Éléments à prendre en compte pour la définition : paiements sur demande
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des paiements sur demande. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les paiements sur demande vous permettent de payer un travailleur en dehors de son cycle de paie normal.
- Les paiements de remplacement sur demande remplacent le paiement en cycle normal d’un travailleur.
- Les paiements supplémentaires sur demande émettent un paiement en plus de la paie habituelle d’un travailleur.
Payroll for Ireland prend uniquement en charge les paiements supplémentaires sur demande.
Avantages pour l’entreprise
Les paiements sur demande vous permettent de payer un travailleur :
- Sans attendre le prochain cycle de paie habituelle.
- Pour une période antérieure.
Dans Payroll for Australia, Canada, Ireland, UK et aux États-Unis, Workday calcule automatiquement les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande, et met à jour la comptabilité et le grand livre.
Dans Payroll for France, Workday calcule et déclare les cotisations aux cotisations sociales :
- Application des taux et des plafonds de la période initiale
- Calcul des plafonds, SMC et autres limites dans la période normale
- Calculant et déclarant des impôts et des retenues d'impôt à l'aide de taux et de limites en vigueur à la date de paiement.
Cas d’utilisation
- Dans Payroll for Australia, Canada, France, UK et aux États-Unis, vous pouvez utiliser les paiements de remplacement sur demande pour :
- Calculer la paie finale d’un travailleur dont l’emploi a pris fin en milieu de période et qui a besoin de sa paie immédiatement.
- Payer un travailleur qui n’a pas de résultat de paie normale pour la période. Exemple : feuille de temps non traitée.
- Corriger une erreur de paie dans Payroll for Australia, Canada, the UK et the US
Vous pouvez utiliser les paiements supplémentaires sur demande pour :
- Émettre un paiement unique à un travailleur, tel qu’une prime ponctuelle.
- Payer un travailleur pour les heures déclarées après la fin de la période de paie.
- Émettre un paiement de rémunération différée à un travailleur après sa mutation à l’étranger pour les montants qu’il a gagnés dans son poste précédent pour la paie au Canada, en Irlande, au Royaume-Uni et aux États-Unis
- Verser une prime ou un autre paiement à un travailleur dont l’emploi a pris fin.
- Émettre des paiements de participation aux bénéfices pour Payroll for France.
- Embaucher rétroactivement des travailleurs dans Payroll for France.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Votre société traite-t-elle de gros volumes de paiements sur demande? | Pensez à utiliser le service Web Import Payroll Off-Cycle Payment afin d’importer en masse les données de paiement sur demande que Workday utilise pour calculer les paiements. |
Votre société paie-t-elle les primes par intermittence? | Vous pouvez traiter les primes uniques comme des paiements supplémentaires sur demande. |
Devez-vous payer immédiatement les travailleurs en fin d’emploi? (AUS, CAN, FRA, R.-U., É.-U.) | Vous pouvez créer un paiement de remplacement sur demande pour le travailleur. Lorsque la date de fin d’emploi est :
|
Les administrateurs autres que ceux de la paie de votre société doivent-ils calculer la paie finale des employés dont l’emploi a pris fin à leur date de fin d’emploi (États-Unis)? | Vous pouvez permettre aux administrateurs autres que ceux de la paie de calculer et de générer des chèques de paie pour les jours de fin d’emploi en configurant le processus de gestion On Demand Event dans le cadre du processus de gestion Fin d’emploi . |
Voulez-vous émettre un chèque de paie supplémentaire en plus du chèque de paie habituel? | Un paiement supplémentaire sur demande génère une fiche de paie et un chèque distincts. Pour inclure une paie supplémentaire dans le chèque de cycle habituel d’un travailleur, ajoutez plutôt des données entrantes de la paie. |
Voulez-vous empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d’exécuter des paiements sur demande pour eux-mêmes? | Les tâches de l’interface utilisateur empêchent automatiquement les utilisateurs d’ajouter ou de modifier des paiements pour eux-mêmes. Ils peuvent uniquement exécuter des paiements sur demande pour eux-mêmes à l’aide d’un service Web. Pour les empêcher de le faire, cochez la case Services Web de la paie - Ne pas autoriser les ajouts/mises à jour pour le travailleur pour lui-même dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie . |
Comment appelez-vous les paiements versés aux travailleurs mutés à l’étranger (CAN, IRL, R.-U., É.-U., É.-U.)? | Workday appelle ce type de paiements des paiements de rémunération différée pour mutation à l’étranger. Le nom prédéfini pour cette case est Paiement de rémunération différée. Vous pouvez le changer au moyen de la tâche Mettre à jour des étiquettes personnalisées . |
Recommandations
Dans Payroll for Canada and the US, exécutez des paiements manuels plutôt que des paiements sur demande pour ajuster le montant des impôts, car Workday calcule les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande.
Dans Payroll for the UK :
- Pour ajuster le montant des paiements, exécutez des paiements sur demande plutôt que des paiements manuels, car Workday calcule les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande et déclare les montants à HMRC.
