Éléments à prendre en compte pour la définition : prix des articles
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des prix des articles d’approvisionnement dans Workday. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous mettez à jour le prix des articles faisant l’objet de transactions d’approvisionnement, soit :
- Articles d’achat – le prix standard pour un article générique et la tarification du fournisseur des articles de fournisseur associés.
- Contrats de fournisseurs – le prix exact prévu chaque fois que vous commandez cet article dans l’unité de mesure (UDM) provenant du contrat.
- Articles de catalogue – le prix du fournisseur pour un article de fournisseur.
Avantages pour l’entreprise
Type d’article/élément | Avantages pour l’entreprise |
|---|---|
Articles d’achat | Avec la tarification générique et la tarification du fournisseur, vous pouvez également :
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Articles de catalogue | Avec la tarification du fournisseur pour des articles de fournisseur en particulier, vous pouvez également :
|
Contrats de fournisseurs | Avec un prix selon la quantité et l’UDM d’un article :
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Cas d’utilisation
Cas d’utilisation | Description |
|---|---|
Information centralisée sur la tarification et l’emballage d’articles du fabricant avec plusieurs fournisseurs | Utilisez des articles d’achat.
Lorsque vous configurez des fournisseurs dans l’onglet Information sur le fournisseur dans les tâches liées aux articles d’achat, chaque entrée de fournisseur unique s’affiche comme une option d’approvisionnement dans la tâche Parcourir le catalogue pour les demandeurs.Si vous choisissez d’utiliser la fonction Requisition Experience Unification à partir du rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , nous vous dirigeons depuis la tâche Parcourir le catalogue vers la recherche dans le catalogue dans le worklet Demandes d’approvisionnement pour simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement. |
Prix selon une UDM et la quantité d’un article faisant partie d’une entente contractuelle | Utilisez des contrats de fournisseurs.
Vous pouvez ajouter :
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Prix contractuels pour les bons de commande et factures créés à partir du contrat de fournisseur | Utilisez des contrats de fournisseurs. |
Tarification du fournisseur pour les articles en particulier fournis par un fournisseur | Utilisez des articles de catalogue.
Les demandeurs peuvent utiliser la tâche Parcourir le catalogue pour parcourir les biens disponibles.Si vous choisissez d’utiliser la fonction Requisition Experience Unification à partir du rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , nous vous dirigeons depuis la tâche Parcourir le catalogue vers la recherche dans le catalogue dans le worklet Demandes d’approvisionnement pour simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement. |
Prix contractuels qui varient selon la société et l’emplacement d’expédition | Définissez les prix de contrat de fournisseur dans les tâches liées aux articles d’achat plutôt que d’utiliser les lignes de biens de contrat. |
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Effectuez-vous le suivi de la tarification des fournisseurs pour les articles que vous achetez? | Avec les articles d’achat et les articles de catalogue, vous pouvez définir la tarification des fournisseurs en fonction d’UDM de passation de commande et d’UDM juste-à-temps. |
Avez-vous des prix contractuels pour les articles? | Avec les contrats de fournisseurs, vous pouvez définir des prix contractuels selon l’UDM et la quantité d’un article. Workday vous recommande d’utiliser les lignes de biens des contrats de fournisseurs pour établir les prix quand vous créez des bons de commande et des factures directement à partir des contrats de fournisseurs.
Quand vous utilisez des contrats pour effectuer le suivi des dépenses et des prix qui varient pour un article, vous pouvez également définir les prix de contrat de fournisseur dans la tâche associée à l’article d’achat. |
Comment le prix d’un article varie-t-il? | La tâche Créer un article d’achat est celle qui vous donne le plus de flexibilité en ce qui concerne la tarification.
