Concept : conditions des étapes
Une condition fait partie d’une étape de processus de gestion et se compose d’une ou de plusieurs règles. Lorsque la condition se compose de plusieurs règles et que l’une d’elles est fausse, la condition entière est fausse.
Les conditions ne sont pas évaluées lorsqu’un processus de gestion s’exécute à partir d’un service Web ou du Créateur d’interfaces Entreprise et est défini pour se terminer automatiquement.
Vous pouvez définir des conditions d’entrée pour toutes les étapes, à l’exception des étapes
Initiation
. Pour les étapes Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation groupée
, vous pouvez également définir des conditions pendant l’exécution et des conditions de sortie. En outre, les étapes de lancement
et les étapes d’action
peuvent également inclure des conditions de validation dans lesquelles vous définissez la gravité de la validation de manière à empêcher la sortie d’une étape ou à autoriser la poursuite d’une étape.Pour ajouter ou modifier la condition associée à une étape du processus de gestion, sélectionnez comme action connexe du processus de gestion, puis sélectionnez comme action connexe dans l’étape du processus de gestion souhaitée.
Vous ne pouvez pas effectuer cette action à partir de la page
Modifier une définition de processus de gestion
d’un processus de gestion.Pour les rapports d’audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Cela vous permet de suivre les changements de configuration des processus de gestion dans votre locataire et de générer des rapports connexes, tels que l’ajout de conditions d’étape à une étape du processus de gestion. Lorsque vous ajoutez une condition d’étape à une étape, une entrée de piste d’audit est créée dans le
rapport Audit Trail
. Des entrées supplémentaires peuvent s’afficher dans le rapport pour chaque étape à laquelle vous ajoutez une condition d’étape.Workday vous invite à sélectionner une date d’effet pour la condition de l’étape. La date d’effet par défaut est la date du jour.
Si vous supprimez des règles de conditions lorsqu’il existe des événements lancés existants, les règles de conditions se déclenchent toujours. Toutefois, les règles de conditions ne se déclenchent pas lors de nouveaux événements. La date d'effet que vous précisez dans la tâche
Mettre à jour des conditions propres aux étapes
est respectée. Exemple : vous supprimez une règle de conditions sur une étape Action
avec une date d’effet au 2024-01-19. Workday ne déclenche pas la règle de conditions pour les événements lancés à compter du 2024-01-19 dans le fuseau horaire du locataire.Vous pouvez également sélectionner un
fuseau horaire
pour la condition de l’étape uniquement si vous cochez la case Fuseau horaire de configuration de processus de gestion
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Système
. Le fuseau horaire par défaut est le fuseau horaire actuel de l’utilisateur.Sélectionnez l’option
Fuseau horaire de la configuration des processus de gestion
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Système
pour remplacer le fuseau horaire par défaut dans une condition d’étape. Lorsque vous entrez :
- La date du jour dans le fuseau horaire précisé, les changements prennent effet immédiatement. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires voient les changements immédiatement.
- Une date future dans le fuseau horaire précisé, les changements prennent effet à minuit à la date indiquée dans le fuseau horaire précisé. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.Exemple : il est 9:00 AM (HNP) le 2024-01-22. Dans une définition de processus de gestion, un administrateur de processus de gestion accède à la tâcheMettre à jour des conditions propres aux étapespour supprimer une condition d’entrée à une étapeApprobation. L’administrateur des processus de gestion sélectionne :
- 2024-01-24 dans le champDate d’effet.
- Heure normale de Singapour (SST) dans le champFuseau horaire.
La règle de conditions à l’étapeApprobationne se déclenche pas pour les nouveaux événements débutant à minuit (heure du Pacifique) le 2024-01-24. - Une date passée dans le fuseau horaire précisé, les changements prennent effet à 11:59:59 PM à la date indiquée dans le fuseau horaire précisé. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.
Conditions de validation
Les étapes
de lancement
et les étapes d’action
peuvent comporter une condition de validation. L’action connexe Mettre à jour des conditions propres aux étapes
vous permet de définir l’une des gravités suivantes pour une condition de validation :
- Avertissement: Quand une règle de conditions est vraie, Workday affiche l’erreur et vous pouvez continuer à passer à l’étape suivante du processus de gestion, même s’il y a des erreurs dans l’étape.
