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Dernière mise à jour : 2025-09-19
Éléments à prendre en compte pour la définition : ajustements des périodes antérieures

Éléments à prendre en compte pour la définition : ajustements des périodes antérieures

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des ajustements des périodes antérieures pour Payroll for Canada, Ireland, UK et les États-Unis. Elle explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Comment cette définition s’intègre dans Workday.
  • Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
  • Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les ajustements de périodes antérieures vous permettent d’exécuter les paiements avant la période en cours actuelle.

Avantages pour l’entreprise

Les ajustements des périodes antérieures vous offrent la possibilité de corriger des paiements antérieurs et contribuent à réduire le traitement manuel en automatisant :
  • Le calcul des impôts prévus par la loi (de l’employeur et de l’employé) pour les paiements sur demande.
  • Le calcul des impôts prévus par la loi pour l’employeur dans le cadre des paiements manuels.
  • La mise à jour de la comptabilité de la paie et du grand livre.

Cas d’utilisation

Vous pouvez ajuster des périodes de paie antérieures pour :
  • Corriger un montant de salaire brut inexact.
  • Enregistrer un chèque personnel que les travailleurs remettent pour payer des retenues à l’avance.
  • Contrepasser les paiements finaux incorrects de travailleurs dont l’emploi a pris fin.
  • Payer un travailleur pour les heures qu’il déclare après la fin de la période de paie.
  • Corrigez la paie des travailleurs qui entrent un changement d'adresse après que vous avez déjà calculé leurs cotisations pour Payroll for the UK et the US.
Vous pouvez également ajuster les périodes antérieures pour les corrections des formulaires de fin d’année, par exemple :
  • Travailleurs entrent des choix liés aux impôts inexacts (États-Unis).
  • Les travailleurs ne mettent pas à jour leurs choix liés aux impôts lorsqu’ils déménagent un nouvel État ou une nouvelle localité et que vous devez ajuster les accumulateurs de salaire (États-Unis).
  • Les fournisseurs d’actions tiers déclarent une transaction pour un travailleur une fois que son formulaire est déjà rempli (R.-U., É.-U.).
  • Les travailleurs déclarent une carte-cadeau une fois que leur formulaire est déjà rempli (R.-U., É.-U.).
Dans Payroll for Ireland, ajustez uniquement les périodes antérieures pour la fin d’année lorsque la date de paiement se situe dans l’intervalle de dates de la période.

