Créer des articles d’achat

Administrator Guide

Révisez les éléments à prendre en compte pour la définition d’articles d’achat comportant de l’information sur les fournisseurs.

Configurez le processus de gestion Événement lié à un article d’achat
et la politique de sécurité rattachée.

Sécurité : domaine Set Up: Purchase Item
dans le domaine fonctionnel Procurement.

Créez et modifiez des articles d’achat pour votre société. Vous pouvez définir des attributs d’article généraux et des attributs de fournisseur propres à l’article d’achat, comme les unités de mesure (UDM).

Vous pouvez également configurer d’autres identifiants d’articles et des worktags pour vos articles d’achat.

Accédez à la tâche

Créer un article d’achat

Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Nº de pièce de fabricant Fabricant	Workday affiche ces options uniquement lorsque vous : Configurez les valeurs Nº de pièce de fabricant et Fabricant comme identifiants d’articles principaux dans le type Gestion d’articles de la tâche Mettre à jour les options d’affichage de types d’identifiants d’articles . Activez les options du fabricant pour la catégorie de dépenses de l’article. Pour afficher le fabricant et le numéro de pièce du fabricant comme attributs principaux dans l’en-tête de l’article d’achat, vous ne pouvez définir qu’un fabricant et un numéro de pièce du fabricant par article. Si vous avez plusieurs fabricants ou numéros de pièce de fabricant sur un article, ils s’affichent dans l’onglet Autres identifiants d’articles .
Catégorie de dépenses	Les catégories de dépenses liées aux articles d’achat exigent l’utilisation de la catégorie de dépenses Approvisionnement . La catégorie de dépenses détermine le traitement comptable de tous les articles de fournisseur associés à cette catégorie.
Statut de l'article	Le statut Avec restrictions d’achat exclut les articles des transactions suivantes : Ordres de modification Bons de commande Demandes de postes Sourcer des demandes d’approvisionnement Reliquats de commande de fournisseur Vous ne pouvez pas utiliser d’articles de remplacement pour les demandes d’approvisionnement, mais vous pouvez les utiliser pour les bons de commande, les factures et les réceptions. Utilisez le statut Inactif en combinaison avec le statut d’article Avec restrictions d’achat pour gérer plus précisément les statuts d’articles afin de mieux prendre en charge les processus et les stratégies d’achat et de fin de vie.
Adresse URL de l'article	Vous pouvez définir une validation de lien externe dans la tâche Maintain External Link Validation avec le type de lien Procurement Item URL Link .
Privilégié	Sélectionnez cette option pour définir l’article d’achat comme article d’achat privilégié lors des demandes d’approvisionnement. Workday affiche Privilégié dans : Worklet de demande d’approvisionnement sur l’icône de l’article. Vous pouvez effectuer un tri par préférences dans le worklet. La recherche dans le catalogue à côté du nom de l’article avec une icône de badge. Vous pouvez filtrer vos résultats par éléments privilégiés.
Classification	Sélectionnez des biens ou des services pour classer les articles d’achat comme des biens ou des services. Utilisez cette option pour les règles propres à la déclaration fiscale et aux valeurs par défaut.
Code de marchandise	Sélectionnez un code de taxonomie de produit standard. Exemple : code UNSPSC ou NIGP.
Devise	Entrez la devise du prix de l’article d’achat. Lorsque vous ajoutez un article d’achat à une ligne de facture de fournisseur ou d’ajustement de facture, Workday convertit le prix unitaire de l’article dans la devise de transaction.
Chaîne des niveaux d'emballage	Les chaînes des niveaux d’emballage offrent une meilleure visibilité en ce qui concerne les différentes unités de mesure et leurs facteurs de conversion pour l’article.
Charger les unités de mesure	Workday remplit le tableau Unités de mesure quand vous entrez des valeurs conformes au format pris en charge dans le champ Chaîne des niveaux d’emballage . Exemple : caisse/10 boîtes/200 unités
