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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : configurer la comptabilité des engagements pour les achats

Étapes : configurer la comptabilité des engagements pour les achats

Utilisez ces étapes de haut niveau pour configurer la comptabilité des engagements pour les achats. Vous pouvez créer des engagements et des obligations dans leurs livres respectifs et contrôler les dépenses depuis la transaction d'origine jusqu'à la facture fournisseur qui impute les montants réels.
  1. Définissez la liquidation des engagements liés aux dépenses, la liquidation des obligations liées aux dépenses, ainsi que les sources des écritures des contrats fournisseurs et les transactions de comptabilité.
    Cette configuration vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
    • Imputer les écritures des engagements et des obligations dans les livres pour vos transactions de dépenses.
    • Mapper les sources des écritures aux transactions correspondantes.
  2. Mettez à jour le plan de comptes de l'unité légale pour ajouter des comptes (généralement au passif) pour :
    • La provision des engagements liés aux dépenses.
    • La provision des obligations liées aux dépenses.
  3. Pour enregistrer la provision des engagements et des obligations liés aux dépenses, configurez les règles d'imputation comptable suivantes :
    • Engagements liés aux dépenses (avec la provision des engagements liés aux dépenses comme compte par défaut).
    • Obligations liées aux dépenses (avec la provision des obligations liées aux dépenses comme compte par défaut).
    Lorsque vous créez des demandes d'achat, des bons de commande et des changements de commande, ces règles d'imputation et la règle d'imputation Dépenses garantissent que vos engagements pour les demandes d'achat et les obligations sont imputés sur le bon compte. Workday débite et crédite le compte approprié conformément à ces règles d'imputation.
  4. Définissez des contrats fournisseurs pour créer des obligations pour les factures fournisseurs manuelles et planifiées.
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour les types de contrat fournisseur
      .
    2. Ajoutez une ligne pour créer des obligations pour les factures planifiées.
    3. Cochez les cases
      Factures planifiées
       et
      Créer des obligations
      .
    4. Ajoutez une autre ligne pour créer des obligations pour les factures manuelles.
    5. Cochez les cases
      Factures manuelles
       et
      Créer des obligations
      .
  5. Définissez les livres des engagements et des obligations de l'unité légale.
    • Mettez à jour les types de livre pour nommer le livre des engagements et des obligations associé à un livre des montants réels.
    • Créez des livres pour les engagements et les obligations.
      Ceci permet de créer des engagements et des obligations, ou simplement des obligations, pour les transactions de dépenses liées aux achats.
  6. Créez et ouvrez les exercices et les périodes du livre pour traitement.
  7. (Facultatif) Pour contrôler vos dépenses d'achat par rapport à un budget, configurez un contrôle budgétaire.
  8. Définissez des factures fournisseurs payées d'avance pour payer d'avance les factures fournisseurs pendant les périodes comptables qui précèdent les périodes d'amortissement des dépenses.
Suivez les engagements et les obligations et la comptabilisation qui en résulte lorsque vous créez des :
  • Demandes d'achat
  • Bons de commande
  • Changements de commande
  • Factures fournisseurs
  • Ajustements de factures fournisseurs créés à partir de factures fournisseurs
  • Contrats fournisseurs et avenants