Questions à se poser

Questions
Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous traiter les ajustements?
Vous pouvez traiter un ajustement :
  • Dans le cadre de la paie en cycle habituelle des travailleurs en créant des données entrantes de la paie.
  • Pendant la paie en cycle habituelle des travailleurs, mais avec un chèque distinct, en créant une autre catégorie d’exécution (CAN, É.-U.).
  • En dehors de la paie en cycle habituelle des travailleurs en exécutant des paiements sur demande pour remplacer ou augmenter leur paie.
    Payroll for Ireland ne prend pas en charge les paiements de remplacement sur demande.
Vous pouvez également entrer des ajustements pour des paiements effectués en dehors de Workday en exécutant des paiements manuels. Exemple : vous souhaitez enregistrer un chèque personnel qu’un travailleur remet pour effacer les arriérés.
Quelle est la chronologie pour l’entrée des ajustements?
Vous pouvez utiliser des paiements hors cycle pour ajuster des périodes antérieures que vous traitez dans Workday jusqu’à six ans avant la période en cours actuelle. Pour les périodes que vous n’avez pas encore rapprochées avec un relevé bancaire, vous pouvez exécuter des contrepassations de paiements.
Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations de paiements.
Vous pouvez également envisager d’utiliser le traitement de la paie rétroactive pour les périodes antérieures qui sont postérieures à la date avant laquelle aucun traitement de paie rétroactive n’est permis pour les travailleurs. La paie rétroactive ne recalcule pas les taxes/impôts :
  • Dans des périodes antérieures pour Payroll for Canada et the US.
  • Dans les périodes antérieures pour tous les événements de Payroll for Ireland et du Royaume-Uni.
Quels sont le volume et la fréquence des ajustements?
Pour de gros volumes d’ajustements, au lieu d’exécuter plusieurs paiements hors cycle, vous pouvez :
  • Exécuter des paiements par lots pour des paiements ponctuels ou intermittents à l’aide du service Web
    Import Payroll Off-Cycle Payment
    . Exemple : vous voulez corriger une retenue pour tous les travailleurs à temps partiel.
  • Créer un nouveau calendrier de périodes et une nouvelle catégorie d’exécution pour les ajustements récurrents de périodes antérieures. Exemple : chaque année, certaines données requises pour le traitement de fin d’année ne sont disponibles qu’après la finalisation de l’année précédente.
Quelles tables d’impôt souhaitez-vous appliquer (R.-U., É.-U.)?
Workday utilise la date de paiement pour déterminer les tables d’impôt à appliquer dans le traitement hors cycle. Les dates de fin de la période de paie déterminent la période de présentation de l’information financière et d’inscription comptable de la transaction. Pour effectuer des ajustements de taxes/impôts de la période antérieure, vous pouvez exécuter des paiements hors cycle pour :
  • Des périodes antérieures, pour inscrire la transaction dans ces périodes.
  • La période actuelle avec une date de paiement dans une période antérieure, pour inscrire la transaction dans la période actuelle, tout en appliquant les impôts d’une période antérieure. Vous pouvez configurer ce comportement au niveau du locataire.
Exemple : pour corriger les impôts du premier trimestre, vous pouvez exécuter un paiement dans la période de paie actuelle tout en utilisant une date de chèque comprise entre le 1er janvier et le 31 mars. Workday inscrit ensuite toutes les transactions comptables de la période actuelle, ce qui peut aider à déclarer les transactions de périodes précédentes dans des systèmes comptables externes.
Vous pouvez exécuter des paiements manuels pour entrer des montants de taxes manuellement.
Quelle est la date d’effet de vos premières transactions dans Workday Payroll?
Pour enregistrer des paiements avant la date d’effet de vos premières transactions dans le système Workday Payroll, chargez-les comme historique de la paie. Exemples : chargez l’historique de la paie pour les primes versées par la société que vous avez acquise ou pour les gains qui contribuent au cumul annuel.
Vous pouvez modifier ces paiements de l’historique, mais ces corrections n’ont pas d’incidence sur les résultats de la paie en production qui sont déjà finalisés. Dans Payroll for the UK and the US, Workday ajuste les impôts en pourcentage d’autocorrection dans la paie suivante.
L’ajout ou la modification des résultats de l’historique d’un travailleur peut avoir une incidence sur les calculs et les résultats qui utilisent les soldes de l’historique. Par conséquent, lorsque vous le faites pour les travailleurs avec des résultats de paie existants dans Workday, vérifiez tous les résultats des calculs actuels.
Dans Payroll for the US, Workday ne calcule pas les montants FLSA en fonction des montants historiques. Vous pouvez ajuster ce type de montants FLSA manuellement en :
  • Les chargeant comme historique de la paie.
  • Entrant les données entrantes de la paie et les traitant dans les calculs de la paie rétroactive.

Recommandations

Pour ajuster le montant des impôts, utilisez les paiements manuels plutôt que les paiements sur demande, car :
  • Workday calcule les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande.
  • Les paiements manuels vous offrent la possibilité d’enregistrer un paiement sans passer par toutes les exigences de traitement de la paie, telles que les informations relatives au compte bancaire de la paie ou au règlement.
Dans Payroll for the US, ne déplacez pas les travailleurs d’un calendrier FLSA à un autre, car cela peut entraîner des résultats inattendus lors du traitement des ajustements de périodes antérieures.
Le traitement de la paie continue même lorsque les écritures comptables associées sont erronées. Workday signale ces erreurs uniquement lorsque vous essayez de contrepasser ou d’annuler des résultats finalisés. Pour éviter les problèmes avec les systèmes tiers, exécutez le rapport
Corriger des écritures opérationnelles avec erreurs
 dans le cadre du processus de paie pour vérifier et corriger ces erreurs.

