Éléments à prendre en compte pour la définition : options de paiements et de retenues flexibles
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des options de paiements et de retenues flexibles. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Dans Workday, les options de paiements et de retenues flexibles offrent un processus de gestion centralisé pour gérer les paiements et les retenues discrétionnaires pour les travailleurs au moyen du traitement de la paie. Exemples :
- Avances (CAN, R.-U., É.-U.)
- Dons
- Prêts
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez utiliser des options de paiements et de retenues flexibles pour augmenter l’efficacité de vos opérations liées à la paie en :
- Révisant les demandes des travailleurs, ainsi que leur statut et leurs soldes restants dus, à tout moment.
- Enregistrement de paiements et de retenues flexibles au nom des travailleurs, en contournant les approbations.
- Définir des limites pour les types de demandes de paiements et de retenues, afin de mieux contrôler quand et combien les travailleurs peuvent demander.
- Configurer des montants cibles comme pouvant être corrigés, ce qui vous permet d’éviter les remplacements manuels et les ajustements.
Vous pouvez également permettre aux travailleurs :
- Demander leurs propres paiements et retenues, ce qui réduit le traitement manuel.
- Afficher le statut de leurs demandes et de leurs soldes à tout moment, ce qui réduit le temps que vous passez à répondre aux interrogations.
Cas d’utilisation
Définissez des options de paiements et de retenues flexibles pour les éléments suivants :
- Dons de bienfaisance pour lesquels le travailleur précise un montant total et un calendrier de retenues.
- Coût des uniformes fournis par l’entreprise que le travailleur paie graduellement.
- Avances (CAN, R.-U., É.-U.) ou prêts (FRA) que les travailleurs peuvent demander aux fins de vacances, qu’ils remboursent sous forme de retenues sur leur paie normale.
- Régimes de cycle de travail qui réduisent la paie avant impôts du travailleur (R.-U.).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types d’options de paiements et de retenues flexibles voulez-vous prendre en charge? | Vous pouvez définir des types de paiements et de retenue flexibles pour différents cas d’utilisation, comme des prêts, des dons de bienfaisance et le remboursement d’équipement. Chaque type peut être assorti d’options et de limites différentes. Vous pouvez également définir des revenus et des retenues uniques pour chaque type. |
Comment voulez-vous effectuer les paiements aux travailleurs qu’ils rembourseront? | Vous pouvez configurer un type de paiement et de retenue flexibles avec un revenu et une retenue. |
Comment les travailleurs peuvent-ils demander des montants cibles (des retenues qui ne sont pas des remboursements)? | Configurez un type de paiement et de retenue flexibles avec une retenue seulement. |
Comment voulez-vous gérer les corrections des montants cibles pour les travailleurs? | Vous pouvez configurer un montant cible comme pouvant être corrigé, ce qui vous permet de modifier le montant cible même après l’exécution de plusieurs finalisations de la paie.
Le montant de la retenue n’est pas mis à jour automatiquement, mais vous pouvez le modifier manuellement lorsque vous corrigez le processus de gestion. Vous ne pouvez ni accéder au nombre de versements ni le mettre à jour, car Workday ne stocke pas cette information. |
Comment prenez-vous en charge la renonciation au salaire pour une option de paiement et de retenue flexibles? | Vous pouvez créer un revenu au moyen de calculs normalement utilisés pour une retenue (un revenu négatif). Sélectionnez cette option comme retenue lorsque vous créez le type de paiement et de retenue flexibles. |
À quelle période voulez-vous limiter les demandes de travailleurs? | Vous pouvez configurer des types de paiements et de retenues associés à un intervalle de dates disponible. |
Combien de demandes simultanées de paiements et de retenues flexibles voulez-vous que les travailleurs aient? | Vous pouvez configurer un type de paiement et de retenue flexibles pour permettre une seule demande active à la fois. Le travailleur ne peut plus demander ce type jusqu’à ce que Workday arrive au terme des retenues de la demande active.
Vous ne pouvez pas empêcher automatiquement les travailleurs de demander un type différent de paiement et de retenue flexibles, mais l’approbateur est libre de refuser la demande. |
Comment voulez-vous gérer les demandes de retenues continues des travailleurs? | Les paiements et retenues flexibles s’appliquent à un montant et à un nombre de versements définis. Vous pouvez utiliser la fonction de retenues volontaires pour activer les retenues continues sans date de fin précisée. |
Recommandations
Afin de faciliter les choses, créez des étiquettes personnalisées pour remplacer les étiquettes par défaut de Workday dans les tâches et rapports relatifs aux options de paiements et de retenues flexibles.
Créez des mots-clés dans votre locataire pour aider les travailleurs à trouver les tâches et rapports relatifs aux options de paiements et de retenues flexibles.
