Concept : suivi des heures et gestion des absences
Suivi des congés
Lorsque vous utilisez à la fois Workday Absence Management et Workday Time Tracking :
- Vous pouvez configurer un congé pour que les travailleurs puissent en faire la demande à l’aide du processus de gestionDemander des congés. Vous avez aussi la possibilité d’entrer le congé par l’entremise du suivi des heures. Vous pouvez également configurer les congés afin que les travailleurs puissent utiliser les deux options.
- Les congés entrés à l’aide du processus de gestionDemander des congéss’affichent dans le calendrier d’entrée des heures lorsque les travailleurs les soumettent pour approbation.
- Vous pouvez accéder à la tâcheDemander une absenceet au rapportGérer une absenceà partir du calendrier d’entrée des heures du travailleur uniquement si vous ajoutez des groupes de sécurité à l’une des actions de lancement suivantes :
- Demander des congés pour soi-mêmeetDemander des congés pour un travailleurdans le processus de gestionDemander des congés.
- Modifier des congés pour soi-mêmeetModifier des congés pour un travailleurdans le processus de gestionCorriger des congés.
Si vous utilisez l’ancien calendrier des absences, les tâches se nomment
Demander une absence
et Entrer une absence
. Les étiquettes d’actions connexes, de rapports et de champs de rapport utilisent également le terme Absence
plutôt que Congé
.- Ajout de congés dans les calculs et les totaux
- Attribuez des marqueurs de calcul des heures aux congés que vous souhaitez inclure dans les éléments ci-dessous à l’aide de la tâcheCréer un congé:
- Calculs des heures.
- Totaux qui s’affichent en haut du calendrier d’entrée des heures d’un travailleur.
Exemple : pour compter les heures decongés payéscomme des heures normales lors du calcul des heures supplémentaires, assignez le marqueur de calculNormalaux heures decongés payés.Les heures de congé héritent des marqueurs de calcul liés à l’objet de congés. Les calculs des heures n’ajoutent ni ne suppriment d’autres marqueurs.Une fois que Workday inclut un congé dans un calcul des heures, aucun nouveau calcul ne se produit advenant toute modification subséquente du congé. Pour repérer ces situations, utilisez le champ de rapportTime Entry Re calculatequi se trouve dans un processus ou un rapport de gestion. Accédez ensuite à la tâcheEntrer des heures pour un travailleurde la même semaine, puis cliquez surOKafin de calculer les heures à nouveau. - Options d’entrée des congés
- Méthode d’entréeConfigurationRoutage des approbationsSoldes des régimes de congésSuivi des heures : lors de l’entrée des heures, sélectionnez le congé dans l’inviteType d’heures.La soumission et l’approbation des congés et des heures travaillées constituent un seul événement.SélectionnezEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresdans la pageCréer un congé.Contrôlé par le processus de gestionEntrer des heures.L’événement de processus de gestion est créé lorsque vous cliquez surOK.Une fois approuvés, les congés entrés réduisent le solde du régime de congés. Ils sont déduits du solde en attente dès que Workday les enregistre.Gestion des absences : accédez à la tâcheDemander une absenceou au rapportGérer une absence.SélectionnezEntrer uniquement à partir de la fonction de congésdans la pageCréer un congé.Contrôlé par le processus de gestionDemander des congés.Un événement de congé distinct est créé lorsque vous cliquez surSoumettre.Une fois approuvés, les congés entrés réduisent le solde du régime de congés. Si le congé est enregistré à l’avance, Workday l’exclut du solde en attente.Suivi des heures et gestion des absences : sélectionnez le congé dans l’inviteType d’heure, au moment d’entrer des heures, ou à l’aide de la tâcheDemander une absenceou du rapportGérer une absence.SélectionnezEntrer à partir de la fonction de suivi des heures ou de congés, à la pageCréer un congé.Contrôlé par le processus de gestionEntrer des heuresouDemander des congésouCorriger des congés, selon l’endroit où le travailleur a entré le congé.Une fois approuvés, les congés entrés réduisent le solde du régime de congés. Le solde en attente sera mis à jour selon la méthode utilisée par le travailleur pour entrer le congé.Workday n’autorise qu’une seule méthode d’entrée par congé.Pour choisir la façon dont vous voulez que les travailleurs entrent un congé particulier, tenez compte de la personne qui devra approuver la demande et précisez si les travailleurs devront la soumettre à l’avance. Exemple : vous pourriez demander aux travailleurs d’entrer leurs congés de maladie imprévus dans l’inviteType d’heures, et leurs congés de maladie prévus, de même que leurs vacances, en passant par la tâcheDemander une absence. Si vous voulez que les gestionnaires approuvent les congés et les heures travaillées dans le même événement, utilisez l’optionEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heures. Vous pouvez également utiliser l’optionEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congés.Tous les congés, quelle que soit la façon dont les travailleurs les entrent, sont soumis aux validations des données entrées qui ont été configurées dans Workday Absence Management.
