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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : définir les e-mails pour les documents de factures clients

Étapes : définir les e-mails pour les documents de factures clients

Après avoir imprimé les documents de factures clients, vous pouvez envoyer chaque document par e-mail seul ou avec les pièces jointes associées. Pour que l'envoi par e-mail se déroule de manière transparente, vous devez :
  • Activer l'envoi par e-mail dans votre environnement client.
  • Activer les pièces jointes pour les e-mails dans votre environnement client.
  • Activer l'envoi automatique des factures par e-mail.
Workday envoie automatiquement les e-mails au contact principal d'un client. Si vous souhaitez envoyer des documents par e-mail à des contacts de facturation spécifiques et utiliser des types d'envoi de document autres que ceux par défaut, procédez comme suit pour configurer votre environnement.
  • Configurez des types d'envoi de document pour un mode d'envoi donné.
  • Créez des règles d'envoi de document pour mapper le type d'envoi au système d'intégration souhaité, le cas échéant.
  • Affectez des documents client aux contacts de facturation de ce client.
  • Affectez un type d'envoi aux documents client dans le profil client.
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     .
    Pour la ligne
    Notifications de processus de gestion personnalisés
     du type de notification parent Processus de gestion, sélectionnez
    E-mail immédiat
     dans le champ
    Default Notification Channels
     .
    Sécurité :
    Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
    dans le domaine fonctionnel System.
  3. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
     .
    Dans la section
    Définition du système
     , cochez la case
    Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
     .
    Sécurité :
    Set Up: Tenant Setup - System
    dans le domaine fonctionnel System.
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les types d'envoi de document
     .
    Créez des types d'envoi de document et associez-les aux modes d'envoi de document souhaités prédéfinis par Workday.
    Lorsque votre
    Type d'envoi
     est associé au
    Mode d'envoi
    Intégration
    , définissez les types de document sur
    Facture client
    uniquement.
    Workday associe automatiquement le
    Mode d'envoi
    Courrier postal
     et
    E-mail
     au
    Type d'envoi
    Courrier postal
     et
    E-mail
     , respectivement. Vous ne pouvez pas modifier ces paramètres par défaut, ni les désactiver.
    Sécurité :
    • Domaine
      Set Up: Customer Accounts
       dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
    • Domaine
      Set Up: Sponsor Accounts
      dans le domaine fonctionnel Grants Management.
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les règles d'envoi de document
     .
    Pour les factures électroniques, créez des règles d'envoi de document et mappez le
    Type d'envoi de document
     au
    Système d'intégration
    souhaité.
    Pour appliquer les codes de taxe externes à des factures électroniques, spécifiez la
    Liste des codes de taxe externes
     correspondant au système d'intégration.
    Workday affiche le détail de l'envoi des documents dans le rapport
    Afficher une règle d'envoi de document d'intégration
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Customer Accounts
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  7. (Facultatif) Lorsque les factures électroniques ont un impact sur le code de taxe tiers, créez des listes de codes de taxe externes et mappez-les à des codes de taxe internes dans Workday.
  8. (Facultatif) Configurez les contacts pour la facturation, puis l'envoi des documents pour un client donné afin qu'ils puissent recevoir les documents de factures clients. Si vous ne configurez pas de contacts de facturation, Workday envoie l'e-mail au contact principal. Voir Étapes : définir les adresses et les contacts des clients.
Imprimez les factures clients et envoyez-les par e-mail.