Étapes : définir des factures clients
- Configurez le processus de gestionÉvénement de facture clientet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Vous pouvez rationaliser la création des factures en configurant les factures clients de manière à renseigner les informations sur les règlements, réviser le rapprochement des factures, appliquer le contrôle budgétaire, les acheminer vers un approbateur désigné, etc.
- (Facultatif) Modifiez les règles de sécurité des domaines.Configurez le domaine de sécuritéProcess: Customer Invoice (NEW)dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Ce domaine permet aux utilisateurs ayant des rôles non limités ou basés sur l'unité légale de gérer les factures clients. Pour un contrôle plus précis des actions sur les factures clients, vous pouvez accorder des autorisations sur différents sous-domaines.
- (Facultatif) Modifiez les processus de gestion.Configurez le processus de gestionÉvénement de facture clientpour garantir l'exactitude du traitement de la facturation, de l'impression et de l'envoi par e-mail.
- Dans la règle de sécurité du processus de gestionÉvénement de facture client, ajoutez le groupe de sécurité Approbateurs aux actions Approbation et Révision. Cette configuration vous permet d'acheminer une facture client vers un approbateur désigné dans votre organisation.Assurez-vous que l'initiateur a accès aux domaines de sécurité suivants :
- DomaineAccess Customer (Segmented)
- DomaineProcess: Customer Invoice - Core
- Types de groupe de sécuritéRôles - unité légale
- Types de groupe de sécuritéRôles - client
Accordez également les Autorisations d'intégration au domaineAccess Customer (segmented)ainsi que les droits d'accèsExtraireetInsérersur les domaines suivants :- Integration Event
- Process: Electronic Invoices
- Modifiez le processus de gestionÉvénement de facture clientet définissez l'étape d'actionLancer un événement intercompagnies lié à une facture clientpour les transactions intercompagnies.Workday applique l'approbation uniquement à l'unité légale indiquée dans l'en-tête de la facture. Lorsque vous refusez l'approbation, Workday met fin au processus.
- Définissez l'étapeService d'impression des factures clientsdans le processus de gestionÉvénement de facture clientpour imprimer automatiquement les factures clients.Pour imprimer la facture avec un type d'impressionFinal, ajoutez l'étape de service après l'étape d'approbation, puis définissez l'étape d'approbation comme finale.
- Définissez l'étape de serviceFacturation électronique via les règles d'envoi de documentdans le processus de gestionÉvénement de facture clientpour la facturation électronique.
- Définissez l'étape de serviceEnvoyer les factures clients par e-maildans le processus de gestionÉvénement de facture clientpour envoyer automatiquement un fichier PDF de facture client par e-mail dès que vous imprimez le document.
- Définissez l'étape de serviceIntégrationdans le processus de gestionÉvénement de facture clientpour lancer automatiquement l'intégration des factures électroniques.Définissez une règle de condition à l'étape d'intégration afin que l'intégration de la facture électronique ne démarre que lorsque Workday génère une facture au format PDF après le dernier lot d'impression.
- (Facultatif) Définir des profils intercompagnies.Pour régler des transactions intercompagnies, établissez la relation entre les unités légales.
- Pour créer des codes uniques pour les factures, les crédits, les débits et les refacturations, configurez la numérotation unique des factures au niveau de l'environnement client ou de chaque unité légale. Lorsque vous configurez un paramètre au niveau de l'unité légale, il remplace celui défini au niveau de l'environnement client pour cette unité légale.
- Si vous utilisez une numérotation continue pour les factures, configurez les règles du générateur de séquences et activez la fonction de numérotation par séquence continue.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour les types de facture par payspour configurer les types de facture légale par pays avec l'optionUtilisation du type de facturedéfinie surFactures clients.Sécurité : domaineSet Up: Taxdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier les données comptables d'une unité légaleet sélectionnez l'optionFacture clientdans l'inviteAutoriser la comptabilisation par date d'approbationafin d'utiliser la date d'approbation comme date comptable sur vos factures clients et vos ajustements, ou lorsque vous souhaitez trier les numéros de séquence des documents par date comptable.Sécurité : domaineSet Up: Company Accountingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier les options des comptes clientset cochez la caseEmpêcher toute modification de la facture après l'impression finalepour une unité légale donnée afin d'éviter que des modifications soient apportées à une facture approuvée et imprimée.Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité, vous ne pouvez plus la désactiver si vous avez généré des factures.Une fois qu'une facture a le statutApprouvéet que le type d'impression a le statutFinal, vous ne pouvez plus annuler ou modifier cette facture, ni mettre à jour les lignes de facture de l'unité légale concernée. Workday définit également un champDate de finalisationsur la pageAfficher la facture client.Sécurité : domainesSet Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts etSet Up: Company Generaldans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Après la définition de la facture, vous pouvez :
- Créer des factures uniques ou consolidées.
- Ajuster, copier, modifier ou annuler des factures.
- Modifier des factures approuvées.
- Utilisez la fonctionnalité Créer un avoir et refacturer pour créer une facture corrigée en cas d'erreur.
- Gérer les factures et les mettre en litige, en recouvrement ou en attente de paiement.
- Imprimer et envoyer des factures par e-mail.