Éléments à prendre en compte pour la définition : paiements manuels

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des paiements manuels. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les paiements manuels vous permettent d’enregistrer les paiements effectués en dehors de Workday Payroll. Les paiements manuels peuvent remplacer la paie standard d’un travailleur ou y être ajoutés. Workday Payroll for Ireland prend uniquement en charge les paiements supplémentaires manuels.

Avantages pour l’entreprise

Vous pouvez enregistrer des paiements manuels pour des travailleurs à tout moment, y compris au cours de périodes antérieures.

Workday calcule les impôts prévus par la loi pour l’employeur dans le cadre des paiements manuels et met à jour la comptabilité et le grand livre.

Cas d’utilisation

Vous pouvez exécuter des paiements manuels dans le but d’enregistrer des paiements externes tels que des espèces ou des chèques pour :

Enregistrer les paiements que les travailleurs émettent à l’avance pour couvrir les retenues liées à une absence future sans solde.

Corriger une erreur de paie.

Enregistrer les ajustements de l’année en cours ou de l’année précédente pour corriger les écarts de cotisations (AUS, CAN, FRA, UK, É.-U.).

Enregistrer l’exercice des options d’achat d’actions.

Dans Payroll for the US, enregistrez l’indemnité de maladie payée par une tierce partie lorsque cette dernière retient les impôts de l’employé et transfère le passif des impôts de l’employeur à vous.

Ajuster les intervalles de salaire imposable d’un travailleur après une vente d’actions.

Réduire le solde des arriérés d’un travailleur dans Workday lorsqu’un travailleur paie une retenue à l’aide d’un chèque personnel.

Réduire le solde impayé de l’option de paiement et de retenue flexibles d’un travailleur lorsque le travailleur rembourse la totalité ou une partie du solde impayé en dehors du traitement de la paie.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quel volume de paiements manuels votre société traite-t-elle?	Vous pouvez utiliser : Le service Web Import Payroll Off-Cycle Payment pour charger en masse des paiements manuels. Une tâche précise pour entrer manuellement des paiements en petits volumes.
Quelles taxes ou composantes de la paie voulez-vous calculer pour les paiements manuels?	Vous pouvez configurer les composantes de la paie à traiter dans les paiements manuels dans l’onglet Hors cycle (supplémentaire sur demande, manuel) de votre catégorie d’exécution. Les composantes de la paie sont calculées en fonction de la configuration de la catégorie d’exécution. Par conséquent, Workday calcule les montants lorsque : Le paiement manuel comporte des entrées pour le calcul utilisé par la composante de la paie. Exemple : vous configurez une composante de la paie pour calculer 10 % d’un calcul associé de la composante de la paie. Workday calcule cette composante uniquement lorsque le calcul associé de la composante de la paie comporte une entrée de paiement manuelle. Le calcul associé de la composante de la paie peut également provenir de la composante de la paie indiquée dans la configuration de la catégorie d’exécution. Tous les montants sont contenus dans la composante de la paie. Exemple : vous configurez une composante de la paie pour calculer un montant fixe de 100.
Pour quelles périodes voulez-vous exécuter des paiements manuels?	Vous pouvez exécuter un paiement manuel pour ce qui suit : Sous-période qui n’est pas postérieure à la prochaine période à traiter. Le statut de la sous-période est En cours ou Non commencé . Période antérieure finalisée jusqu’à six ans avant la période actuelle. Pour enregistrer des paiements avant la date d’effet de vos premières transactions dans le système Workday Payroll, chargez-les comme historique de la paie. Exemples : primes salariales versées par la société que vous avez acquise, revenus pris en compte pour la production de rapports de fin d’année ou soldes de paie utilisés dans les calculs de la paie. Payroll for Ireland ne prend pas en charge les corrections ou les contrepassations.
Quel doit être l’impact des paiements manuels sur la paie du travailleur?	Vous pouvez exécuter un paiement manuel pour : Remplacer la paie standard d’un travailleur et exclure le travailleur de la paie en cycle standard pour cette période. Ajouter ce paiement à la paie standard d’un travailleur pour la période. Les travailleurs peuvent avoir plusieurs paiements supplémentaires pour une sous-période. Pour avoir une incidence sur la paie normale du travailleur et effectuer le paiement dans Workday, utilisez des données entrantes de la paie ou des paiements sur demande. Exemple : vous pouvez utiliser des données entrantes de la paie pour effectuer un remboursement sur la paie d’un travailleur.
Voulez-vous empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d’exécuter des paiements manuels pour eux-mêmes?	Les tâches de l’interface utilisateur de Workday empêchent automatiquement tout utilisateur d’ajouter ou de modifier des paiements pour lui-même. Les utilisateurs peuvent uniquement exécuter des paiements manuels pour eux-mêmes en utilisant un service Web. Pour les empêcher de le faire, cochez la case Services Web de la paie - Ne pas autoriser les ajouts/mises à jour pour le travailleur pour lui-même dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie .

Recommandations

Dans Payroll for Australia, exécutez des paiements manuels plutôt que des paiements sur demande pour ajuster le montant des impôts, car Workday calcule les impôts et la pension de retraite des employés pour les paiements sur demande.