- Critique: lorsqu’une règle de conditions est vraie, la sortie de l’étape est bloquée. Vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante du processus de gestion tant que les erreurs de validation n’auront pas été corrigées. Workday définit la condition de validation àCritiquepar défaut.
Lorsque vous configurez une condition de validation, la colonne
Validation
de la définition de processus de gestion affiche le nom de la règle de conditions et indique si elle est définie sur Critique
ou Avertissement
.Quand toutes les conditions sont fausses, l’étape quitte le processus et le traitement se poursuit.
Les conditions de validation sont uniquement disponibles dans les étapes
Initiation
lorsque la possibilité de rectifier le processus de gestion associé est intégrée à l’étape ou au processus de gestion prédéfini par Workday. Cette aptitude est obligatoire pour renvoyer l’étape vers Mes tâches de l’utilisateur lorsqu’une condition de validation est remplie.Pour ajouter une condition de validation à une étape
Action
, vous devez ajouter la condition de validation directement à l’étape Initiation
de la définition de processus de gestion associée à cette étape Action
.À une étape
d’action
, vous pouvez cocher la case Activer conditions de validation pour ajouter des approbateurs
dans la tâche Mettre à jour des conditions d’étape
. Lorsque vous cochez la case Activer conditions de validation pour ajouter des approbateurs
à l’étape Action
, et si l’une des conditions de validation est vraie, Workday déclenche des messages de validation quand un responsable de la révision ajoute des approbateurs et clique sur Approuver et Envoyer à des approbateurs
dans Mes tâches. Lorsque la condition de validation est :
- De gravitécritique, Workday n’ajoutera pas d’approbateurs supplémentaires et l’événement aura le statutEnregistré pour plus tard. Le responsable de la révision ne pourra pas ajouter d’approbateurs à l’étapeActiontant qu’il n’aura pas corrigé les erreurs de validation. Une fois que le responsable de la révision a corrigé les données et cliqué surApprouver et Envoyer aux approbateurs, Workday réévalue la condition de validation. Si la condition de validation est fausse, Workday continue d’ajouter des approbateurs supplémentaires à l’étape.
- Avecgravité, Workday affiche le message d’avertissement et le responsable de la révision peut continuer et ajouter des approbateurs à l’étapeAction. Lorsque le message d’avertissement se déclenche, le responsable de la révision doit ajouter de nouveau l’approbateur, puis cliquer surApprouver et envoyer aux approbateurs. Workday ajoute ensuite l’approbateur supplémentaire à l’étape et le flux des travaux se poursuit.
Lorsque vous cochez la case
Activer conditions de validation pour les approbateurs supplémentaires
sur une étape d’action
déjà en cours, Workday ne déclenche pas de conditions de validation sur l’étape lorsqu’un responsable de la révision ajoute des approbateurs supplémentaires à l’étape.Pour déterminer si un processus de gestion ou une étape peut être révisé, exécutez le rapport
Options de configuration de processus de gestion
:
- Si la colonneOptions d’approbationinclutRenvoyer, le processus de gestion peut être révisé et vous pouvez configurer une condition de validation à l’étapeInitiation.
- Si la colonneOptions d’enregistrementdans la sectionActions autoriséesinclutRenvoyer, l’étape peut être révisée et vous pouvez configurer une condition de validation pour cette étape.