Exigences

Pour garantir un traitement correct, précisez les composantes de la paie à calculer pour les paiements sur demande dans vos catégories d’exécution.

Limites

Vous pouvez ouvrir la période suivante aux paiements sur demande uniquement lorsque les résultats de la période antérieure ou actuelle des travailleurs sont finalisés. Après avoir créé un paiement dans la période suivante pour un travailleur, vous ne pouvez pas créer de nouveaux résultats pour lui dans la période actuelle ou antérieure.
Pour certains événements de la paie rétroactive, tels que l’embauche rétroactive, le calcul de la paie rétroactive crée un résultat de paie nul pour la période antérieure traitée. Par conséquent, vous ne pouvez pas exécuter de paiements de remplacement sur demande pour la même sous-période.
Vous ne pouvez pas non plus :
  • Annuler des paiements hors cycle finalisés que vous exécutez pour des périodes antérieures.
  • Émettre des paiements de rémunération différée pour les périodes antérieures.
  • Inclure les différences de paie rétroactive dans les paiements des périodes antérieures.
Dans Payroll for the UK, lorsque vous ajustez les années d’imposition précédentes, Workday ne met pas toujours automatiquement à jour HMRC à l’aide de l’information en temps réel. Assurez-vous de rapprocher les résultats et d’exécuter les paiements supplémentaires sur demande au besoin en utilisant :
  • Processus de mise à jour de l’année au plus tôt pour les années d’imposition 2018-2019 et 2019-2020.
  • Récapitulatif des paiements de l’employeur (EPS) et Soumission de paiements complets, à compter de l’année d’imposition 2020-2021.

Configuration du locataire

Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
 pour :
  • Empêcher les administrateurs de la paie et les partenaires d’exécuter eux-mêmes des paiements sur demande à l’aide de services Web.
  • Utiliser la date de paiement au lieu de la date de fin de la période qui contient l’ajustement comme date comptable.

Sécurité

Domaines
Éléments à prendre en compte
Process: Off-Cycle
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs d’exécuter des paiements manuels par lots.
Process: Off Cycle (Manual Payment)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs d’exécuter des paiements manuels.
Process: Off Cycle (On Demand)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs de créer des paiements sur demande.
Process: Period End
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Permet aux utilisateurs d’accéder aux rapports pour vérifier le statut des périodes comptables.
Process: Run Batch Cancel Complete
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs d’annuler une paie en cycle finalisée.
Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA
 dans le domaine fonctionnel USA Payroll (É.-U.).
Permet aux utilisateurs d'afficher les rapports liés aux déclarations fiscales et aux formulaires W-2.
Process: Tax Filing (Reports) - CAN
 dans le domaine fonctionnel CAN Payroll (CAN).
Permet aux utilisateurs d’afficher les rapports liés aux versements d’impôt.
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs :
  • D’ajuster les priorités des paiements manuels.
  • D’afficher les paiements sur demande par groupe de paie et par période.
Worker Data: Payroll (Payroll Input)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Permet aux utilisateurs d’afficher et de saisir les données entrantes de la paie des travailleurs.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Rapports
Éléments à prendre en compte
Statut des écritures d’une période de grand livre
Permet de vérifier si une période comptable est ouverte ou fermée.
Dans Payroll for Canada :
  • Provincial - Récapitulatif des cotisations de l’employeur aux services de santé
  • Récapitulatif de versements d’impôt - Fédéral
  • Récapitulatif de versements d’impôt - Québec
  • Récapitulatif sur l’indemnisation des travailleurs
  • Récapitulatif de l’indemnisation des travailleurs par société
Permet de repérer les écarts causés par des ajustements de périodes antérieures qui nécessitent un rapprochement avec vos obligations fiscales.
Dans Payroll for the U.S. :
  • Tax Filing Periodic Data by Company
  • Données périodiques de déclarations de revenus pour un travailleur
  • Données trimestrielles sur les déclarations fiscales par société
  • Données trimestrielles de déclarations de revenus pour un travailleur
Permet de repérer les écarts causés par des ajustements de périodes antérieures nécessitant un rapprochement avec vos obligations fiscales.
Données entrantes hors cycle du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs
Vous permet d’afficher les paiements sur demande par groupe de paie et par période ou sous-période.
Afficher les données entrantes de la paie par travailleur(s)
Permet de vérifier si Workday a déjà traité les données entrantes de la paie existantes d’un travailleur dans les calculs de la paie ou dans les calculs de la paie rétroactive.
Afficher des données RTI FPS
 (R.-U.)
Permet de réviser les valeurs FPS générées pour les résultats de la paie sélectionnés et d'en vérifier l'exactitude.
Afficher les détails de l'accord sur la paie et l'inclusion de la paie au Royaume-Uni
 (R.-U.)
Permet de réviser les données RTI d’un travailleur pour l’année d’imposition précédente.
Dans Payroll for Ireland :
Afficher une soumission de la paie liée aux produits IRL
Permet de vérifier les résultats de la paie pour la soumission de vos produits et de repérer les erreurs de validation qui pourraient entraîner le rejet de la soumission par les produits.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour les ajustements de périodes antérieures en utilisant :
  • Les
    lignes d’écriture
     de la source de données de rapport.
  • Le filtre de source de données
    Payroll Accounting Filter (by Payment Date)
    .
Exemple : vous gérez votre comptabilité à l’externe et souhaitez déterminer les ajustements à signaler depuis votre dernière intégration.
Vous pouvez également utiliser la source de données de rapport
Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
 pour créer des rapports personnalisés sur les paiements hors cycle.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour charger des données en masse :
  • Import Payroll Input
     pour les données entrantes de la paie.
  • Import Payroll Off-Cycle Payment
     pour les paiements sur demande.

