaction et ne vient pas toujours s'ajouter au montant indiqué dans l'en-tête.Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant de la taxe à une ligne négative ou de coût nul.Montant de la taxe retenue à la sourceWorkday calcule la taxe retenue à la source à partir des lignes de facture lorsque les montants de taxe ont un point de réalisation au moment de la facture.Le total n'inclut pas les montants de taxe ayant un point de réalisation au moment du paiement. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'ongletTaxe.Montant du portAutres fraisRépartissez ces coûts depuis l'en-tête de la transaction sur les lignes. Ajoutez une Catégorie de dépense compatible avec la répartition des frais de port et des autres frais sur une ligne au moins, telle que définie dans la tâcheMettre à jour les catégories de dépense.Exemple : vous achetez du matériel et vous avez une ligne pour le matériel lui-même et une autre ligne pour son installation.Coûts rendus dans la taxeSélectionnez cette option pour inclure leMontant du portetles Autres fraisdans le calcul du total des taxes. Pour inclure ces montants, vous devez également :- Sélectionnez uneOption de taxe par défautpourCalculer la taxe auto-liquidéeouCalculer la taxe à payer au fournisseur.
- Incluez une ou plusieurs lignes d'ajustement avec uneCatégorie de dépenseconfigurée pour affecter les frais de port, d'autres frais ou les deux.
- Configurez uneAssujettissement aux taxespour les lignes imposables.
Accédez à la tâcheModifier les options des comptes fournisseurspour cocher la case par défaut lorsque vous créez des ajustements de facture pour des unités légales spécifiques.Modèle de ventilation par worktagEn fonction de l'unité légale, sélectionnez un modèle à appliquer sur toutes les nouvelles lignes de la facture.Workday n'alimente pas le modèle sur les lignes existantes avec un montant total lorsque vous effectuez une modification ou lorsque vous sélectionnez différents modèles dans l'en-tête.Pour définir des modèles de ventilation par worktag pour les factures fournisseurs, accédez à la tâcheCréer un modèle de ventilation par worktag. - Pour la sectionRéférence de l'ajustement de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Facture de référenceVous pouvez créer un ajustement de facture fournisseur autonome ; ensuite, au choix :- Laissez la valeur vide.
- Sélectionnez une valeur si cet ajustement s'applique à une facture spécifique.
Motif du paiement du pays d'origineSi le pays à l'origine du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Voir Étapes : définir des codes de motif de paiement.Motif du paiement du pays destinataireSi le pays destinataire du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Voir Étapes : définir des codes de motif de paiement.Code de routage bancaireSélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements pour votre ajustement de facture.Pour activer l'invite, vous devez configurer au moins une règle de routage bancaire qui utilise un code de routage bancaire actif. Voir Définir les codes de routage bancaire.BloquéSélectionnez cette option pour suspendre le règlement de cet ajustement.Si les conditions de paiement incluent un escompte, laDate d'escomptes'affiche.N° de bon de commande externeSaisissez les bons de commande que Workday n'a pas générés.Type de facture légaleSélectionnez un type de facture si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales. - Pour l'ongletLignes d'ajustement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Document commercialVous pouvez afficher le bon de commande ou le contrat fournisseur et la facture fournisseur initial(e) associé(e) à la ligne d'ajustement.Cliquez surRapprochementpour afficher un récapitulatif de toutes les lignes du document associées à l'ajustement, notamment :- Réceptions.
- Retours.
- Autres factures et ajustements liés au document d'origine.
Workday prend en charge la répartition au niveau ligne depuis l'ajustement de facture fournisseur jusqu'aux documents relatifs aux achats.Assujettissement aux taxesIndique si la ligne est taxable et, le cas échéant, si la taxe est récupérable. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. La valeur de ce champ découle automatiquement de la règle fiscale propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition, par article d'achat puis par catégorie de dépense. En l'absence de correspondance, la valeur découle automatiquement de l'article d'achat. Sinon, le champ est automatiquement renseigné à partir de la catégorie de dépense.Code de taxeSi taxable, ce champ affiche automatiquement le code du champCode de taxe par défautde l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.Type de date d'exigibilité de la taxeSélectionnez le type de date d'exigibilité de la taxe pour la ligne de facture et indiquez une date d'exigibilité de la taxe si le type estDate de la livraison de biens/prestation de services. Workday renseigne le type de date d'exigibilité de la taxe avec la valeurDate de la facture/l'ajustement, sauf si vous cochez la caseTVA sur les encaissementspour une unité légale. Si vous cochez la caseTVA sur les encaissementsdans la tâcheModifier le détail des taxes d'une unité légale, Workday définit le type de date d'exigibilité de la taxe surDate de règlement.Récupération de taxesWorkday renseigne automatiquement le pourcentage récupérable dans la ligne de transaction en fonction de l'assujettissement aux taxes et du code de taxe définis. Vous pouvez remplacer les options sélectionnées. Lorsque vous définissez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés à un code de taxe.Option de taxeSélectionnezCalculer la taxe autoliquidéesi les fournisseurs ou bénéficiaires ne facturent pas la taxe. Cette option vous permet d'imputer votre assujettissement à la taxe dans un compte distinct. Sinon, sélectionnezCalculer la taxe à payer au fournisseurpour imputer le paiement de taxe effectué auprès du fournisseur ou bénéficiaire.Montant totalPour les lignes à coût nul, vous devez avoir au moins une autre ligne qui rend leMontant total de l'ajustementsupérieur à zéro. Lorsque vous créez des lignes de coût nul, Workday affecte les éléments suivants :- Montant de la taxesur une seule ligne de coût nul lorsque les autres lignes ne spécifient pas d'assujettissement aux taxes.
- Montant entre les champsMontant du portetAutres fraisjusqu'à la dernière ligne de coût nul de la facture.
WorktagsUtilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâcheMettre à jour l'utilisation des worktags. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.Modèle de ventilation par worktagWorkday alimente le champ à partir du modèle d'en-tête lorsque vous créez une nouvelle ligne.Vous pouvez sélectionner un nouveau modèle ou le remplacer en fonction de l'unité légale de la ligne. - Cliquez surSoumettre.
- Workday génère un numéro d'ajustement de facture pour l'ajustement et lance le processus de gestionÉvénement lié aux factures fournisseurspour la révision et l'approbation des transactions.
- Vous pouvez mettre à jour des champs spécifiques sur des factures fournisseurs approuvées non payées sans déclencher le processus de nouvelle approbation à l'aide des tâches suivantes :
- Changer une facture approuvéedepuis le menu des actions associées d'une facture approuvée mais pas encore payée
- Changer en masse des factures fournisseurs approuvées
- Vous pouvez annuler un ajustement de facture fournisseur lorsque vous n'avez pas encore lettré ou annulé des paiements.
- Pour rendre un ajustement de facture fournisseur non disponible pour le paiement, sélectionnezBloquer le paiementdans le menu des actions associées de l'ajustement de facture fournisseur.
- Lorsque vous activez les flux d'activités pour les objets Workday, utilisez le rapportRechercher des factures fournisseurspour afficher l'ajustement de facture fournisseur et saisir des commentaires dans le flux d'activités.
- Si vous devez convertir un ajustement de facture fournisseur existant en facture fournisseur, vous pouvez utiliser l'action associéeConvertir en facture fournisseur. Cette action annule l'ajustement de facture fournisseur et génère une nouvelle facture fournisseur.