Éléments à prendre en compte pour la définition : Affordable Care Act
Vous pouvez utiliser cette rubrique pour planifier la configuration et l’utilisation de la production de rapports afin de répondre aux exigences de la loi américaine Patient Protection and Affordable Care Act (ACA). Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
L’ACA règle la garantie médicale des employés américains. Workday vous permet de déclarer la garantie médicale à l’IRS (IRS) afin de répondre aux exigences de déclaration de l’ACA.
Avantages pour l’entreprise
Workday vous aide à vous conformer à la réglementation de l’ACA en vous permettant de préparer et de transmettre des formulaires ACA à l’IRS et aux employés.
Cas d’utilisation
- Vous êtes un employeur important applicable qui doit fournir des formulaires 1095-C chaque année aux employés pour récapituler la garantie.
- Vous devez créer les formulaires 1095-C et 1094-C à acheminer vers l’IRS pour les déclarations sur l’Affordable Care Act.
- Vous avez plusieurs groupes étranger ou un groupe étranger.
- Vous avez plusieurs sociétés sous une seule entité.
- Vous devez activer les partenaires logiciels pour gérer les transmissions de formulaires.
Questions à se poser
Question
| Éléments à prendre en compte
|
Comment gérerez-vous l’impression et l’envoi des formulaires 1095-C? | Vous pouvez configurer une Connecteur de courrier ACA
Une intégration qui envoie les données ACA 1094-C et 1095-C à un fournisseur de services de messagerie externe. Le fournisseur, CIC Plus, fournit le soutien du service postal à un coût supplémentaire.Vous pouvez accéder à la tâche Créer des formulaires ACA 1095-C pour générer des fichiers PDF et les imprimer. |
Utiliserez-vous des partenaires logiciels pour gérer la transmission des formulaires aux gouvernements fédéral et aux gouvernements des États-Unis? | Vous pouvez activer partenaires logiciels à faire formulaire de transmission lorsque vous créez ou modifiez la configuration de la société. |
Quelle méthode de financement vos régimes d’avantages sociaux utilisent-ils? | Le processus de création des données 1095-C utilise la méthode de financement (autofinancé ou entièrement financé) des régimes d’avantages sociaux à compter du jour où vous exécutez le processus.
Vous pouvez modifier les régimes d’avantages sociaux pour changer la méthode avant de créer des données lorsque :
Autofinancé . Toutefois, lorsque vous transmettez votre déclaration de revenus 1095-C à l’IRS, vous devez changer la méthode de financement à Entièrement assuré pour qu’il corresponde à la méthode utilisée cette année-là. Vous rétablissez la méthode de financement sur Autofinancé après avoir finalisé la production de rapports sur l’année 2020. |
Recommandations
Éléments à prendre en compte | Recommandation |
|---|---|
Autre lieu de travail | Pour assurer la correction des dates d'effet des exigences en matière de résidence, utilisez le Changer les coordonnées
au lieu de la tâche Changer des coordonnées de travail . |
Personnes à charge des employés décédés pour les régimes de soins médicaux autofinancés | Vous pouvez embaucher des personnes à charge survivantes comme employés à temps partiel si vous êtes une organisation autofinancée. Cette méthode garantit que le code 1G est chargé correctement. Pour un grand nombre de personnes à charge, vous pouvez utiliser le Importer les données des destinataires des formulaires 1095-C
Créateur d’interfaces Entreprise |
EIB Configuration | Pour réduire la longueur des adresses et des noms, utilisez le Créateur d’interfaces Entreprise Import 1095-C Form Recipients Data . |
Importation des destinataires en cours | Utilisez le Créateur d’interfaces Entreprise pour l’importation des données des formulaires 1095-C afin de charger les données de formulaires des participants couverts dont vous ne faites pas le suivi des inscriptions dans Workday. Exemple : bénéficiaires ou retraités de COBRA. |
Éléments juridiques à prendre en compte | Consultez votre équipe juridique et votre intermédiaire des avantages sociaux pour déterminer :
|
Régimes de soins médicaux | Pour assurer l'exactitude des codes à la ligne 14, configurez les champs de la section Options de l'Affordable Care Act (É.-U.) et des sections de garantie minimum essentielle (ACA) pour régimes de soins médicaux. |
Directives sur la misère | Définir des directives fédérales annuelles sur la diversité aux États-Unis pour le Configuration de rapports sur les soins affectables
pour assurer l'exactitude des codes et des valeurs de la ligne 15. |
Retraités | Vous pouvez vérifier que les retraités sont membres d’une organisation de retraités quand vous cochez la case Inclure les retraités dans la section Créer une configuration de société pour le formulaire ACA 1094-C
tâche. |
Règles de ajustement | Vous pouvez créer des avantages sociaux. règles d'admissibilité qui incluent ou excluent des types d’employés de la déclaration de revenus 1095-C, appelées règles d’admissibilité pour le réglage ACA 1095-C. Exemple : excluez les sous-traitants de vos rapports. |
Périodes d’attente | Configurez les périodes d’attente avec des règles d’événement d’inscription pour garantir l’exactitude des codes 1095-C pour la période de non-évaluation limitée. |
Exigences
- Sélectionnez l’option Soinsmédicauxpour letype de garantie d’assurance maladiepour activer les champs liés à l’ACA.
