Créer des réceptions
- Pour créer des réceptions pour des types de contrats de fournisseurs, sélectionnezAutoriser les réceptions en vertu de lignes de contratdans la tâcheMettre à jour des types de contrats de fournisseurs. Voir Étapes : créer des contrats de fournisseurs.
- Pour créer des réceptions pour des avis préalables d’expédition approuvés, activez les avis préalables d’expédition dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.
- Configurez le processus de gestionRéceptionet la politique de sécurité rattachée.
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
- Process: Receipt/ Return (nouveau)
- Self Service: Receipt
Vous pouvez créer des réceptions à partir de bons de commande, de lignes de contrats de fournisseurs et d’avis préalables d’expédition pour réceptionner :
- Des biens.
- Des services.
- Des feuilles de temps de travailleurs auxiliaires.
- Des services liés à un projet.
Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux réceptions. Workday prend en charge les types de fichiers activés dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
pour les pièces jointes aux documents commerciaux.
- Accédez à la tâcheCréer une réception.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nº de documentSélectionnez parmi les bons de commande, les contrats de fournisseurs, les avis préalables d’expédition et les variantes de contrats de fournisseurs :- Qui sont admissibles à réceptionner.
- Auxquels vous avez accès.
La sous-catégorie d’inviteDocuments les plus récentsaffiche jusqu’à 50 documents récents auxquels vous avez accès, en fonction des éléments suivants :- La date de début du contrat dans les contrats de fournisseurs.
- La date du document dans les bons de commande.
- La date d’expédition dans les avis préalables d’expédition.
L’invite affiche également les sous-catégoriesDocuments venant à échéance aujourd’huiouDocuments venant à échéance cette semainelorsque les documents pertinents remplissent ces conditions, en fonction des éléments suivants :- Les dates d’échéance dans les bons de commande.
- Les dates d’expédition dans les avis préalables d’expédition.
Pour la sous-catégorie d’inviteDocuments venant à échéance cette semaine, Workday définit la semaine comme étant du lundi au dimanche plutôt que les 7 prochains jours.Réceptionner entièrementSélectionnez cette option pour réceptionner toutes les quantités ou tous les montants restants du document.Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez toujours marquer les lignes de biens individuelles comme entièrement réceptionnées après avoir cliqué surOK.Pour les contrats de location et les avis préalables d’expédition, Workday coche automatiquement la caseRéceptionner entièrement. Quand vous créez une réception pour :- Un contrat de fournisseur, le type de livraisonRéapprovisionnement des stocksentraîne le rangement des biens dans un lieu de gestion des stocks. Le type de livraisonRéapprovisionnement Par Levelentraîne le réapprovisionnement d’un emplacement Par Level.
- Un bon de commande ou un avis préalable d’expédition, le type de livraison est chargé à partir du bon de commande. Vous ne pouvez pas le changer.
Nº de suiviVous pouvez :- Rechercher et sélectionner des numéros de suivi dans les manifestes de quai.
- SélectionnezCréer un identifiant de suivipour scanner les numéros de suivi.
- Ajoutez plusieurs numéros de suivi aux réceptions.
Modifier le brouillon de réception existantS’affiche sous forme de case à cocher ou d’invite lorsqu’il existe des réceptions au statutBrouillonpour le document sélectionné.Workday affiche une case à cocherModifier le brouillon de réception existantlorsqu’il existe un brouillon de réception pour le document sélectionné. Si le document n’est pas entièrement réceptionné, vous pouvez modifier le brouillon de réception ou créer une nouvelle réception pour les quantités ou les montants restants.Workday affiche une inviteModifier le brouillon de réception existantlorsqu’il existe plusieurs brouillons de réceptions pour le document. Vous pouvez sélectionner le brouillon de réception à modifier ou créer une nouvelle réception si le document n’est pas entièrement réceptionné. - (Facultatif) Appliquez la pièce jointe et sélectionnez des catégories de pièces jointes dans l’onglet Piècesjointes.
- (Facultatif) Après avoir cliqué surOK, remplissez la grilleLots et numéros de sériepour les articles d’achat :
- Pour lesquels l’optionContrôle par lotest activée.
- Dont le type de contrôle estContrôle complet par numéro de série.
- (Facultatif) Accédezà Modifier une réceptionpour mettre à jour ou annuler une réception ayant le statutBrouillon. Pour modifier une réceptionapprouvée, accédez à la tâcheCréer des ajustements de réception.
Workday :
- Calcule la quantité, le montant ou le nombre d’heures travaillées, et les inclut dans la réception.
- Calcule la quantité, le montant ou le nombre d’heures travaillées, et les soustrait du bon de commande, de l’avis préalable d’expédition ou du contrat de fournisseur.
- Achemine le processus de gestionRéceptionpour approbation.
- Approuve les réceptions à afficher sur la facture de fournisseur correspondante.
- Achemine le processus de gestionRéceptionpour ranger les articles des stocks dont letype de livraisonestRéapprovisionnement des stocksune fois l’approbation effectuée.
Le champ
Type de livraison
s’affiche dans les lignes de biens
seulement quand vous activez le stockage d’articles pour la catégorie de dépenses.- Pour retourner des biens aux fournisseurs, accédez à dans le menu des actions associées de votre réception. Voir Créer des retours.
- Si vous mettez en correspondance les réceptions avec les factures de fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de correspondance de comptes de fournisseurs. Voir Étapes : configurer le traitement de correspondance de comptes de fournisseurs.