Éléments à prendre en compte pour la définition : déclaration fiscale de fin d’année (CAN)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la déclaration fiscale de fin d’année au Canada. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de créer et de soumettre des données fiscales de fin d’année à l’intention des agences gouvernementales à l’aide d’une série de rapports, de tâches et d’intégrations. Workday prend en charge les formulaires fiscaux de fin d’année canadiens suivants :
- T4
- T4A
- T4A-RCA
- Relevé 1
- Relevé 2
- NR4
Avantages pour l’entreprise
La déclaration fiscale de fin d’année de Workday au Canada facilite le respect des exigences de la paie de fin d’année en :
- Mettant à jour les données de traitement de la paie dans un seul système.
- Validant les données de fin d’année conformément aux directives du gouvernement.
- Rationalisant la création des formulaires fiscaux de fin d’année T4 et Relevé 1 en offrant des processus de gestion.
- Simplifiant la création des formulaires fiscaux T4A, T4A-RCA, Relevé 2 et NR4 avec des tâches.
- Vous permettant de vérifier les données des T4, T4A, T4A-RCA, Relevé 1, Relevé 2 et NR4 à l’aide de rapports.
- Générant des copies électroniques des déclarations fiscales de fin d’année auxquelles les employés pourront accéder dans le libre-service de l’employé.
- Permettant de corriger les déclarations fiscales de fin d’année dans Workday.
Cas d’utilisation
- Affichez un aperçu des formulaires fiscaux de fin d’année avant le processus de fin d’année.
- Déterminez les exceptions de la société, des employés ou de la révision des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP).
- Donnez aux employés la possibilité d’accepter ou de refuser une copie papier de leurs déclarations fiscales de fin d’année.
- Autorisez les employés à imprimer et à consulter leurs déclarations fiscales de fin d’année électroniques dans le libre-service de l’employé.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels formulaires de fin d’année devrez-vous créer pour votre organisation? | Mappez et testez chaque formulaire de fin d’année que vous comptez utiliser. Testez les systèmes d’intégration. |
Quels ajustements de fin d’année allez-vous traiter en dehors du traitement de la paie habituelle? | Déterminez les ajustements de fin d’année. Entrez les ajustements en tant que paiement manuel. Exemple : utilisation personnelle d’un véhicule de société. |
Quelles données souhaitez-vous utiliser pour équilibrer la fin d’année? | Prévoyez de créer des rapports personnalisés, si nécessaire. |
Avez-vous vérifié que toutes les composantes de la paie sont configurées selon le bon groupe de composantes de la paie? | Les groupes de composantes de la paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants sur les formulaires de fin d’année. Exemple : les montants traités pour une composante de la paie dans le groupe de composantes de la paie Revenu imposable sont déclarés dans la case 14 du feuillet T4. |
Avez-vous changé les groupes de composantes de la paie après avoir finalisé la paie? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d’ajuster les soldes. |
Devez-vous procéder à des ajustements fiscaux? | Utilisez les paiements manuels pour les ajustements lorsque vous avez besoin d’un résultat précis sur le T4 pour la retenue. Exemple : enregistrer des paiements de tierce partie.
Utilisez les paiements sur demande pour les ajustements lorsque vous n’avez pas besoin d’un résultat précis sur le T4 pour la retenue. Exemple : contrepassations de chèques. |
Voulez-vous permettre aux employés de recevoir des copies papier de leurs formulaires de fin d’année T4, T4A et Relevé 1?
| Vous pouvez définir les options d’impression des documents pour les employés qui souhaitent modifier leurs choix d’impression. Exemple : les employés dont l’emploi a pris fin peuvent vouloir une copie papier de leurs formulaires de fin d’année. |
Voulez-vous que les employés puissent choisir de ne pas recevoir les copies papier de leurs formulaires de fin d’année T4A-RCA, Relevé 2 et NR4?
| Vous pouvez définir les options d’impression des documents pour les employés qui souhaitent modifier leurs choix d’impression. |
Recommandations
En prévision du processus de fin d’année, Workday recommande d’exécuter l’aperçu et les rapports d’audit pour les formulaires fiscaux de fin d’année chaque trimestre.
Exigences
Pour générer des rapports de fin d’année précis, mettez à jour les données d’impôt et de traitement de la paie tout au long de l’année.
Au début de l’année d’imposition :
- Définissez les exercices pour prendre en charge l’ensemble de l’année d’imposition.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences. Validez les dates de paiement de l’année par rapport aux jours fériés.
- Vérifiez que le statut des nouvelles périodes de grand livre est ouvert.
- Mettez à jour ou ajoutez des taux de taxe/impôt.
- Assurez-vous que les composantes de la paie appropriées sont mappées avec précision à l’aide du rapportAfficher la configuration des cases des formulaires de fin d’année (Canada). Cela dépend de la déclaration fiscale dans Workday.