Prix de passation de commande par défaut	Quand vous mettez à jour ce prix, vous mettez également à jour tous les prix de la grille Unités de mesure en fonction du facteur de conversion.
Créer par défaut une demande de service	Sélectionnez cette option pour indiquer que cet article est un service (uniquement à des fins d’approvisionnement). Lorsque vous utilisez la console des demandes d’approvisionnement, vous pouvez accéder à cet article par l’entremise de l’option Parcourir le catalogue . Vous pouvez utiliser des articles de service pour des lignes à la fois de biens et de services dans les documents d’approvisionnement.
Assujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépenses	S’affiche quand vous définissez des catégories de dépenses avec un assujettissement aux taxes par défaut .
Assujettissement aux taxes par défaut	Sélectionnez le code d’assujettissement aux taxes à associer à cet article dans les lignes d’approvisionnement. La valeur du champ Assujettissement aux taxes par défaut remplace la valeur du champ Assujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépenses dans les lignes d’approvisionnement. Définissez les codes d’assujettissement aux taxes à l’aide de la tâche Mettre à jour l’assujettissement aux taxes .
Worktags	Définissez des worktags associés pour cet objet à l'aide des types de worktags associés que vous configurez dans la tâche Mettre à jour l'utilisation de worktags associés . Workday facture automatiquement dans les transactions les valeurs de la colonne Worktag par défaut lorsque vous souhaitez régler l'objet dans la transaction. Workday remplit également les worktags de la transaction avec la catégorie de dépenses connexe et ses worktags. Lorsque le worktag connexe de l’article d’achat et celui de la catégorie de dépenses sont du même type, la valeur provenant de l’article d’achat a la priorité, car elle est plus précise.
Commentaires	Vous pouvez utiliser ce champ pour ajouter et mettre à jour des commentaires sur les changements apportés aux articles à mesure que différents utilisateurs finaux interagissent avec ce champ. Vous pouvez également afficher les commentaires faits sur les articles d’achat dans les pages suivantes : Aperçu de l’article dans le menu des actions connexes. Rapport Afficher un article d’achat .
Entités demandeuses	Sélectionnez les entités demandeuses auxquelles vous souhaitez limiter l’article d’achat. Une fois la sélection effectuée, seules ces entités peuvent demander l’article.
Listes d’articles d’achat faisant l’objet de restrictions	Sélectionnez la liste d’articles d’achat existante à laquelle ajouter l’article. Workday limite les demandes d’approvisionnement pour l’article aux entités demandeuses sélectionnées dans cette liste.
Type de contrôle par numéro de série	Sélectionnez le type de contrôle par numéro de série que vous souhaitez utiliser pour l’article d’achat : Contrôle complet par numéro de série : numéro de série permanent appliqué pendant la fabrication pour permettre le suivi d’un article tout au long de son cycle de vie. Contrôle par numéro de série pour une expédition : numéro de série appliqué pendant l’expédition pour permettre le suivi d’un article tout au long de son expédition et de sa distribution. Le type de contrôle par numéro de série que vous sélectionnez dans l’onglet Aperçu de l’article indique le type de contrôle par numéro de série par défaut pour tous les lieux de gestion des stocks, mais vous pouvez remplacer celui-ci par défaut en sélectionnant différents types de contrôle par numéro de série pour des lieux de gestion des stocks individuels, dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks . Pour les articles d’achat existants, accédez à la tâche Modifier un article d’achat pour modifier le type de contrôle par numéro de série dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks . Lorsque le paramètre de type de contrôle par numéro de série est différent entre les onglets Options liées au lieu de gestion des stocks et l’onglet Aperçu de l’article , vous pouvez supprimer l’article pour le lieu de gestion des stocks dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks . Le stock du lieu doit être égal à zéro pour supprimer le lieu.

