Créer des ordres de modification
- Définissez le processus de gestionOrdre de modificationet la politique de sécurité rattachée.
- Si votre organisation utilise le traitement de correspondance des factures de fournisseurs, incluez l’étape de serviceLancer un événement de correspondance de comptes de fournisseurs pour les factures de fournisseurs connexes. Vous pourrez le faire après l’étape d’achèvement dans le processus de gestionOrdre de modification.
- Si votre organisation paie à l’avance les factures des fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement d’amortissement de dépenses prépayées.
- Définissez le processus de gestionÉvénement lié à un calendrier d’amortissement de dépenses prépayéespour les types de libérations de prépaiements liés à un calendrier.
- Configurez le processus de gestionRéceptionpour inclure l’étape d’actionCréer une facture de fournisseur à partir d’une réceptionpour les types de libérations de prépaiements liés à une réception.
Vous pouvez créer des ordres de modification pour des bons de commande dont le statut
est Délivré
, sauf lorsque :
- Le fournisseur n’accepte pas les ordres de modification. Vous pouvez contrôler la aptitude d’un fournisseur à accepter les ordres de modification lors de la création d’un fournisseur. Vous ne pouvez pas créer d’ordres de modification pour un fournisseur si vous avez sélectionné l’ optionDésactiver les ordres de modificationdans l’ongletOptions d’approvisionnementde la tâcheCréer un fournisseur.
- Vous fermez en masse des documents approvisionnement qui incluent le bon de commande ou la demande d'approvisionnement connexe . L' événement de fermeture en masse doit être terminé ou annulé pour créer un ordre de changement.
- Un ordre de changement peut également être généré automatiquement à partir d’un accusé de réception de bon de commande avec un article de remplacement approuvé. Workday empêche le ordre de changement automatique pour le remplacement d’articles lorsque des documents en aval existent avec le statut Non annulé/Refusé.
Vous pouvez remplacer des articles approvisionnement directement dans des lignes ordre de changement existantes.
- Accédez à la tâcheCréer un ordre de modification.
- Mettez à jour ces sections d’en-tête au besoin :
- Récapitulatif
- Modalités et taxes/impôts
- Coordonnées
Toujours dans l’en-tête, sélectionnez :- Un contrat de fournisseur dans le champContrat de fournisseur.
- La case à cocherAppliquer les changements d’en-tête à toutes les lignes au moment d’enregistrer ou de soumettre les donnéespour postuler les modifications d’en-tête à toutes les lignes de biens et de service .
- Ajoutez un contrat de fournisseur.Lorsque vous cochez la caseActiver la consolidation des demandes d’approvisionnement pour l’ensemble des contrats de fournisseursdans latâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière, Workday limite le champContrat de fournisseurà la ligne de bon de commande uniquement lorsque :
- Un article de catalogue existe et peut être entré.
- Un contrat existe, et l’élément ne peut pas être entré en raison de :
- Documents en aval actifs.
- Les documents d’origine avec des affectations de ligne de contrat de fournisseur ou de panier.
- Types de bons de commande de facturation seulement ou de mise en consignation.
- Fractionnements de ligne.
- Modifiez l’information contenue dans les onglets de lignes :
- Lignes de travailleur auxiliaire
- Lignes de biens
- Lignes de services
- Accédez à l’ongletDétails de la lignepour :
- Recherchez et sélectionnez un autre article d'approvisionnement directement dans une ligne de bien existante . Utilisez les articles de remplacement pour le dossier de recherche d'articles commandés afin de rechercher des remplacements valides lorsque le tableau d'articles de remplacement est configuré.
- Changer l’information dans les lignes existantes, comme les montants, les prix et le statut des montants prépayés. Pour les articles ad hoc, vous pouvez modifier la description de l’article et la catégorie de dépenses lorsqu’il n’existe aucune facture de fournisseur active pour la ligne.
- Annuler des lignes de bon de commande en cochant la caseAnnuler la ligne de bon de commande.
- Ajouter de nouvelles lignes de bon de commande.
Lorsque vous activez la fonction multisociété pour les bons de commande, vous pouvez :- Afficher lasociétédans les lignes préexistantes.
- Définir la société indiquée dans la ligne dans de nouvelles lignes.
- Sélectionner n’importe quelle société indiquée dans la ligne qui a un lien intersociétés avec la société en en-tête du bon de commande.
- Cliquez surSoumettre.
- Workday traite l’ordre de modification conformément aux paramètres définis dans le processus de gestionOrdre de modification.
- Workday ajoute un numéro de version au numéro de bon de commande afin que votre fournisseur et vous-même puissiez faire le suivi des ordres de modification séparément des bons de commande connexes.Exemple : si votre numéro de bon de commande initial estPO-3005, le premier numéro d’ordre de modification est3005-1.
- Si vous avez annulé des lignes, elles sont barrées et les valeurs connexes dans les champsQuantitéetPrixde la sectionLigne de bienssont égales à zéro.
- Une fois l’ordre de modification approuvé, vous ne pouvez plus modifier le document. Vous pouvez accéder à la tâcheCréer un ordre de modificationpour effectuer une seconde modification.
- Délivrez l’ordre de modification. Lorsqu’un acheteur crée un ordre de modification, l’option de délivrance associée à l’ordre de modification provient par défaut de l’enregistrement du fournisseur. Si le fournisseur ne définit aucune autre option de délivrance, l’option par défaut est l’option de délivrance du bon de commande initial provenant de la version précédente.
- Accédez à la tâcheAfficher un bon de commandeet sélectionnez l’ongletHistorique des versionspour afficher le bon de commande initial et l’ordre de modification.
- Si vous mettez en correspondance des ordres de modification avec des factures de fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de correspondance de comptes de fournisseurs.
- Pour contrôler le processus de remplacement d’articles, configurez des avertissements et des validations personnalisées à l’aide des champs de rapport suivants :
- Lignes d'ordre de modification avec remplacement d'articles
- La ligne d'ordre de modification comporte un article de remplacement non valide
- La ligne d'ordre de modification comporte un lieu de gestion des stocks non valide pour l'article de remplacement