Les rôles autorisés à lancer un processus de gestion qui utilise un modèle défini (tel que
Effectuer un changement lié à l’emploi
) doivent également disposer de l’autorisation Afficher tout dans la politique de sécurité de processus de gestion pour que Workday évalue les conditions de validation.Conditions d'entrée
Tous les types d’étapes peuvent avoir une condition d’entrée, à l’exception des étapes
Initiation
. Si la condition est vraie, l’étape s’exécute. Si la condition est fausse, l’étape est omise. Certaines étapes de la définition de processus de gestion
comportent des conditions d’entrée fournies par Workday pour les étapes
d’action
que vous ne pouvez pas modifier. Toutefois, vous pouvez préciser des conditions d’entrée supplémentaires pour ces étapes. Les conditions Workday et vos conditions sont évalués lors de l’exécution du processus de gestion. Workday omet toute étape qui ne satisfait pas à toutes les conditions d’entrée. Lorsqu’un service Web automatise un processus de gestion, par exemple dans le cas du téléversement d’une feuille de calcul d’EIB, Workday omet automatiquement les étapes
d’approbation
, mais continue d’évaluer les règles de conditions d’entrée pour les étapes d’intégration
, les étapes de service
et les étapes d’action
qui lancent des sous-événements.Conditions applicables en cours d'exécution
Seules les étapes
Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation consolidée
peuvent avoir une condition pendant leur exécution. Cette condition fonctionne comme une condition d’entrée pour chaque niveau d’approbation de la chaîne. Elle compare l’approbateur suivant à une valeur et, si la condition est vraie, l’étape est acheminée vers ce niveau d’approbation. Si la condition est fausse, elle ignore le niveau d’approbation actuel et passe à l’évaluation du niveau d’approbation suivant dans la chaîne.
Quand vous utilisez le type d’étape Chaîne
d’approbation
ou Chaîne d’approbation groupée
pour un travailleur avec plusieurs gestionnaires pour un seul poste, Workday sélectionne au hasard une personne dans un niveau et vérifie la condition pendant l’exécution pour voir si cette personne remplit la condition. Si la personne du niveau remplit la condition, l’étape est acheminée vers elle. Toutefois, si la personne sélectionnée au hasard ne remplit pas la condition, Workday marque tous les éléments de ce niveau comme non requis et passe au niveau suivant. Avant de passer au niveau suivant, Workday vérifie la condition de sortie. Dans les scénarios où la condition de sortie n’est pas encore remplie, Workday continue de progresser dans la chaîne. Si une personne à l’étape précédente remplit la condition de sortie, la chaîne d’approbation quitte le processus.Workday vous recommande de ne pas configurer de condition pendant l’exécution lorsqu’il y a plusieurs gestionnaires dans une chaîne d’approbation.
Vous pouvez utiliser des champs calculés dans une règle de conditions pendant l’exécution pour déterminer l’approbateur suivant dans la chaîne d’approbation quand vous êtes à une étape actuelle.
Lorsque vous avez également des restrictions de routage pour une étape, cela peut réduire le nombre d’approbateurs possibles évalués par la condition pendant l’exécution. Workday évalue d’abord la condition pendant l’exécution dans chaque niveau d’approbation. Si la condition pendant l’exécution est remplie, nous continuons à évaluer la restriction de routage.
La condition pendant l’exécution vérifie un niveau d’approbation même si vous avez défini une restriction de routage pour exclure les approbateurs précédents.
Exemple : une étape
de la chaîne d’approbation
comporte une condition pendant l’exécution pour rechercher un gestionnaire et une restriction de routage pour exclure les approbateurs précédents. La gestionnaire Betty approuve l’étape dans un niveau d’approbation précédent. À un niveau ultérieur, Betty est également une approbatrice. La condition pendant l’exécution évalue toujours ce niveau d’approbation même si la restriction de routage doit exclure les approbateurs précédents. L’étape n’est pas affectée s’il n’y a personne d’autre au niveau d’approbation à approuver en plus de Betty.Conditions de sortie
Seules les étapes
Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation consolidée
peuvent avoir une condition de sortie. Pour ces étapes, cette condition évalue l’approbateur qui vient de terminer ce niveau de la chaîne et, si la condition est vraie, l’étape quitte. Tout comme la condition Pendant l’exécution, une condition de sortie fonctionne également pendant l’exécution de la
Chaîne d’approbation
ou de la Chaîne d’approbation groupée
. La différence est que, lorsque la condition est remplie, la condition de sortie quitte l’étape; lorsque la condition pendant l’exécution n’est pas remplie, le système passe au niveau suivant de la chaîne.À partir du deuxième niveau d’approbation, Workday évalue la condition de sortie à chaque niveau, y compris aux niveaux d’approbation omis en raison de restrictions de routage et de conditions en cours d’exécution qui peuvent être configurées à l’étape.
Quand la condition de sortie n’est jamais remplie, l’étape
Chaîne d’approbation
ou Chaîne d’approbation groupée
quitte le processus après avoir atteint l’approbateur le plus élevé de la hiérarchie de gestion.