Vous pouvez définir la tarification générale du fournisseur pour un article dans l’onglet Information sur le fournisseur .Si le prix varie pour le même article de fournisseur, vous pourrez utiliser la grille Options avancées liées aux prix . Exemple : les prix des fournisseurs varient en fonction des sociétés, des emplacements de destination et des contrats de fournisseurs. Vous pouvez uniquement imputer un contrat de fournisseur au niveau de l’en-tête de l’article tout en appliquant les options avancées liées aux prix. Vous ne pouvez pas appliquer les options avancées liées aux prix aux lignes de contrat de fournisseur.Vous pouvez également définir les prix d’un article génériques dans l’onglet Aperçu de l’article . Ces données seront utilisées dans les transactions lorsqu’il n’y a aucun autre prix valide. |
Collaborez-vous avec vos fournisseurs à la mise à jour de la tarification? | Les fournisseurs peuvent utiliser le portail fournisseur pour charger des articles de catalogue avec les prix correspondants dans votre locataire Workday. Ils peuvent également utiliser des intégrations pour charger leur catalogue de fournisseur, ainsi que les prix associés. |
Voulez-vous rattacher des articles à des groupes de sécurité en particulier? | Vous pouvez rattacher des articles de catalogue à une sécurité fondée sur des segments. |
En général, à quel moment faut-il utiliser les contrats de fournisseurs pour la tarification? | Vous pouvez utiliser des contrats de fournisseurs pour la tarification dans les cas suivants :
|
Gérez-vous les contrats par l’entremise d’une organisation de groupement d’achats? | Vous pouvez configurer des contrats de fournisseurs multifournisseurs et multiparticipants à remplir dans les articles de fournisseur. Ainsi, plusieurs sociétés peuvent commander le même article auprès de différents fournisseurs en utilisant le même contrat. Elle vous permet également de contrôler les sociétés qui peuvent accéder au contrat. |
En général, à quel moment faut-il utiliser les articles d’achat pour la tarification? | Utilisez les tâches liées aux articles d’achat pour la tarification lorsque vous effectuez le suivi du prix des articles individuels provenant de plusieurs fournisseurs. Vous pouvez définir les prix des articles d’achat pour les UDM d’article d’achat standard et le fournisseur :
|
En général, à quel moment faut-il utiliser les prix linéaires pour les articles d’achat? | Quand vous payez le même prix pour une unité de base, indépendamment de l’UDM et de la quantité que vous commandez, utilisez la tarification linéaire pour les articles d’achat. Cochez la case Calculer le prix en fonction du facteur de conversion dans les tâches liées aux articles d’achat pour activer la tarification linéaire. |
Recommandations
- Pour garantir l’intégrité des données lorsque vous ajoutez des contrats de fournisseurs dans les tâches liées aux articles d’achat, n’ajoutez aucun article d’achat dans les lignes de biens des contrats de fournisseurs.
- Workday vous recommande d’utiliser les lignes de biens des contrats de fournisseurs pour établir les prix quand vous créez des bons de commande et des factures directement à partir des contrats de fournisseurs.
Exigences
Vous devez associer un catalogue de fournisseur d’articles de catalogue à des contrats de fournisseurs. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas utiliser les articles de catalogue dans votre locataire.
Limites
Définition | Limites |
|---|---|
Articles de catalogue | Vous ne pouvez pas définir de prix pour les combinaisons des valeurs suivantes (options avancées liées aux prix) :
Vous ne pouvez utiliser les articles de catalogue avec Workday Inventory que lorsque vous associez ces articles à des articles d’achat. |
Contrats de fournisseurs | En ce qui concerne les lignes de contrat de fournisseur, vous n’avez pas la même flexibilité que pour les prix des articles d’achat. Pour avoir plus de flexibilité en ce sens, ajoutez des contrats de fournisseurs à la grille Options avancées liées aux prix dans les tâches liées aux articles d’achat. Vous ne pouvez pas ajouter des articles en tant que biens aux contrats de fournisseurs et appliquer des options avancées liées aux prix à ces articles. |
Configuration du locataire
Dans la section
Approvisionnement
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
, vous pouvez activer :
- La modification des articles de catalogue dans les tâches liées aux articles d’achat.
- Les invites restreintes afin qu’elles affichent uniquement les UDM que vous avez définies pour les articles. Cela permet de vous assurer que les utilisateurs sélectionnent des UDM déjà associées à un prix.