- Configuration des congés
- Configurez les champs ci-dessous grâce à la tâcheCréer un congé:
- Marqueurs de calcul des heures
- Option d’entrée
Les congés et les codes d’entrée des heures qui ont les mêmes marqueurs de calcul doivent utiliser les mêmes unités de temps. - Congés avec heures de début et de fin
- Vous pouvez exiger des travailleurs qu’ils définissent des heures de début et de fin lorsqu’ils entrent des congés dans Time Tracking et Absence Management. Utilisez la tâcheModifier des congéspour configurer lesHeures de début et de fin obligatoires.Workday calcule la durée du congé en fonction des heures de début et de fin entrées par les travailleurs. Ces derniers peuvent également corriger les heures de début et de fin à l’aide de la tâcheCorriger des congés. Cette tâche permet à Workday de mettre à jour la durée du congé.
- Paiement des congés
- Workday n’envoie à la paie aucun marqueur de calcul lié aux congés. Pour payer des congés, mappez les revenus aux calculs associés de la composante des absences plutôt qu’aux marqueurs de calcul des heures.
Cumuls
Vous pouvez baser les cumuls définis dans Workday Absence Management sur les heures calculées d’un travailleur. Exemple : créez un cumul qui donne droit aux travailleurs à des congés compensatoires plutôt qu’à des heures supplémentaires.
- Attribuez des marqueurs de calcul au cumul afin de préciser les blocs d’heures qui serviront au calcul des heures compensatoires.
- Pour le calcul du cumul, sélectionnezHeures calculées pour la période et le cumul(un calcul de valeur d’instance).Ce calcul additionne les heures contenues dans les blocs d’heures ayant des marqueurs de calcul mappés et dont la plage de dates correspond à la période de cumul. Une autre option consiste à créer votre propre calcul qui fait référence auxHeures calculées pour la période et le cumul. Exemple : votre calcul pourrait donner 2 heures de cumul par tranche de 4 heures supplémentaires.
Lorsque Workday mappe un marqueur de calcul à un cumul, le cumul s’ajoute immédiatement au solde du régime de congés après l’enregistrement ou la soumission des blocs d’heures calculés.
- Configuration du cumul
- Configurez les champs ci-dessous à l’aide de la tâcheCréer un cumul:
- Calcul
- Remarque :Vous ne pouvez utiliser le calculHeures calculées approuvées pour le jour aux fins de cumul(un calcul de valeur d'instance) que si l'expiration de votre cumul est définie.
- Marqueurs de calcul des heures
- Remarque :Les cumuls et les codes d’entrée des heures qui ont les mêmes marqueurs de calcul doivent utiliser les mêmes unités.
Ajustements, remplacements et corrections
Les tâches ci-dessous, accessibles dans Absence Management, vous permettent d’effectuer des ajustements et des remplacements, quelle que soit la façon dont les travailleurs entrent leurs congés :
- Corriger des congésUne fois qu’un congé est approuvé, il ne peut être corrigé qu’à l’aide de la tâcheCorriger des congés.
- Mettre à jour des ajustements/remplacements de cumuls et de congés
- Mettre à jour des soldes de remplacement de régimes de congés
- Mettre à jour des remplacements de limites de cumuls et de congés
Absences
Pendant leur absence, les employés peuvent entrer et soumettre des heures dans Time Tracking, à moins que vous ne créiez une validation des heures empêchant la soumission des heures.