- Exécutez des paiements manuels plutôt que des paiements sur demande dans les cas où vous devez ajuster le montant des impôts, car Workday ne calcule pas les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements manuels. Envisagez d’exécuter des paiements manuels pour des périodes de paie antérieures à la période de paie précédente, car vous devrez probablement corriger des montants de taxes. Ajouter manuellement des calculs associés d'impôts prévus par la loi
Finalisez tous les paiements de remplacement sur demande d’un travailleur dont l’emploi a pris fin avant de retirer le travailleur d’une société ou d’un groupe de paie.
Dans Payroll for Ireland :
- Traitez uniquement les paiements hors cycle en utilisant une date de paiement comprise dans l’intervalle de dates de la période de paie pour laquelle vous traitez le paiement, afin de garantir l’exactitude du calcul des impôts pour le travailleur.
- Pour ajuster le montant des paiements, exécutez des paiements sur demande plutôt que des paiements manuels, car Workday calcule les impôts prévus par la loi de l’employeur et de l’employé pour les paiements sur demande et déclare les montants dans Produits.
- Workday vous recommande de ne pas exécuter de paiements sur demande pour une période antérieure au cours de laquelle le travailleur a été muté en cours de période. Workday recommande de transférer les travailleurs au début d’une période de paie.
Exigences
Afin d’assurer un traitement adéquat, indiquez les composantes de la paie à calculer pour les paiements sur demande dans la tâche
Créer une catégorie d’exécution
. Limites
- Vous ne pouvez créer qu’un seul paiement de remplacement pour un travailleur par période, groupe de paie et société. Lorsque la période de paie comporte des sous-périodes, vous pouvez créer un paiement de remplacement par sous-période (AUS, CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
- Lorsque vous créez un paiement de remplacement, Workday exclut le travailleur de l’exécution en cycle pour cette période ou sous-période (AUS, CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
- Workday ne calcule pas au prorata les montants des paiements supplémentaires sur demande.
- Vous pouvez uniquement exécuter des paiements de remplacement pour les périodes ou sous-périodes que vous n’avez pas finalisées (AUS, CAN, FRA, UK, É.-U.).
- Vous pouvez uniquement émettre des paiements de rémunération différée pour la période actuelle ou la suivante. Workday ne prend pas en charge les paiements de rémunération différée pour les travailleurs en affectation à l’étranger ou qui occupent plusieurs emplois au cours de la période actuelle ou antérieure (CAN, IRL, R.-U., É.-U.).
- Vous pouvez appliquer une imposition complémentaire aux paiements de remplacement sur demande uniquement dans les catégories d’exécution non ordinaires que vous avez définies pour utiliser l’imposition non ordinaire (États-Unis).
- Lorsque vous finalisez la paie rétroactive pour une embauche rétroactive dans une sous-période, Workday crée un résultat de paie égal à zéro pour la sous-période. Par conséquent, vous ne pouvez pas exécuter de paiements de remplacement sur demande pour cette sous-période (AUS, CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
- Workday ne récupère pas les soldes d’arriérés non réglés pour les paiements supplémentaires sur demande (AUS, CAN, IRL, R.-U., É.-U.).
- Vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes à des données entrantes de la paie qui sont entrées directement dans un paiement sur demande.
Configuration du locataire
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
pour déterminer s’il faut :
- Utiliser la date de fin de paiement ou de période comme date comptable pour les paiements hors cycle.
- Tenir compte des paies supplémentaires sur demande finalisées lorsque vous déterminez les périodes de traitement de la paie rétroactive.
- Empêcher les utilisateurs d’exécuter des paiements sur demande pour eux-mêmes lorsqu’ils utilisent un service Web.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Custom Label Management dans le domaine fonctionnel System. | Permet de personnaliser les étiquettes pour les paiements de rémunération différée. |
Domaine Process: Off Cycle (On Demand) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet de créer des paiements sur demande. |
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter un paiement sur demande à un processus de gestion en tant qu’étape
À faire
, comme c’est le cas pour Ajouter un emploi/Mettre fin à un emploi supplémentaire
, Accueil et intégration
, Changement lié à la rémunération
ou Événement d’absence
.Production de rapports
Rapports ou sources de données | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Données entrantes hors cycle du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs
| Passez en revue les paiements sur demande par groupe de paie et période ou sous-période. |
Rapport sur le traitement de calcul de la paie
| Effectuez l’une des actions suivantes pour les paiements sur demande :
|
Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
| Utilisez cette source de données pour créer un rapport personnalisé qui répertorie l’information sur les paiements sur demande. |
Rapport FRA - Écriture par société (FRA)
Rapport Écriture de la paie pour la France par établissement | Afficher une vue agrégée des résultats de la paie en fonction de la configuration des fiches de paie.
Vous pouvez également filtrer les résultats de la paie en cycle ou sur demande par :
|
Rapport Résultats du calcul de la paie pour la France – Vue des fiches de paie (FRA) | Afficher les résultats de la paie de plusieurs travailleurs dans une présentation semblable à une fiche de paie. Vous pouvez filtrer les résultats de la paie par date comptable. |
Intégrations
Workday vous recommande d’utiliser le service Web
Import Payroll Off-Cycle Payment
lorsque vous chargez en masse des paiements sur demande. Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Données entrantes de la paie | Vous pouvez charger des données entrantes de la paie pour créer des paiements sur demande. |
Calcul de la paie rétroactive | Vous pouvez charger les différences de la paie rétroactive comme données entrantes pour les paiements sur demande. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.