- Lorsque vous utilisez le Créateur d’interfacesEntreprise Import 1095-C Form Recipients Data, utilisez les codes de pays de l’IRS pour les adresses à l’étranger. L’IRS n’utilise pas les codes de pays ISO.
- Discutez avec votre équipe juridique interne ou votre intermédiaire des avantages sociaux au sujet des exigences en matière d’ACA.
Limites
Workday fournit des données 1094-C, mais ne génère pas de formulaires PDF 1094-C. Workday génère des formulaires PDF 1095-C.
Workday rend automatiquement le formulaire 1094-C faisant autorité ou ne faisant pas autorité. Vous ne pouvez pas configurer ce critère. Workday suggère d’importer d’autres données 1095-C à l’aide du
Créateur d’interfaces Entreprise Import 1095-C Form Recipients Data
. Vous pouvez envoyer toutes vos données 1095-C collectivement à l’IRS avec une seule transmission faisant autorité.Vous pourriez rencontrer des problèmes de performance si vous avez configuré plus de 75 revenus de la paie dans la tâche
Affordable Care Reporting Configuration
.À compter de l’année d’imposition 2020, les champs ci-dessous nécessitent que vous utilisiez le Créateur d’interfaces Entreprise
Import 1095-C Form Recipients Data
pour remplir les formulaires 1094-C et 1095-C :
- Mois de début du régime: numéro à deux chiffres pour le mois. Obligatoire à compter du ty 2020.
- (Facultatif)Âge de l’employé au 1er janvier: nombre entier de 1 à 120.
- Ligne 14: codes de comptes de remboursement des soins de santé pour une garantie individuelle.
- Ligne 17: un code postal à 5 chiffres lorsque les codes de la ligne 14 incluent des codes pour les codes ICRH.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affordable Care Act (ACA) Administration - USA dans le domaine fonctionnel Benefits. | Vous permet de configurer ACA :
Les administrateurs des avantages sociaux peuvent gérer les remplacements de correction ACA 1094-C et l’ordre des membres ACA étranger, ainsi que l’affichage des rapports ACA. |
Integration Build dans le domaine fonctionnel Integration. | Vous permet de créer et de configurer des intégrations qui envoient des données ACA 1094-C et 1095-C à l’IRS. |
Manage: ACA Partner Integrations dans le domaine fonctionnel Benefits. | Vous permet d'accorder à des partenaires logiciels l'accès aux données ACA pour la transmission de formulaires. |
Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet d’exécuter le processus de production de déclarations de revenus annuelles et de créer des données et des formulaires 1095-C. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher les données du formulaire 1094-C
| Permet de vérifier :
|
Afficher les détails du nombre total et d'ETP pour le formulaire 1094-C
| Permet de passer en revue tous les employés inclus dans le nombre total et les employés à temps plein. |
Afficher les données sur les destinataires du formulaire 1095-C
| Permet d’afficher les corrections et les destinataires externes chargés par le Créateur d’interfaces Entreprise pour l’ importation des données sur les destinataires des formulaires 1095-C . |
Afficher les données actuelles sur les destinataires du formulaire 1095-C
| Permet d’afficher les mêmes données que le rapport View 1095-C Forms Recipient Data , mais affiche uniquement le formulaire 1095-C le plus récent. |
Employés admissibles au formulaire 1095-C par État ou région
| Permet d’afficher les données du formulaire 1095-C pour les travailleurs sélectionnés, par état ou région. Ce rapport n’affiche pas les travailleurs que vous ajoutez avec le Créateur d’interfaces Entreprise. |
Intégrations
Utilisez les connecteurs ACA suivants pour les données des formulaires IRS 1094-C et 1095-C :
- Connecteur de retours d'information (ACA):
- Envoie les informations d’inscription ACA à l’IRS.
- Soumet les données fiscales ACA dans le cadre du programme Affordable Care Act Information Returns (IRS).
- Récupère les messages de mise à jour de statut du point de terminaison IRS.
- Connecteur de courrier ACAcommunique avec CIC Plus, le fournisseur de services de messagerie externe de Workday. Définissez une relation d’affaires avec CIC Plus environ deux mois avant la date limite de transmission.
Utilisez les services Web suivants pour travailler avec des partenaires logiciels qui gèrent la transmission des formulaires :
- Obtenir les données de l'employeur - ACA: Récupère les données ACA de la société ou de l'employeur pour les déclarations 1094-C de l'État et du gouvernement fédéral.
- Get ACA Employee Data: Récupère les données ACA des employés pour les formulaires 1095-C.Workday ne masque pas le numéro de sécurité sociale des employés pour le service Web.
- Put Federal ACA Production Status: génère le statut fédéral de transmission et les détails à afficher dans le rapportStatut de transmission ACA.
- Statut de la transmission de données ACA de l’état: génère le statut de l’état de la transmission et les détails à afficher dans le rapportStatut de la transmission ACA.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.