Étapes : créer des échéanciers de bons de commande et des échéances pour les contrats fournisseurs
- Créez et approuvez un contrat fournisseur.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à l'échéancier de bons de commande d'un contrat fournisseuret la règle de sécurité associée pour les échéanciers de bons de commande.
- Sécurité : définissez le domaineProcess: Supplier Contract - Purchase Orderdans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Vous pouvez générer des bons de commande planifiés en créant des échéanciers liés à un contrat fournisseur et en définissant des échéances. Vous pouvez également définir plusieurs échéanciers pour des contrats fournisseurs et ajouter plusieurs lignes sur chaque échéancier.
- Accédez à la tâcheCréer un échéancier de bons de commande pour un contrat fournisseuret sélectionnez leContrat fournisseurà modifier.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionPlan bloquéCochez cette case pour bloquer le traitement des bons de commande. Lacase à cocherÉchéancier bloqué n'est pas disponible pour les contrats de location.MéthodeSélectionnez l'une des méthodes suivantes pour les échéances de contrats autres que les contrats d'immobilisations en location :
- Personnalisépour personnaliser vos propres échéances.
- Échéance définie
- Sélectionnez cette option pour indiquer le montant dela Premièreetde la Dernièreéchéance.
- Déduisez les montants correspondant à la première et la dernière échéance du montant total de l'échéancier.
- Divisez le solde restant du total des lignes de contrat comprises dans cet échéancier par les échéances restantes. Saisissez le montant dans le champNormal.
- Répartir à parts égales.
Pour les contrats d'immobilisations en location, Workday sélectionne automatiquementAmortissementpour les types de location financière etRépartition à parts égalespour les types de location simple.Répartir parSélectionnezQuantitéouMontantpour indiquer comment répartir les lignes de contrat.Pour les contrats de location, les lignes de contrat peuvent uniquement être réparties par montant.Pour les bons de commande, elles peuvent être réparties par quantité.FréquenceSélectionnez une fréquence de génération des échéances.Pour les contrats de location, Workday renseigne automatiquement la valeur que vous avez saisie dans le champFréquence de paiementsur l'en-tête du contrat fournisseur.Date de début de l'échéancierSélectionnez la date de démarrage de la génération des échéances.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates que vous avez saisies dans les champsDate de débutetDate de finsur l'en-tête du contrat fournisseur.Saisissez unNombre d'échéancesousélectionnez uneDate de finpour indiquer la date de fin des échéances.Options de dateSélectionnez uneDate définieouun Jour du moispour déterminer la date de la première échéance.Lorsque vous sélectionnez uneDate de début de la ligne de contratpour un échéancier avec plusieurs lignes de contrat, Workday utilise la première date de début des lignes de contrat.Lorsque vous sélectionnez uneDate de réceptionpour un échéancier avec plusieurs réceptions, Workday utilise la première date de réception.Regénérer automatiquement les échéancesSélectionnez cette option pour regénérer automatiquement les échéances qui ne sont pas utilisées pour des transactions de bon de commande après l'approbation d'un avenant au contrat fournisseur.Vous ne pouvez pas générer d'avenant pour un contrat de location.Soumettre automatiquement les échéanciersSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les échéanciers et les échéances regénérées.Si vous ne sélectionnez pas cette option, les échéanciers conservent le statutBrouillonaprès l'approbation des avenants au contrat du fournisseur.Sélectionner des lignes de contratSélectionnez des lignes de contrat pour les ajouter à l'échéancier.Pour les contrats de location, Workday sélectionne automatiquement toutes les lignes afin de garantir l'exactitude du principal et des intérêts. - Cliquez surEnregistrer et continuerpour ouvrir le rapportAfficher un échéancier de bons de commande.Pour modifier l'échéancier ou les échéances, sauf pour les contrats de location, sélectionnezChangerdans les actions associées auSupplier Schedule. Un échéancier lié à un fournisseur peut uniquement être modifié avant la génération de bons de commande.
- Pour créer un bon de commande manuel à partir des échéances planifiées, accédez à la tâcheCréer des bons de commande pour les échéances liées à un contrat fournisseuret sélectionnez le même contrat fournisseur que l'échéancier.Les bons de commande créés à partir des échéances sont associés au contrat fournisseur. Le solde restant et les totaux consommés apparaissent dans l'analyseTransactions liées aux dépensesdans l'en-tête du contrat fournisseur.
- Pour créer des bons de commande pour des échéances planifiées de contrat fournisseur, accédez à latâche Planifier la création des bons de commande à partir des échéances prévues au contratet sélectionnez uneFréquence d'exécution. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionJours calendaires avant la date prévueSaisissez le nombre de jours avant la date prévue pour générer les documents. Laissez suffisamment de temps aux approbateurs pour réviser les documents.Aperçu des échéances selon les critèresSélectionnez cette option pour consulter les échéances correspondant aux critères sélectionnés.Dans l'ongletPlanification, renseignez les champs des sectionsCritères de récurrence quotidienneetPlage de récurrence.
- Les échéances planifiées créent des bons de commande lorsqu'un utilisateur approuve l'échéancier.
- Lorsque vous créez manuellement un bon de commande à partir d'un type de contrat qui autorise les factures planifiées, les conditions de paiement du contrat sont automatiquement renseignées sur le bon de commande.
Émettez les bons de commande pour les envoyer aux fournisseurs pour exécution.