Sécurité
Workday rattache aux fins de sécurité :
- Les articles de catalogue au processus de gestionChargement de cataloguepour le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
- Les contrats de fournisseurs au processus de gestionÉvénement lié à un contrat de fournisseurpour le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
- Les modifications de contrat de fournisseur au processus de gestionÉvénement de modification de contrat de fournisseurpour le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement pour les articles d’achat :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Purchase Item
| Les utilisateurs qui ont accès à ce domaine peuvent définir des articles d’achat et afficher les rapports associés. |
View: Purchase Item
| Les utilisateurs qui ont accès à ce domaine peuvent afficher un article d’achat en particulier. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Chargement de catalogue
| À configurer pour acheminer les chargements de catalogue aux fins de révision et d’approbation. |
Demande de changement de la catégorie dépenses d’articles d’achat
| À configurer pour acheminer les notifications pour l’approbation des demandes de changement de la catégorie de dépenses. |
Événement de mise à jour d’articles de fournisseur
| À configurer pour acheminer l’information sur les fournisseurs des articles d’achat faisant l’objet d’une mise à jour avec un service Web aux fins de révision et d’approbation.
Workday utilise le service Web Import Supplier Items comme action de lancement pour le processus de gestion Événement de mise à jour d’articles de fournisseur . |
Événement lié à un contrat de fournisseur
| À configurer pour acheminer les nouveaux contrats de fournisseurs ou ceux qui sont mis à jour aux fins de révision et d’approbation. |
Événement de modification de contrat de fournisseur
| À configurer pour acheminer les modifications apportées aux contrats de fournisseurs aux fins de révision et d’approbation. |
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Incidence du changement d’une catégorie de dépenses sur la comptabilité des stocks
| Workday saisit les worktags de crédit et de débit et les montants dans ce rapport. Utilisez le rapport pour vous aider à traiter les écritures nécessaires. |
Rechercher une demande de changement de la catégorie de dépenses d’articles d’achat
| Affiche les demandes de changement de catégorie de dépenses que vous avez soumises. |
Afficher un catalogue de fournisseur
| Affiche les catalogues de fournisseurs avec des détails sur chacun des articles de catalogue, comme l’unité de mesure de base et le prix unitaire par défaut actuel. |
Espace de travail - Catalogues de fournisseurs
| Permet d’afficher tous les catalogues de fournisseurs de votre locataire, de charger des articles pour un catalogue de fournisseur et d’explorer l’information sur les articles de catalogue pour chacun des catalogues de fournisseurs. |
Afficher un article d’achat
| Affiche toute l’information de configuration sur un article d’achat. |
Rechercher des contrats de fournisseurs
| Permet d’utiliser des valeurs que vous connaissez pour rechercher des contrats de fournisseurs. Exemple : fournisseur, société ou acheteur. |
Afficher un contrat de fournisseur
| Affiche l’information sur un contrat de fournisseur et la tarification connexe, que vous définissiez le prix des articles d’achat ou des articles de catalogue. |
Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes pour créer des rapports personnalisés sur les articles :
- Catalog Items (Indexed)
- Catalog Load Request (Indexed)
- Index Procurement Item
- Purchase Items (Indexed)
- Procurement Items
- Supplier Item Details (Indexed)
- Supplier Item Import Request
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour mettre à jour les prix des articles :
Type d’article/élément | Services Web |
|---|---|
Articles de catalogue |
|
Articles d’achat | Pour obtenir de l’information générale sur les articles d’achat, utilisez :
Pour obtenir de l’information sur le fournisseur d’articles d’achat, utilisez :
|
Contrats de fournisseurs |
|
Autres incidences
Dans la tâche
Modifier les options d’approvisionnement d’une société
, vous pouvez activer l’UDM et les changements de prix dans les demandes d’approvisionnement pour les éléments suivants :
- Articles de catalogue
- Articles d’achat
- Articles d’achat stockés
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des stocks | Lorsque vous utilisez Workday Inventory et des articles de catalogue, utilisez les tâches de chargement de catalogue ou d’articles d’achat pour associer les articles de catalogue à des articles d’achat.
Cela permet de vous assurer que vous pouvez utiliser la tâche Ranger en stock dans le domaine fonctionnel Inventory. |
Comptes de fournisseurs | À partir des tâches disponibles sur le portail fournisseur, les fournisseurs peuvent effectuer une sélection dans une liste d’UDM que vous avez définie dans votre locataire pour les documents de factures. |