Exigences
Créez des composantes de la paie dédiées pour des options de paiements et de retenues flexibles.
Limites
Cette fonction ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Création ou mise à jour des transactions de paiements et de retenues flexibles à l’aide des services Web de données entrantes de la paie.
- Données entrantes des classeurs de données entrantes de la paie.
- Frais d’intérêt sur les soldes restants dus.
- Données entrantes continues de la paie.
- Paiements de l’historique de la paie.
- Contrepassations de la paie.
- Calcul au prorata, sauf pour les sous-périodes d’absence.
- Prêts et avances rétroactifs.
- Effectuer le suivi ou la récupération des arriérés.
Workday ne prend pas en charge la validation de la paie nette pour les retenues flexibles, qui peut réduire la paie nette au-dessous du montant minimum de la paie nette sélectionné, même si vous leur affectez l’ordre de priorité le plus bas dans la tâche
Maintain Deduction Priorities
. Toutefois, cela peut vous aider à vous assurer que la validation de la paie nette se répète sur les autres retenues. Vous pouvez également :
- Corrigez le montant de l’objectif ou de la cible pour les retenues flexibles que vous avez configurées comme pouvant être corrigées.
- Utilisez les données entrantes de la paie pour réduire le montant de la retenue flexible pour la période de paie.
Workday ne stocke pas le nombre de versements pour les retenues flexibles. Le montant de l’objectif, de la cible ou de la retenue est déduit à chaque période de paie jusqu’à ce que le solde restant dû atteigne zéro, quel que soit le nombre de versements initialement sélectionné.
Workday ne prend pas en charge les options de paiements et de retenues flexibles pour les travailleurs qui :
- Appartiennent à des groupes de paie tiers.
- Sont en affectation à l’étranger.
- Déménagent d’un pays pris en charge par Workday Payroll vers un pays non pris en charge.
Workday ne convertit pas la devise pour les demandes existantes de paiements et de retenues flexibles d’un travailleur qui passe d’un pays de Workday Payroll à un autre. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
- Calculer manuellement le solde et les montants des versements dans la devise du nouveau pays et corriger la transaction.
- Ajoutez des données entrantes uniques de la paie pour compenser le montant initial et recréer la transaction dans la devise du nouveau pays.
Dans Payroll for the US, vous ne pouvez pas définir de retenues flexibles pour les retenues avant impôts si vous avez également activé le travail continu dans plusieurs compétences législatives.
Configuration du locataire
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Recherche
pour créer des mots-clés afin d’aider les travailleurs à trouver les tâches et rapports relatifs aux options de paiements et de retenues flexibles. Exemples : avance, solde, objectif, prêt.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Core Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Flexible Payments and Deduction Options Management | Permet d’utiliser les services Web pour traiter les transactions de paiements et de retenues flexibles des travailleurs. |
Report: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permet d’afficher les transactions de paiements et de retenues flexibles des travailleurs. |
Self-Service: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permettre aux travailleurs d’afficher leurs propres transactions. |
Set Up: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permet de créer et de modifier des types de paiements et de retenues flexibles. |
Processus de gestion
Configurez la politique de sécurité de processus de gestion
Demander des options de paiements et de retenues flexibles
pour :
- Indiquer les groupes de sécurité autorisés à demander et à approuver une demande et à effectuer d’autres actions connexes.
- Définir des notifications pour informer les travailleurs lorsque vous effectuez une action sur leurs demandes.
Ne définissez pas de conditions d’étape qui contournent l’étape d’approbation. Vous devez indiquer les périodes de paiement et de première retenue lorsque vous approuvez la demande.
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Worklet Mes paiements et retenues flexibles
| Permet aux travailleurs :
|
Tableau de bord de la paie
| Vous pouvez ajouter le worklet Mes paiements et retenues flexibles au tableau de bord Paie pour octroyer facilement l’accès aux travailleurs. |
Rapport Afficher des paiements et retenues flexibles
| Afficher des événements de paiements et de retenues flexibles.
À partir du menu des actions connexes d’un événement, vous pouvez :
Vous pouvez utiliser l’ élément Identifiant de type de paiement/retenue du rapport comme worktag de la paie lorsque vous :
|
Flexible Payment and Deduction Options
pour créer des rapports personnalisés sur les événements de paiements et de retenues flexibles. Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Flexible Payment and Deduction Event
| Permet de récupérer des demandes dans Workday. Exemple : pour obtenir des données d’un chargement en bloc précédent que vous devez retirer. |
Import Flexible Payment and Deduction
| Permet de charger des demandes en bloc. Exemple : une campagne de dons à l’échelle de la société. |
Import Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger en bloc des paiements de remplacement ou des paiements supplémentaires pour des événements de paiements et de retenues flexibles. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.