Éléments à prendre en compte pour la définition : validation de la paie nette et arriérés
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la validation de la paie nette et des arriérés. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de définir une paie nette minimale pour les travailleurs et de prélever des retenues sur leur paie dans les priorités que vous définissez. Lorsque le total des retenues dépasse la paie disponible, Workday place les retenues restantes en arriérés. Vous pouvez ensuite suivre ces montants de retenues et définir les limites des montants à récupérer sur la paie suivante des travailleurs.
En Australie et en France, le suivi des arriérés n’est généralement pas obligatoire.
Avantages pour l’entreprise
Workday vous permet de définir comment récupérer les arriérés pour chaque retenue et dans quel ordre. Cela permet de réduire le traitement manuel quand les travailleurs paient les retenues à l’avance ou ont des soldes d’arriérés négatifs.
Cas d’utilisation
Vous pouvez définir des règles de suivi et de récupération des arriérés afin de gérer les retenues telles que :
- Rémunération différée.
- Régimes de santé.
- Régimes de pension.
- Comptes de retraite.
- Cotisations syndicales.
Vous pouvez traiter les arriérés dans certains cas, par exemple quand :
- Les travailleurs payés à l’heure ont des retenues continues, mais n’ont pas d’heures travaillées pour une période de paie hebdomadaire.
- Les travailleurs paient des retenues à l’avance au moyen de chèques personnels.
- Les travailleurs partent en congé non payé ou partiellement payé.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Utilisez-vous Payroll for France? | Lorsque vous utilisez Payroll for France, Workday fournit les retenues suivantes pour éviter que les travailleurs ne reçoivent un salaire net négatif :
Lorsque vous utilisez ces retenues prédéfinies par Workday, vous n’avez pas besoin de configurer le traitement des arriérés. |
Comment voulez-vous récupérer les arriérés? | Lorsque le montant total de la retenue pour un travailleur porte son salaire net en dessous du montant net minimum, vous pouvez :
Vous pouvez configurer des règles de récupération des arriérés au niveau de la retenue et des règles plus précises si nécessaire. Exemple : configurer la récupération des arriérés de façon illimitée pour tous les travailleurs, mais aucune récupération pour les travailleurs absents avec salaire partiel. |
Quelles limites d’arriérés voulez-vous définir? | Vous pouvez récupérer le montant maximum des arriérés sur la paie du travailleur dans une période ou limiter les montants récupérables à :
Vous pouvez également limiter le montant total des arriérés récupérés à l’aide d’une limite de récupération des arriérés partagée. Cette option définit un plafond pour le montant total récupéré pour une personne ou un groupe de retenues dans un résultat donné.Les limites de la paie nette pour la catégorie d’exécution ont priorité sur les limites des arriérés. Workday réduit le montant des arriérés récupérés de sorte qu’il ne tombe pas au-dessous du montant net minimum. Exemples :
|
Comment voulez-vous ajuster les soldes des arriérés? | Lorsque vous souhaitez ajuster ou effacer le solde d’arriérés non réglés d’un travailleur, vous pouvez utiliser :
|
Comment voulez-vous que la récupération des arriérés affecte les autres retenues? | Lorsqu’une retenue tombe en arriérés en raison d’une paie nette insuffisante, vous pouvez configurer Workday pour qu’il recalcule les éléments suivants :
Workday continue de traiter les arriérés des retenues désactivées pour les paiements en cycle et hors cycle jusqu’à ce qu’ils soient remboursés. Pour mettre à jour le solde d’arriérés d’une composante de la paie inactive, vous pouvez configurer une limite de montant fixe à appliquer lorsqu’il n’y a aucune retenue à traiter. |
Comment gérez-vous les retenues d’arriérés de fin d’année? | Workday continue de récupérer les arriérés d’une année à l’autre. Vous pouvez reporter toutes les retenues des arriérés avant impôts à la fin de l’année et les déduire de l’année suivante après impôts en :
|
Avez-vous des retenues d’ordonnances de saisie? | Workday applique des priorités précises pour traiter les retenues d’ordonnances de saisie. Par défaut, ces priorités ne sont pas en conflit avec les priorités que vous définissez pour d’autres retenues. Vous pouvez configurer des remplacements de règles propres aux ordonnances de saisie pour modifier des paramètres d’arriérés d’ordonnance de saisie. |
Recommandations
Dans Payroll for Canada, configurez les impôts prévus par la loi des employés prédéfinis par Workday lorsque vous définissez des priorités de retenues pour éviter une paie nette négative pour les travailleurs en congé payé. Ne faites pas le suivi ou ne récupérez pas les arriérés pour ces retenues, et classez-les conformément à l’Agence du revenu du Canada.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Vous ne pouvez pas :
- Mettre les retenues en arriérés que vous calculez à l’aide de la tâcheExécuter le calcul de la paie rétroactive.
