Éléments à prendre en compte pour la définition : articles de catalogue
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des articles de catalogue. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les articles de catalogue, qui utilisent des contrats de fournisseurs pour le prix principal, représentent des articles précis dans un catalogue proposé par les fournisseurs.
Vous pouvez également autoriser les fournisseurs à charger des catalogues de fournisseurs dans votre locataire Workday.
Avantages pour l’entreprise
Avec les articles de catalogue de fournisseur, vous pouvez :
- Organiser l’information sur les fournisseurs par fournisseur, chaque catalogue contenant les articles de catalogue que votre société peut se procurer.
- Permettre aux demandeurs de parcourir les catalogues de fournisseurs pour créer des demandes d’approvisionnement.
- Améliorer la collaboration avec les fournisseurs en leur permettant de charger des articles de catalogue.
- Afficher toute l’information sur les articles de fournisseur dans votre locataire avec le rapportEspace de travail - Catalogues de fournisseurs.
Cas d’utilisation
- Permettre à un fournisseur de charger son propre catalogue dans votre locataire Workday, ce qui améliore le processus de collaboration.
- Workday source automatiquement les demandes d’approvisionnement avec les articles de catalogue pour les bons de commande, ce qui réduit la charge de travail de l’acheteur.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Utilisez-vous actuellement des articles d’achat ou prévoyez-vous d’en utiliser? | Dans les tâches liées à un article d’achat, vous pouvez associer de l’information sur l’article du fournisseur à l’article d’achat dans l’onglet Information sur les fournisseurs . Avec les articles d’achat, vous permettez aux demandeurs de parcourir les articles génériques qu’ils peuvent facilement reconnaître. Workday insère la bonne information sur les fournisseurs dans les demandes d’approvisionnement et les bons de commande en fonction de votre configuration d’articles d’achat. |
Comment votre société utilise-t-elle les contrats de fournisseurs? | Pour utiliser des articles de catalogue de fournisseurs dans Workday et dans des transactions d’approvisionnement, vous devez ajouter le catalogue de fournisseur à un type de contrat de fournisseur activé pour les articles de catalogue.
Lorsque vous ajoutez un article de catalogue à un document de transaction, Workday alimente le contrat de fournisseur. Cela garantit que le prix figurant au contrat constitue le prix principal. |
Comment définissez-vous et mettez-vous à jour l’information sur les articles de fournisseur? | Lorsque votre société utilise des articles de catalogue de fournisseur et des articles d’achat, vous devez mettre à jour l’information sur les articles séparément, ce qui augmente la charge de travail des administrateurs d’articles.
Vous pouvez associer des articles d’achat à des articles de catalogue au moment du chargement du catalogue, ce qui active l’article de catalogue dans Workday Inventory. Vous pouvez également utiliser la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière pour activer la modification des articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat lorsque vous pouvez ajouter des articles de catalogue dans l’onglet Information sur les fournisseurs . Workday synchronise ensuite les données des articles de catalogue lorsque vous les modifiez dans les tâches liées aux articles d’achat ou aux catalogues de fournisseurs. |
Comment voulez-vous rattacher les articles de catalogue à la sécurité? | Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour le processus de gestion Chargement de catalogue lorsque ce type de sécurité est utilisé pour le contrat de fournisseur associé. |
Utilisez-vous Inventory? | Pour utiliser la tâche Ranger en stock , vous devez associer des articles de catalogue à des articles d’achat pendant le chargement du catalogue ou dans des tâches liées aux articles d’achat.
Lorsque vous exécutez la tâche Ranger en stock , Workday convertit l’article de catalogue en article d’achat associé. |
Recommandations
Définissez les articles d’achat avant de charger les articles de catalogue de fournisseur. Cela vous permet d’associer des articles d’achat à des articles de catalogue pendant le chargement de catalogue.
Ajoutez des articles de catalogue dans l’onglet
Information sur les fournisseurs
des tâches liées aux articles d’achat afin que vous puissiez :
- Associer plusieurs articles de catalogue à un article d’achat en un seul endroit.
- Associer les articles de catalogue à une priorité de sourçage de 1 dans les transactions d’approvisionnement lorsque vous sélectionnez l’article d’achat.
- Utiliser la tâcheRanger en stock.
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
:
- Limitez la sélection d’unités de mesure (UDM) dans les transactions de dépenses, afin que les utilisateurs n’utilisent que les UDM que vous avez définies.
- Activez la modification de l’information sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat pour consolider l’entrée des données sur les articles.
Exigences
Pour charger des catalogues de fournisseurs dans Workday, vous devez définir des contrats de fournisseurs et les associer au catalogue de fournisseur.
Limites
Lorsque vous n’activez pas la modification des données sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat, vous devez modifier séparément et de manière cohérente l’information sur les articles de catalogue et les articles d’achat pour éviter toute incohérence dans les données.
Vous ne pouvez pas utiliser le tableau
Options avancées liées aux prix
, qui vous permet de configurer une autre tarification par contrat de fournisseur, société, emplacement et emplacement de destination pour les articles d’achat.Configuration du locataire
Dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
, vous pouvez activer :
- La sélection d’unités de mesure (UDM) restreintes dans les transactions de dépenses, ce qui permet de vous assurer que les utilisateurs n’utilisent que les UDM définies par votre société.
- La modification de l’information sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat pour consolider l’entrée des données sur les articles.
Sécurité
Configurez le processus de gestion
Chargement de catalogue
dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.Pour utiliser la sécurité segmentée, associez le segment de sécurité lié à des contrats à un groupe de sécurité de segments configuré dans votre processus de gestion
Chargement de catalogue
.Processus de gestion
Utilisez le processus de gestion
Chargement de catalogue
pour acheminer les approbations et les tâches aux administrateurs lorsqu’un travailleur lance la tâche Demande de chargement de catalogue
.Quand vous modifiez les données sur les articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat, les mises à jour n’utilisent pas le processus de gestion.
Production de rapports
Vous pouvez utiliser le rapport
Espace de travail - Catalogues de fournisseurs
pour explorer les articles de catalogue par catalogue de fournisseur. Vous pouvez modifier ou afficher toute l’information sur les fournisseurs dans votre locataire.Dans les rapports personnalisés, vous pouvez utiliser les sources de données de rapports suivantes :
- Catalog Item
- Item
- Purchase Item
- Unit of Measure Conversion Factor
Vous pouvez utiliser la source de données de rapport
Supplier Item Import Request
dans des rapports personnalisés pour les services Web sur les articles de fournisseur.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour charger ou mettre à jour en masse des articles de catalogue dans un catalogue de fournisseur :
- Get Catalog Load
- Import Catalog Load
- Submit Catalog Load Request
Lorsque vous activez la modification des articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat, vous pouvez également utiliser les services Web suivants pour effectuer la mise à jour en masse des articles de catalogue :
- Get Supplier Items
- Import Supplier Items
Le service Web
Import Supplier Items
est une action de lancement pour le processus de gestion Événement de mise à jour d’articles de fournisseur
.Connexions et interactions
Pour utiliser la tâche
Ranger en stock
lorsque vous vous procurez des articles de catalogue, associez des articles de catalogue à des articles d’achat. Quand vous recevez un article de catalogue, Workday insère l’article d’achat associé dans la tâche Ranger en stock
.Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.