Éléments à prendre en compte pour la définition : articles d’achat avec information sur les fournisseurs
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des articles d’achat avec de l’information sur les fournisseurs. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les articles d’achat comportant de l’information sur les fournisseurs vous permettent :
- De définir des articles d’achat génériques avec des détails précis sur les fournisseurs pour l’approvisionnement, comme l’unité de mesure (UDM) et le prix.
- De mettre à jour les articles de catalogue de fournisseur dans les tâches liées aux articles d’achat.
- D’utiliser l’information sur les fournisseurs principaux dans les transactions d’approvisionnement.
- De configurer des règles de tarification avancées pour l’information sur les fournisseurs en fonction d’une société, d’un contrat de fournisseur, d’un emplacement de destination et d’une période.
Avantages pour l’entreprise
Lorsque vous définissez vos articles d’achat avec de l’information sur les fournisseurs, vous pouvez :
- Consolider et réduire la saisie de données pour la mise à jour des articles.
- Réduire le nombre de chargements de catalogue dont votre entreprise a besoin.
- Contrôler les UDM et les prix des transactions pour assurer la cohérence.
- Cliquer sur un bouton pour automatiser la saisie des données.
Cas d’utilisation
Rôle | Cas d’utilisation |
|---|---|
Administrateur des articles | Entrez les données sur les articles pour la passation de commande, la sortie de stock et le stockage dans les tâches liées aux articles d’achat.
L’administrateur des articles peut contourner les chargements de catalogue en entrant l’information sur les fournisseurs pour les articles d’achat directement dans l’onglet Information sur les fournisseurs des tâches liées aux articles d’achat. |
Demandeur | Les demandeurs peuvent voir une option d’achat distincte dans la tâche Parcourir le catalogue, par entrée de fournisseur unique pour les articles d’achat.
Si vous choisissez d’utiliser la fonction Unification de l’expérience des demandes d’approvisionnement dans le rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , Workday vous dirige de la tâche Parcourir le catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement afin de simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.Vous pouvez contrôler la façon dont l’information sur les fournisseurs s’affiche aux demandeurs dans la tâche Modifier les options d’approvisionnement d’une société . |
Acheteur | Sur les bons de commande, les acheteurs peuvent sélectionner l’information sur les fournisseurs associée à l’article d’achat sélectionné. |
Spécialiste des stocks | Dans les transactions avec approche Par Level, les spécialistes des stocks peuvent sélectionner l’information sur les fournisseurs juste-à-temps associée à l’article d’achat sélectionné. |
Spécialiste des comptes fournisseurs | Sur les factures, les spécialistes des comptes fournisseurs peuvent sélectionner l’information sur les fournisseurs associée à l’article d’achat sélectionné. |
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous des catalogues de fournisseurs existants? | Au niveau du locataire, vous pouvez activer la modification de l’information sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat. Vous pouvez ensuite mettre à jour les catalogues de fournisseurs tout en mettant à jour les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat.
Workday synchronise l’information sur les articles de catalogue, que vous effectuiez des mises à jour dans les tâches liées aux articles d’achat ou dans les tâches de chargement de catalogue. |
Comment votre société effectue-t-elle le suivi et la sélection des fournisseurs pour les articles d’approvisionnement? | Vous pouvez marquer les fournisseurs en leur attribuant une priorité de sourçage. Workday insère les valeurs provenant de l’information sur les fournisseurs principaux dans les transactions de dépenses valides. Pour chaque fournisseur principal et secondaire, vous pouvez conserver une liste des UDM de passation de commande, des UDM juste-à-temps et des prix que les fournisseurs acceptent.
Pour les offres spéciales ou les escomptes, vous pouvez utiliser le tableau Options avancées liées aux prix pour définir des règles de tarification supplémentaires.Workday priorise les lignes d’options avancées liées aux prix avec des emplacements de destination définis, ce qui vous permet de différencier le prix unitaire et le sourçage de contrat par emplacement. Si vous sélectionnez l’option Calculer le prix en fonction du facteur de conversion, Workday utilise toutes les lignes d’options avancées liées aux prix ayant une UDM configurée. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday utilise uniquement les lignes avec l’UDM par défaut. Si vous créez une demande d’approvisionnement ayant une adresse de destination différente de celle de votre grille de tarification avancée, Workday ne définit pas le contrat de fournisseur par défaut. Workday applique cette définition par défaut uniquement lorsqu’une adresse de destination correspond à celle que vous avez sélectionnée dans la demande d’approvisionnement. Si vous sélectionnez un contrat de fournisseur privilégié, Workday utilise les options avancées liées aux prix par emplacement de destination. |
Comment votre société effectue-t-elle les demandes d’approvisionnement? | Pour chaque entrée de fournisseur unique relative à un article d’achat, Workday affiche une option d’achat distincte dans la tâche Parcourir le catalogue afin que les utilisateurs puissent l’ajouter aux demandes d’approvisionnement.