- Récupérer les arriérés générés pour un calcul de la paie finalisé.
- Fractionner les retenues d’arriérés pour les travailleurs ayant plusieurs worktags d’administration fiscale ou dont les salaires sont en cours dans plusieurs compétences législatives (États-Unis).
- Récupérer les soldes d’arriérés non réglés à partir de paiements supplémentaires sur demande.
- Récupérer les arriérés en fonction de worktags de retenue. Vous pouvez uniquement configurer les arriérés pour la retenue elle-même.
- Utilisez lalimite de récupération des arriérés partagéepour inclure les salaires des résultats hors cycle sans configuration supplémentaire. Par défaut, il ne tient pas compte des salaires provenant des résultats hors cycle. Voir Étapes : Étapes : configurer la limite de récupération des arriérés partagée pour inclure les salaires supplémentaires sur demande.
- Créer des règles d’audit pour les arriérés.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Ces domaines dans le domaine fonctionnel Core Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Audits)
| Exécutez des rapports d’audit pour passer en revue les résultats de la paie et désigner les travailleurs ayant une paie nette nulle. |
Reports: Pay Calculation Results (Reports: Indexed Data Source Filters)
| Affichez les soldes des arriérés des travailleurs. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
| Configurez les règles de récupération des arriérés, notamment :
|
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Vous pouvez activer le suivi des arriérés pour afficher des montants dans les rapports standard, que vous vouliez ou non les récupérer.
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit - Résultats du calcul de la paie pour une période
| Désignez les travailleurs actifs et non actifs avec une paie nette nulle pour aider à gérer les arriérés. |
Validation de la paie nette et règles d’arriérés
| Vérifiez le suivi des arriérés et les configurations de récupération pour toutes les retenues. |
Validation de la paie nette et règles d’arriérés (filtrer par priorité)
| Vérifiez le suivi des arriérés et les configurations de récupération pour les retenues pour lesquelles vous définissez des priorités. |
Résultat de la paie
| Consultez le solde des arriérés d’un travailleur et l’activité actuelle dans l’onglet Cumuls de paie/soldes.
|
Résultats du calcul de la paie – Rapport composite des soldes d’arriérés non réglés
| Affichez les soldes d’arriérés des travailleurs dans une période de paie donnée.
Ce rapport est rattaché aux fins de sécurité au même domaine Reports: Pay Calculation Results (Reports: Indexed Data Source Filters) que les filtres de source de données indexées. Workday ne prend pas en charge la sécurité segmentée dans les rapports composites. |
- Toutes les retenues dans la paie nette
- Toutes les retenues dans la paie nette (filtrer par priorité)
- Lignes de résultats de la paie pour la source des données du rapport de solde d’arriérés non réglés (É.-U.), (CAN)
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web
Import Payroll Input
ou Import Payroll Off-Cycle Payment
pour effacer en masse les arriérés. Exemple : vous pouvez effacer les retenues avant impôts à la fin de l’année et les mettre comme retenues après impôts pour l’année suivante.Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avantages sociaux | Vous pouvez configurer les avantages sociaux de façon à ce que Workday les attribue uniquement aux travailleurs qui disposent de suffisamment de revenus pour couvrir leurs arriérés. Exemple : vous pouvez empêcher Workday de verser des crédits du programme de mieux-être aux travailleurs dont le revenu ne couvre pas leurs retenues médicales. |
Composantes de la paie | Vous pouvez configurer des règles de récupération des arriérés en fonction des règles d’admissibilité de ces composantes de la paie :
|
Catégorie d’exécution de la paie | La validation de la paie nette et le traitement des arriérés démarrent lorsqu’un résultat atteint la paie nette minimale que vous avez définie dans la catégorie d’exécution. Vous pouvez définir différentes règles d’arriérés pour chaque catégorie d’exécution. |
Calculs de la paie rétroactive | Lors du calcul de la paie rétroactive, Workday ne met pas les retenues en arriérés et ne tente pas de récupérer les arriérés générés pour un calcul de la paie finalisé. Lorsque vous exécutez la paie rétroactive pour une période avec une retenue en arriérés, le calcul de la paie rétroactive prend en compte le montant des arriérés et l’applique à la limite ou au solde des retenues.
Lorsqu’un paiement rétroactif et un paiement ordinaire combinés dépassent la paie du travailleur, Workday applique d’abord le montant à la paie rétroactive et reporte le reste sur la paie habituelle. Workday place ensuite le montant au-dessus de la limite en arriérés. Vous pouvez mettre un résultat de la paie rétroactive en arriérés en utilisant des données entrantes de la paie comportant deux lignes :
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Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.