Au besoin, tout au long de l’année d’imposition :
- Révisez les exigences de déclaration de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec pour l’année d’imposition en cours.
- Exécutez des rapports d’audit et des aperçus de fin d’année.
- Exécutez les rapports de la RGAP.
- Mettez à jour la configuration de l’impôt fédéral et provincial pour votre société.
- Mettez à jour les lieux de travail secondaire et de traitement de la paie des travailleurs.
Vers la fin de l’année d’imposition :
- Finalisez toutes les paies de l’année de déclaration, y compris les ajustements hors cycle et manuels.
Limites
Workday crée des données de fin d’année pour tous les travailleurs, et non pour chaque travailleur. Pour fournir des données de fin d’année pour un travailleur individuel :
- Exécutez le rapportAperçu des feuillets T4/T4A/T4A-RCA/Relevé 1/Relevé 2/NR4.
- Utilisez le rapport pour créer le formulaire manuellement à l’aide des fichiers PDF de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec.
Configuration du locataire
Workday utilise le texte de la signature électronique pour les employés qui modifient les options d’impression des formulaires fiscaux de fin d’année. Vous pouvez configurer les options de texte de la signature électronique dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System. | Permet de définir les processus de gestion pour les formulaires fiscaux de fin d’année T4 et Relevé 1. |
Management Dashboard: Payroll Year End dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Permet d’utiliser et de configurer le tableau de bord Fin d’année de la paie . |
Integration Build et Integration Configure dans le domaine fonctionnel Integration. | Permet de définir les systèmes d’intégration pour soumettre les déclarations de fin d’année à l’Agence du revenu du Canada et à Revenu Québec. |
Process: Year End (Reports) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Permet d’afficher un aperçu des données des employés et des données de formulaires et de générer des fichiers PDF des formulaires. |
Process: Year End (Run) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent :
|
Processus de gestion
Vous pouvez utiliser les processus de gestion
Processus de fin d’année lié aux feuillets T4 (par défaut)
et Processus de fin d’année lié aux relevés 1 (par défaut)
. Vous pouvez accéder aux deux processus de gestion à partir du tableau de bord Fin d’année de la paie
. Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie
| Vous pouvez consulter les mises à jour liées à la conformité prédéfinies par Workday. |
Tableau de bord Fin d’année de la paie
| Lancez les processus de gestion pour créer vos formulaires fiscaux de fin d’année T4 et relevé 1. Affichez les statistiques des formulaires de fin d’année passés et actuels pour les formulaires T4 et relevé 1. Accédez à ces rapports T4 et relevé 1 sous forme de worklets :
|
Profil Tenant Analyzer
| Vérifiez que les composantes de la paie se trouvent dans le groupe de composantes de la paie approprié à l’aide du rapport PCGs for Payroll Calculations dans le groupe de profil Payroll . |
| Utilisez ces rapports pour vérifier les données de la société et des employés.
Workday vous recommande de résoudre toute exception avant de créer les données de fin d’année, car elles peuvent entraîner l’échec du fichier d’intégration. |
Rapports personnalisés | Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir de sources de données de rapport rattachées aux fins de sécurité à des objets de gestion de déclaration fiscale de fin d’année. |
Intégrations
Vous pouvez créer ces intégrations pour soumettre les formulaires de fin d’année aux agences gouvernementales :
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Annual Tax Filing - CRA (T4)
| Génère un fichier État de la rémunération payée T4 de fin d’année à soumettre à l’Agence du revenu du Canada (ARC). |
Annual Tax Filing - CRA (T4A)
| Génère un fichier T4A de fin d’année à soumettre à l’ARC. |
Annual Tax Filing - CRA (NR4)
| Génère un fichier NR4 de fin d’année à soumettre à l’ARC. |
Annual Tax Filing - RQA (RL-1)
| Génère un relevé 1 d’impôts de fin d’année de l’employé à soumettre à Revenu Québec. |
Annual Tax Filing - RQA (RL-2)
| Génère un relevé 2 d’impôts de fin d’année de l’employé à soumettre à Revenu Québec. |
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger les paiements hors cycle pour les travailleurs. |
Put Tax Document Delivery
| Permet de charger les options d’impression de fin d’année pour les travailleurs. |
Put Payroll Employer RPP or DPSP Registration Number Configuration
| Permet de charger les numéros de RPA et de RPDB en lots. |
Get Payroll CAN Year End Forms
| Permet de récupérer les données des formulaires de fin d’année pour les employés au Canada à utiliser avec des fournisseurs tiers. |
Connexions et interactions
Assurez-vous de fournir toutes les données de fin d’année obligatoires sur les travailleurs, notamment :
- Coordonnées, telles que l’adresse du domicile et le numéro d’assurance sociale.
- Lieux de travail secondaires et de traitement de la paie ou emplacements d’emploi du poste, que Workday utilise pour déterminer la province d’emploi.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.