Étapes : imprimer et envoyer par e-mail les factures clients

Activez les notifications par e-mail et les pièces jointes au niveau de l'environnement client.

Voir Étapes : définir des factures clients.

Dans le profil client, configurez l'adresse postale principale et les adresses e-mail des destinataires. Voir Étapes : définir les adresses et les contacts des clients.

Configurez les options d'envoi des documents pour le client.

Voir Référence : destinataires des e-mails pour l'envoi des documents.

Configurez le processus de gestion Événement d'envoi de factures clients par e-mail
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Workday vous permet d'imprimer les factures clients en tant que fichiers PDF, puis de les envoyer par e-mail aux clients ou d'utiliser le courrier postal standard pour les factures papier. Vous pouvez également créer un calendrier pour automatiser le processus d'impression et d'envoi par e-mail en tant que tâche récurrente. Workday n'imprime que les factures qui font partie d'un segment de sécurité client donné.

(Facultatif) Créez un formulaire personnalisé pour la présentation pour l'impression avec un rapport d'impression, un logo d'unité légale ou des messages personnalisés avant d'imprimer la facture client.

Voir Étapes : créer des présentations personnalisées pour l'impression des factures.

Accédez à la tâche

Modifier la règle de présentation des factures clients

Spécifiez les options de nom de fichier imprimé et créez des règles pour mapper les présentations de formulaire avec les types de facture pour l'unité légale souhaitée.

Pour exclure le préfixe automatique du nom de fichier imprimé, cochez la case

Supprimer le préfixe d'ajustement

Sécurité :

Domaine Set Up: Customer Accounts
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Domaine Set Up: Sponsor Accounts
dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Accédez à la tâche

Imprimer des factures clients

Vous pouvez consulter uniquement les 20 000 factures les plus récentes, mais vous pouvez filtrer la liste en fonction de l'unité légale, du statut et d'autres critères.

Cochez la case

Regrouper les factures

pour regrouper les factures dans un seul fichier PDF. Workday n'inclut que les factures dont le mode d'envoi est standard ou dont le type d'envoi n'est pas défini.

Cochez la case

Inclure les pièces jointes pour les factures groupées

pour centraliser les pièces jointes des factures dans un seul fichier PDF. Workday n'inclut que les factures définies pour un envoi standard. Lorsque le fichier PDF des factures groupées dépasse la limite de 500 Mo, Workday le divise en plusieurs fichiers PDF. Lorsqu'une facture client unique inclut des pièces jointes dépassant la limite de 500 Mo, Workday n'inclut pas cette facture dans le PDF imprimé.

Sélectionnez les factures que vous souhaitez imprimer dans l'onglet

Factures clients éligibles pour l'envoi par e-mail

. Une fois que Workday a généré les fichiers PDF, cliquez sur

Envoyer les factures clients par e-mail

pour envoyer les factures sélectionnées aux clients. Vous pouvez imprimer jusqu'à 10 000 factures clients à la fois ou les facturer par e-mail.

Sécurité : domaine Reports: Customer Documents
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts

(Facultatif) Planifiez l'impression de factures clients.

(Facultatif) Imprimez et envoyez automatiquement les factures clients par e-mail.

Workday imprime les factures et les envoie par e-mail aux clients sélectionnés.

Afficher le détail de l'impression dans les rapports suivants :

Rechercher des impressions de factures clients

Rapport d'impression de facture client