Pour le tableau

Unités de mesure

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Utilisation	Vous pouvez sélectionner les utilisations suivantes pour une UDM : Passation de commande pour insérer l’UDM dans l’onglet Information sur le fournisseur . Stockage pour insérer l’UDM dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks et les invites de transaction Par Level. Unité de consommation pour déterminer la mesure dans laquelle votre entreprise ou vos clients consomment le produit.
UDM par défaut pour la passation de commande	Sélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions d’approvisionnement quand l’article d’achat n’a pas d’UDM de passation de commande valide dans l’onglet Information sur les fournisseurs .
UDM par défaut pour la sortie	Sélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions liées aux stocks lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM de sortie par défaut pour le lieu de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une UDM de sortie par défaut dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks .
UDM par défaut pour le stockage	Sélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions liées aux stocks lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM de stockage par défaut pour le lieu de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une UDM de stockage par défaut dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks .
UDM par défaut pour l'unité de consommation	Sélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions liées aux stocks lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM d’unité de consommation par défaut pour le lieu de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une UDM d’unité de consommation par défaut dans l’onglet Options liées au lieu de gestion des stocks .
Quantités de stockage avec décimales autorisées	Sélectionnez cette option pour autoriser les quantités de stockage avec décimales pour l’UDM de base. Cela permet d’obtenir plus de précision dans l’UDM de l’article. L’acceptation de quantités avec décimales pour les UDM détermine la quantité de réserve en UDM de base pendant le processus de réservation. La quantité de la réserve est un nombre entier si l’UDM de stockage correspondante dans la demande de stock est un nombre entier. Workday convertit automatiquement les UDM de stockage existantes pour accepter les quantités de stockage avec décimales.

(Facultatif) Dans l’onglet

Autres identifiants d’articles

, configurez les valeurs des types d’autres identifiants d’articles qui :

Établissent un lien entre vos articles d’achat internes et l’information fournie par le fabricant.

Permettent de rechercher l’article d’achat dans les invites

Article

à l’aide de l’autre identifiant d’article.

Exemple :

Type d’identifiant d’article

= Nº UPN
;

Valeur

= H7493808120500
.

Workday affiche cet onglet quand vous configurez des types d’identifiants d’articles et que vous les affectez aux catégories de dépenses associées à l’article d’achat.

(Facultatif) Configurez les priorités de sourçage des fournisseurs dans l’onglet

Information sur le fournisseur

. Workday affiche une option d’approvisionnement dans la tâche

Parcourir le catalogue

pour chaque option d’achat unique que vous ajoutez.

Si vous choisissez d’utiliser la fonction

Unification de l’expérience des demandes d’approvisionnement

dans le rapport

Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions

, Workday vous dirige de la tâche

Parcourir le catalogue

vers la recherche de catalogue dans le worklet de

demandes d’approvisionnement

afin de simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.

Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Article de catalogue	Si vous activez la mise à jour des articles de catalogue pour les articles d’achat, Workday configure tous les champs afin qu’ils puissent être modifiés, et synchronise les modifications apportées aux articles de catalogue avec les catalogues de fournisseurs.
Priorité du sourçage	Classez les fournisseurs pour le sourçage d’articles en définissant les priorités de sourçage suivantes : 1 : fournisseur principal. 2 et plus : fournisseur secondaire. 0 : non classé. Classez les fournisseurs pour les articles d’achat par priorité pour permettre aux acheteurs d’utiliser les fournisseurs principaux lors de la création des demandes d’approvisionnement et de passer aux fournisseurs secondaires si nécessaire. Lorsque vous ne souhaitez pas afficher l’information sur les fournisseurs sous forme d’options d’approvisionnement distinctes dans la tâche Parcourir le catalogue , entrez zéro pour chaque entrée de fournisseur. Utilisez ensuite la tâche Mettre à jour des règles de sourçage de demandes d’approvisionnement pour insérer les noms des fournisseurs dans les commandes. Si vous choisissez d’utiliser la fonction Unification de l’expérience des demandes d’approvisionnement dans le rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , Workday vous dirige de la tâche Parcourir le catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement afin de simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.
Contrats de fournisseurs privilégiés	Workday insère les contrats de fournisseurs privilégiés dans les transactions de dépenses valides, tout en utilisant le contrat pour effectuer le suivi des dépenses de la société.
Délai d'approvisionnement	Indiquez une valeur pour le nombre de jours entre la date du document dans le bon de commande et la date de livraison prévue. Workday utilise le délai d’approvisionnement plus la date du document pour calculer la date d’échéance sur le bon de commande. Lorsqu’il y a plusieurs délais d’approvisionnement, Workday sélectionne le délai d’approvisionnement en fonction de ceux-ci, par ordre de priorité. Délai d’approvisionnement précisé le : L’article de fournisseur ou l’article de catalogue. Le fournisseur. Le locataire. Remarque : Lorsqu’aucune date d’échéance n’est indiquée dans les lignes de biens, Workday utilise la date d’échéance indiquée dans l’en-tête dans les bons de commande pour remplir les lignes de biens correspondantes.
Appliquer les mises à jour de l’article d’achat	Workday affiche ce bouton dans la tâche Modifier un article d’achat . Cliquez sur ce bouton pour appliquer les mises à jour effectuées dans le tableau Unités de mesure de l’onglet Aperçu de l’article au tableau Prix de passation de commande en dessous. Lorsque vous appliquez les mises à jour d’articles d’achat, Workday : Met à jour le facteur de conversion lorsque les onglets Aperçu de l’article et Information sur le fournisseur contiennent la même UDM. Ajoute de nouvelles UDM avec tous leurs attributs. Désactive les UDM inactives dans l’onglet Aperçu de l’article .
Calculer le prix en fonction du facteur de conversion	Sélectionnez cette option pour activer le calcul de prix linéaire. (Vous payez un prix fixe pour l’unité de base d’un article, quelles que soient l’UDM et la quantité des commandes.) Avec un calcul de prix linéaire : Entrez un prix uniquement pour l’UDM par défaut dans les tableaux Prix de passation de commande et Prix juste-à-temps . Workday calcule le prix pour le reste des UDM. Ne créez pas la même règle propre aux prix pour des UDM différentes dans le tableau Options avancées liées aux prix . Workday affiche la tarification tirée du tableau Options avancées liées aux prix pour les autres UDM dans les transactions d’approvisionnement.
Prix de passation de commande	Entrez les UDM de passation de commande que vous souhaitez insérer dans les documents d’approvisionnement avec l’information sur les fournisseurs correspondante.
Juste-à-temps	Entrez les UDM que le fournisseur accepte pour l’approvisionnement juste-à-temps. Workday insère des UDM juste-à-temps dans les documents d’approvisionnement juste-à-temps avec l’information sur les fournisseurs correspondante.
Options avancées liées aux prix	Définissez des règles de tarification avec une date de début et une date de fin. Workday insère les options avancées liées aux prix dans les transactions d’approvisionnement qui ont les mêmes valeurs. Quand plus d’une option avancée liée aux prix s’applique à une transaction, Workday insère les options avancées liées aux prix dans les transactions d’approvisionnement dans l’ordre de priorité suivant : Emplacement de destination Contrat de fournisseur Société

(Facultatif) Dans l’onglet

Articles de remplacement

, ajoutez des articles qui seront utilisés pour remplacer l’article d’achat.

Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :

Date de début pour la passation de commande Date de fin pour la passation de commande	Entrez des dates pour remplacer automatiquement les articles des bons de commande pendant le sourçage automatique. Notez que ces dates ne s’appliquent pas aux articles de remplacement des stocks.
Utilisation	Sélectionnez : Approvisionnement pour activer l’article de remplacement pour la passation de commande. Stocks pour activer l’article de remplacement pour le prélèvement.
Société	Sélectionnez la société ou la hiérarchie de sociétés dans laquelle ce remplacement est accepté.
Emplacement de livraison	Sélectionnez la hiérarchie d’emplacements de livraison ou d’emplacements qui accepte ce remplacement.
Priorité de remplacement	Entrez un ordre numérique pour vos articles de remplacement.
Exclure la société	Vous permet de limiter l’envoi de cet article de remplacement à des sociétés en particulier.
Exclure l'emplacement de livraison	Vous permet de limiter la réception de cet article de remplacement à des emplacements en particulier.

Vous ne pouvez pas utiliser un article de catalogue comme article de remplacement. Quand vous devez remplacer des articles ayant un prix précis, nous vous recommandons d’utiliser un article de fournisseur.

Vous pouvez configurer des articles de remplacement avec des UDM de base différentes pour tenir compte des différences d’emballage des articles. Lorsque vous avez des articles de remplacement avec des différences entre l’UDM de passation de commande et l’UDM de base, Workday recalcule la quantité de passation de commande en fonction du facteur de conversion de l’article pour conserver la quantité de base demandée lors de la soumission de la transaction, minimisant ainsi la surcommande ou la sous-commande dans le processus de sourçage automatique.

Exemple pour des articles de remplacement avec des UDM de base différentes :

Vous créez un article d’achat nommé Primary - Exam To service
avec une

UDM de base

de chacun
et une UDM secondaire de cas
, avec un facteur de conversion de 10.

Vous créez un deuxième article d’achat nommé Sous-examen
avec une

UDM de base

d’unité un
et une UDM secondaire de cas
, avec un facteur de conversion de 5.

Vous définissez ensuite les articles comme des produits de remplacement l’un de l’autre dans l’onglet

Article de remplacement

. Workday vous informe que les facteurs de conversion des articles principaux et de remplacement sont différents, mais autorise la configuration à se poursuivre.

Vous définissez une demande de stock pour 5 caisses de l’article de tenue d’examen principal et créez une liste de prélèvement à partir de la demande de stock. Le lieu de gestion des stocks est défini pour prélever d’abord des articles de remplacement. Les lignes pour la tenue de plage d’examen de remplacement sont ensuite répertoriées avec la quantité à prélever
comme 5 caisses
, même si la quantité de base est différente de celle de l’article de couverture d’examen principal. Workday conserve la quantité demandée au-dessus de la quantité de base des articles.

Workday ne prend pas en charge les articles de remplacement pour lesquels leurs propres articles de remplacement sont configurés. Exemple : l’article 1
a un article
de remplacement actif, et
l’article 2
a également un article de remplacement actif. Workday ne source pas automatiquement une demande d’approvisionnement pour l’article 1
à partir d’un bon de commande.

Lorsque vous ne définissez pas de prix figurant au contrat pour l’article d’achat, Workday insère l’information sur les fournisseurs principaux associée aux articles d’achat sélectionnés dans les documents suivants :

Demandes de postes

Bons de commande

Réceptions

Factures

Lorsque l’information sur les fournisseurs qui figure sur le document ne correspond pas à celle qui est associée à l’article d’achat, Workday alimente l’information sur l’article à partir de l’onglet

Aperçu

Configurez la façon dont l’information sur les fournisseurs principaux et secondaires s’affiche aux demandeurs dans la tâche

Modifier les options d’approvisionnement d’une société

Accédez au rapport

Journal de changement d’article

pour suivre tous les changements apportés aux attributs de vos articles d’achat.

Éléments à prendre en compte pour la définition : articles d’achat avec information sur les fournisseurs

2020R2 What’s New Post: Effectuer le suivi des articles et des achats par code de marchandise

Étapes : définir les articles d’achat pour l’approvisionnement

Définir des articles d’achat pour la gestion des stocks

Référence : prix linéaires pour des articles d’achat

Publication What's New Post dans Workday 33 - Articles de remplacement dans l'approvisionnement