Connexions et interactions

Fonctions
Éléments à prendre en compte
Arriérés
Lorsque des travailleurs ont un solde d’arriérés non réglés et que vous souhaitez l’ajuster ou l’effacer, vous pouvez utiliser :
  • Un ajustement unique à l’aide des données entrantes de la paie à traiter dans la période de paie suivante, comme pour les travailleurs absents.
  • Des paiements manuels sans incidence sur les résultats de la paie existants, comme pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin.
Exemple : un travailleur paie une retenue à l’avance au moyen d’un chèque personnel.
Comptabilité de la paie
Lorsque vous effectuez des ajustements de périodes antérieures dans une période de grand livre ouverte, Workday inscrit la transaction dans cette période. Par défaut, Workday sélectionne la période de grand livre ouverte en fonction de la date de fin de la période. Vous pouvez configurer votre locataire pour utiliser plutôt la date de paiement.
Lorsque vous clôturez la période, Workday inscrit le paiement dans la prochaine période ouverte disponible. S’il n’y en a pas, le statut de l’écriture comptable passe au statut d’erreur.
Déclaration des relevés d’emploi (RE) (CAN)
Lorsque vous effectuez des ajustements de périodes antérieures pour des travailleurs dont l’emploi a pris fin ou des travailleurs absents, tenez compte de leur incidence sur les revenus déclarés dans leur relevé d’emploi. Certains changements de revenus peuvent nécessiter la délivrance d’un relevé d’emploi modifié.
Suivi des heures
Les calendriers de périodes de Time Tracking contrôlent les dates de début et de fin auxquelles une période de suivi des heures est disponible pour les ajustements des entrées d’heures de périodes antérieures.
Traitement de fin d’année (CAN, É.-U.)
Avant de remplir les formulaires de fin d’année, effectuez les corrections ou ajustements hors cycle en attente d’une période antérieure qui pourraient avoir une incidence sur les montants des salaires et des impôts.
Vous pouvez effectuer des ajustements pour les années d’imposition pour lesquelles vous avez déjà créé et délivré des formulaires de fin d’année. Pour signaler certains changements, la création de formulaires corrigés pourrait être nécessaire.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.