Créer des ordres de modification
- Définissez le processus de gestionOrdre de modificationet la politique de sécurité rattachée.
- Si votre organisation utilise le traitement de correspondance des factures de fournisseurs, incluez l’étape de serviceLancer un événement de correspondance de comptes de fournisseurs pour les factures de fournisseurs connexes. Vous pourrez le faire après l’étape d’achèvement dans le processus de gestionOrdre de modification.
- Si votre organisation paie à l’avance les factures des fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement d’amortissement de dépenses prépayées.
- Définissez le processus de gestionÉvénement lié à un calendrier d’amortissement de dépenses prépayéespour les types de libérations de prépaiements liés à un calendrier.
- Configurez le processus de gestionRéceptionpour inclure l’étape d’actionCréer une facture de fournisseur à partir d’une réceptionpour les types de libérations de prépaiements liés à une réception.
Vous pouvez créer des ordres de modification pour les bons de commande dont le statut
est Délivré
, sauf dans les cas suivants :
- Le fournisseur n’accepte pas les ordres de modification. Vous pouvez contrôler la capacité d’un fournisseur à accepter les ordres de modification lors de la création d’un fournisseur. Vous ne pouvez pas créer d’ordres de modification pour un fournisseur si vous avez sélectionné l’optionDésactiver les ordres de modificationdans l’ongletOptions d’approvisionnementde la tâcheCréer un fournisseur.
- Vous fermez en masse des documents d’approvisionnement qui comprennent le bon de commande ou la demande d’approvisionnement connexe. L'événement de fermeture en masse doit être terminé ou annulé pour qu'un ordre de modification puisse être créé.
- Le bon de commande est de type Facturation et remplacement.
- Un ordre de modification peut également être généré automatiquement à partir d’un accusé de réception de bon de commande avec une substitution d’articles approuvée. Workday empêche l’ordre de modification automatique pour la substitution d’articles lorsqu’il existe des documents en aval au statut non annulé/refusé.
- Accédez à la tâcheCréer un ordre de modification.
- Mettez à jour ces sections d’en-tête si nécessaire :
- Récapitulatif
- Modalités et taxes/impôts
- Coordonnées
également dans l’en-tête, sélectionnez :- Un contrat de fournisseur dans le champContrat de fournisseur.
- La caseAppliquer les changements d’en-tête à toutes les lignes au moment d’enregistrer ou de soumettreles données pour appliquer les modifications d’en-tête à toutes les lignes de biens et de services.
- Ajoutez un contrat de fournisseur.
- Modifiez l’information contenue dans les onglets de lignes :
- Lignes de travailleur auxiliaire
- Lignes de biens
- Lignes de services
- Accédez à l’ongletDétails de la lignepour :
- Changer l’information dans les lignes existantes, comme les montants, les prix et le statut des montants prépayés. Pour les articles ad hoc, vous pouvez modifier la description de l’article et la catégorie de dépenses lorsqu’il n’existe aucune facture de fournisseur active pour la ligne.
- Annuler des lignes de bon de commande en cochant la caseAnnuler la ligne de bon de commande.
- Ajouter de nouvelles lignes de bon de commande.
Lorsque vous activez la fonction multisociété pour les bons de commande, vous pouvez :- Afficher lasociétédans les lignes préexistantes.
- Définir la société indiquée dans la ligne dans de nouvelles lignes.
- Sélectionner n’importe quelle société indiquée dans la ligne qui a un lien intersociétés avec la société en en-tête du bon de commande.
- Cliquez surSoumettre.
- Workday traite l’ordre de modification conformément aux paramètres définis dans le processus de gestionOrdre de modification.
- Workday ajoute un numéro de version au numéro de bon de commande afin que votre fournisseur et vous-même puissiez faire le suivi des ordres de modification séparément des bons de commande connexes.Exemple : si votre numéro de bon de commande initial estPO-3005, le premier numéro d’ordre de modification est3005-1.
- Si vous avez annulé des lignes, elles sont barrées et les valeurs connexes dans les champsQuantitéetPrixde la sectionLigne de bienssont égales à zéro.
- Une fois l’ordre de modification approuvé, vous ne pouvez plus modifier le document. Vous pouvez accéder à la tâcheCréer un ordre de modificationpour effectuer une seconde modification.
- Délivrez l’ordre de modification. Lorsqu’un acheteur crée un ordre de modification, l’option de délivrance associée à l’ordre de modification provient par défaut de l’enregistrement du fournisseur. Si le fournisseur ne définit aucune autre option de délivrance, l’option par défaut est l’option de délivrance du bon de commande initial provenant de la version précédente.
- Accédez à la tâcheAfficher un bon de commandeet sélectionnez l’ongletHistorique des versionspour afficher le bon de commande initial et l’ordre de modification.
- Si vous mettez en correspondance des ordres de modification avec des factures de fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de correspondance de comptes de fournisseurs.