Dans Payroll for Canada and the US, exécutez des paiements manuels plutôt que des paiements sur demande pour :

Ajuster des montants d’impôts, car Workday calcule les impôts prévus par la loi (employeur et employé) pour les paiements sur demande.

Définir un montant précis sur les formulaires de fin d’année aux fins de retenue.

Dans Payroll for Ireland, exécutez des paiements supplémentaires manuels plutôt que des paiements supplémentaires sur demande pour ajuster le montant des impôts, car Workday calcule les impôts des employés pour les paiements sur demande.

Dans Payroll for the UK :

Pour ajuster le montant des paiements, exécutez des paiements sur demande plutôt que des paiements manuels, car Workday calcule les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande et déclare les montants à HMRC.

Exécutez des paiements manuels plutôt que des paiements sur demande dans les cas où vous devez ajuster le montant des impôts, car Workday ne calcule pas les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements manuels. Envisagez d’exécuter des paiements manuels pour des périodes de paie antérieures à la période de paie précédente, car vous devrez probablement corriger des montants de taxes. Ajouter manuellement des calculs associés pour les impôts prévus par la loi.

Dans Payroll for the US, pour éviter les erreurs de calcul lors de l’exécution des paiements manuels pour FLSA, indiquez les dates de fin qui correspondent à la période FLSA appropriée.

Pour changer la date de la période de paie que vous ciblez pour le paiement manuel, annulez le paiement manuel et exécutez-en un autre.

Pour obtenir la meilleure performance lors du chargement de paiements manuels en bloc, utilisez le service Web Import Payroll Off-Cycle Payment
.

Exigences

Vérifiez les coordonnées bancaires en s’assurant de ce qui suit :

Au moins un

mode de paiement

manuel
est configuré dans la tâche

Mettre à jour les types de paiements

type de paiement autorisé

dans la définition du compte bancaire pour les paiements de la paie est Manuel
.

Limites

Vous ne pouvez pas :

Remplacer les valeurs de paiement manuel par les données entrantes de la paie que vous entrez dans la tâche

Ajouter des données entrantes de la paie par travailleur

. Utilisez plutôt les paiements sur demande (AUS, CAN, FRA, UK, É.-U.).

Annuler les paiements manuels finalisés que vous avez exécutés pour des périodes antérieures.

Calculer les impôts de l’employé ou l’imposition complémentaire sur les paiements manuels dans Workday. Utilisez plutôt les paiements sur demande.

Vous pouvez :

Exécuter les paiements manuels pour les périodes avec des charges à payer à régulariser, mais Workday ne crée pas de charges à payer.

Régler les paiements manuels positifs, mais pas les paiements négatifs.

Configuration du locataire

Utilisez la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

pour :

Définir la date comptable des paiements hors cycle comme date de paiement ou comme date de fin de la période.

Empêcher les utilisateurs d’utiliser un service Web pour créer des paiements manuels pour eux-mêmes.

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Off-Cycle	Permet aux utilisateurs d’exécuter des paiements manuels par lots.
Process: Off Cycle (Manual Payment)	Permet aux utilisateurs d’exécuter des paiements manuels.
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results)	Permet aux utilisateurs de : Ajuster les priorités des paiements manuels. Afficher les paiements manuels par groupe de paie et période de paie.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Vous pouvez utiliser :

Le rapport

Données entrantes hors cycle du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs

pour afficher les paiements manuels par groupe de paie et période de paie. Vous pouvez l’exécuter pour des statuts précis, des identifiants de lot ou les deux.

La source des données du rapport

Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker

afin de créer des rapports personnalisés contenant de l’information sur les paiements manuels.

Intégrations

Vous pouvez utiliser le service Web Import Payroll Off-Cycle Payment
pour charger de hauts volumes de paiements manuels, puis :

Ajuster la priorité de chaque paiement.

Traiter le paiement à l’aide de la tâche

Exécuter le calcul de la paie hors cycle

Vous pouvez également utiliser le service Web pour exécuter des paiements manuels en bloc comme contrepassations d’autres paiements hors cycle.

Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Traitement de la paie	Pour un travailleur appartenant à un groupe de paie précis et pour une période de paie donnée, vous pouvez exécuter plusieurs types de paiements. Afin de mettre à jour les cumuls de paie et les soldes de paie, Workday traite les paiements dans l’ordre suivant : Manuel Contrepassation Sur demande En cycle
Catégorie d’exécution	Vous pouvez configurer les composantes de la paie à traiter dans les paiements manuels dans l’onglet Hors cycle (supplémentaire sur demande, manuel) de votre catégorie d’exécution.
Règlement	Lorsque vous exécutez des paiements manuels, Workday met à jour la comptabilité et le grand livre, même si vous traitez le paiement lui-même dans un autre système que Workday. Assurez-vous que les informations sur le compte bancaire sont exactes.
Traitement de fin d’année	Vous pouvez exécuter des paiements manuels pour corriger les salaires et les impôts des travailleurs d’une période antérieure. Lorsque ces paiements ont une incidence sur les formulaires de fin d’année, effectuez tous les paiements manuels avant de finaliser les données de fin d’année de vos travailleurs.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Éléments à prendre en compte pour la définition : données entrantes de la paie

Éléments à prendre en compte pour la définition : paiements sur demande

Étapes : préparer et charger l’historique de la paie