Si vous choisissez d’utiliser la fonction Unification de l’expérience des demandes d’approvisionnement dans le rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , Workday vous dirige de la tâche Parcourir le catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement afin de simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.Workday remplace les règles de sourçage de demandes d’approvisionnement lorsqu’un article d’achat comporte de l’information sur les fournisseurs principaux. |
Dans quelle mesure l’information sur l’UDM est-elle cohérente? | Cette fonction donne de meilleurs résultats quand vous avez de l’information précise et cohérente sur l’UDM des articles. Dans le cas d’articles associés à un fournisseur, Workday valide l’information quand vous avez des facteurs de conversion différents pour la même UDM d’article ou que cette dernière est marquée comme active pour le stockage et inactive pour la passation de commande. |
Recommandations
Associez et modifiez des articles de catalogue dans la tâche liée aux articles d’achat pour consolider la mise à jour des articles. Workday insère l’information sur les articles de catalogue principaux dans les transactions lorsque vous ajoutez l’article d’achat associé.
Workday synchronise l’information sur les articles de catalogue, que vous effectuiez des mises à jour dans les tâches liées aux catalogues de fournisseurs ou dans celles liées aux articles d’achat.
Conditions préalables
Pour modifier l’information sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat, un administrateur doit choisir d’utiliser les données sur les articles de catalogue pour les articles d’achat dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
.Limites
- Pour un fournisseur sans article de catalogue, vous ne pouvez ajouter qu’une seule entrée d’information sur les fournisseurs. Vous pouvez mettre à jour l’information sur les fournisseurs déjà utilisée.
- Pour l’ensemble des fournisseurs, il est impossible d’entrer plus d’un contrat pour la même société avec des périodes qui se chevauchent.
- Lorsque vous ne souhaitez pas afficher l’information sur les fournisseurs sous forme d’options d’approvisionnement distinctes dans la tâcheParcourir le catalogue, la priorité de sourçage de toutes les entrées d’information sur les fournisseurs pour l’article d’achat doit correspondre à zéro.Si vous choisissez d’utiliser la fonctionUnification de l’expérience des demandes d’approvisionnementdans le rapportMettre à jour les choix d’utilisation de fonctions, Workday vous dirige de la tâcheParcourir le cataloguevers la recherche de catalogue dans le worklet dedemandes d’approvisionnementafin de simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.
Configuration du locataire
Cochez la case
Activer les données et les prix de catalogue pour les articles d’achat
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
pour modifier l’information sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement pour les articles d’achat :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set Up: Purchase Item
| Vous pouvez définir des articles d’achat et afficher des rapports connexes. |
Domaine View: Purchase Item
| Vous pouvez afficher un article d’achat en particulier. |
Processus de gestion
Quand vous utilisez le service Web
Import Supplier Items
, Workday lance le processus de gestion Événement de mise à jour d’articles de fournisseur
pour acheminer les approbations de l’information sur les fournisseurs mise à jour pour les articles d’achat.Production de rapports
Vous pouvez utiliser le rapport
Afficher un article d’achat
pour afficher les articles d’achat et l’information connexe sur les fournisseurs.Utilisez les sources de données de rapport suivantes dans les rapports personnalisés :
- Article de catalogue
- Élément
- Article d'achat
- Facteur de conversion d'unité de mesure
Utilisez la source de données de rapport
Supplier Item Import Request
dans des rapports personnalisés pour les services Web sur les articles de fournisseur.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour mettre à jour l’information sur les fournisseurs pour les articles d’achat :
- Importer des articles de fournisseur
- Obtenir des articles de fournisseur
Workday utilise le service Web
Import Supplier Items
comme action de lancement pour le processus de gestion Événement de mise à jour d’articles de fournisseur
.Lorsque vous utilisez un service Web pour mettre à jour les prix d’un article d’achat et que vous cochez la case
Calculer le prix en fonction du facteur de conversion
, Workday vous recommande :- De soumettre un prix juste-à-temps et un prix de passation de commande uniquement pour les UDM par défaut. Workday calcule le prix en d’autres UDM en fonction du nouveau facteur de conversion.
- Utilisez les filtresExclure les prix calculés à partir du facteur de conversionetOnly Default UOMs with Calculate Price Enabledpour les services WebGet Purchase ItemetGet Supplier Items.
Connexions et interactions
Les articles d’achat comportant de l’information sur les fournisseurs interagissent avec les autres fonctionnalités suivantes dans Workday :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Stocks | Vous pouvez utiliser des articles d’achat avec l’information sur les fournisseurs juste-à-temps dans les transactions liées aux stocks, comme une demande de réapprovisionnement juste-à-temps. |
Comptes de fournisseurs | À partir des tâches disponibles sur le portail fournisseur, les fournisseurs peuvent effectuer une sélection dans une liste d’UDM que vous avez définie dans votre locataire pour les documents de factures. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.