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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : définir les formulaires ACA 1094-C et 1095-C

Étapes : définir les formulaires ACA 1094-C et 1095-C

Définissez la production de rapports de l’Affordable Care Act.
Workday vous permet de vous conformer aux exigences de déclaration IRS 1094-C et 1095-C. Vous pouvez :
  • Indiquez les régimes d’assurance maladie qui :
    • Sont autofinancés ou entièrement financés.
    • Fournir une garantie essentielle minimum (MEC).
    • Fournir une valeur minimum de garantie.
  • Définir les populations d’employés conformément aux exigences 1094-C et 1095-C.
  • Configurez les options du formulaire 1094-C par société.
  • Créez des groupes ACA applicables.
  • Créez des règles d’admissibilité à l’exonération pour le formulaire 4980H.
  • Configurez des valeurs d’exonération pour le formulaire 4980H.
  • Générer et distribuer les formulaires 1094-C et 1095-C remplis.
  • Traiter les données ACA pour les sociétés à entité juridique unique.
Assurez-vous de bien comprendre vos exigences en matière de conformité avant de définir les formulaires 1094-C et 1095-C. Workday vous permet de créer des formulaires 1094-C et 1095-C, mais n’assume pas la responsabilité de la conformité.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier un régime d’avantages sociaux
    .
    Pour les régimes d’assurance maladie, dans la section
    Affordable Care Act Options
     , sélectionnez :
    • La
      méthode de financement
      .
    • La case à cocher si le régime fournit la
      valeur minimum de garantie ACA
      .
    • Si la
      garantie essentielle minimum (ACA)
       s’applique à l’employé, au conjoint ou aux personnes à charge. Vous pouvez également offrir conditionnellement une garantie au conjoint.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  2. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une règle d’admissibilité aux avantages sociaux
     .
    Déterminez les qualifications des employés pour l’exonération du formulaire 4980H. Créez une ou plusieurs règles d’admissibilité à l’exonération pour le formulaire ACA 4980H si vous prévoyez de créer une configuration de l’exonération pour le formulaire 4980H.
    Workday détermine la population de travailleurs pour le traitement de l’ACA 1094-C et du formulaire 1095-C en fonction de leur statut de travailleur à temps plein. Lorsque vous créez des règles d’admissibilité pour le formulaire ACA 1095-C, vous pouvez inclure ou exclure cette population.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  3. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une configuration d’exonération pour le formulaire ACA 4980H
     .
    Établissez la correspondance entre l’exonération 4980H et les populations d’employés sélectionnées avec la règle d’admissibilité 4980H que vous avez créée à l’étape précédente. Indiquez pour quels mois ces valeurs d’exonération s’appliquent aux groupes d’employés admissibles.
    Sécurité : domaine
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  4. Accédez à la tâche
    Créer un groupe AUX ACA
     .
    Un grand employeur applicable peut être une seule entité ou un groupe d’entités associées. Une entité unique est une société qui a un numéro d’identification de l’employeur ou une entité gouvernementale désignée. Un groupe d’entités associées est une société mère et ses filiales. Chaque entité doit produire un formulaire 1094-C auprès de l’IRS. Chaque groupe d’entités commerciales est associé à une année civile et à une ou plusieurs sociétés pour un ou plusieurs mois précisés.
    Workday utilise ces données pour remplir automatiquement le Formulaire 1094-C.
    Utilisez la tâche
    Maintain ACA Enseignements
    Sécurité : domaine
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  5. Accédez à la tâche
    Calculer le total et le nombre total d’employés à temps plein 1094-C par mois
     .
    Pour une entité juridique unique, Workday regroupe les dénombrements dans la société principale.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  6. Définissez les informations de configuration de la société 1094-C.
  7. (Facultatif) Accédez aux rapports
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     et
    ACA 1095-C Form/Box Tester
     .
    Si vous utilisez des groupes ACA dans Workday, le
    formulaire ACA 1094-C
     affiche l’ordre de tri des membres AL. Vous triez l’ordre avec la tâche
    Mettre à jour l’ordre des membres ACA étranger
     .
    Le testeur affiche les données les plus mises à jour dans Workday, et non les dernières données créées à partir de l’exécution de la tâche
    Créer des données ACA 1095-C/1094-C
     . Après avoir effectué une correction de données, accédez à la tâche
    Créer des données ACA 1095-C/1094-C
     pour créer des formulaires remplis.
    Sécurité :
    • Domaine
      Affordable Care Act (ACA) Administration
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
  8. Accédez à la tâche
    Créer des données ACA 1095-C/1094-C
     .
    Workday recueille les données 1095-C/1094-C à partir desquelles vous pouvez créer des formulaires 1095-C pour les employés. Vous pouvez exécuter la tâche de création de données aussi souvent que nécessaire. Chaque fois que la tâche de création de données s’exécute, Workday remplace toutes les données qui ont changé depuis la dernière exécution.
    Vous pouvez changer les coordonnées dans la configuration de la société 1094-C après avoir créé les données 1095-C. Si vous cochez la case Mettre à
    jour les données 1094-C seulement
     , Workday met à jour uniquement les coordonnées lorsque vous recréez les données 1095-C. Il ne met pas à jour les autres informations relatives au formulaire 1095-C, comme les codes.
    Une fois que vous avez créé les données 1094-C et 1095-C, Workday offre la possibilité de mettre à jour les données à l’aide de la tâche
    Create ACA 1095-C/1094-C Data (Corrections)
     . Cochez la case
    Empêcher les corrections du formulaire 1095-C pour les formulaires transmis précédemment
     pour mettre à jour uniquement les données du formulaire 1094-C. Workday génère des corrections pour les formulaires 1095-C non transmis lorsque cela est nécessaire, que vous cochiez ou non la case.
    Utilisez la tâche
    View ACA 1095-C Form Data
     pour vérifier les données.
    Workday applique l’ordre de tri des membres de l’ALC lorsque vous créez ou affichez les données du formulaire 1094-C.
    Si la société est une entité juridique unique, Workday crée un seul formulaire 1095-C pour chaque employé qui a travaillé dans plusieurs sociétés au sein de l’entité juridique unique.
    Sécurité :
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
  9. Importer des données pour les personnes à charge qui n’existent pas dans Workday, comme les participants à COBRA et les retraités, ainsi que des données obligatoires que Workday ne génère pas.
    À compter de l’année d’imposition 2020, vous devez remplir les champs suivants à l’aide du
    Créateur d’interfaces Entreprise pour l’importation des données des formulaires 1095-C
      :
    • Âge de l’employé au 1er janvier.
    • Ligne 14 Identifiants des comptes de remboursement des soins de santé à garantie individuelle.
    • Ligne 17.
    Une fois que vous avez importé les données dans Workday, vous pouvez les afficher dans les rapports Workday, créer des formulaires 1095-C et envoyer les données à l’IRS à l’aide des connecteurs ACA.
  10. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Publier les formulaires 1095-C des employés
     .
    Transmettre les formulaires aux employés en libre-service pour qu’ils les consultent et les impriment au format PDF.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  11. (Facultatif) Pour permettre aux employés de trouver plus facilement l’option sur les appareils mobiles, ajoutez l’option Choix d’impression du formulaire 1095-C. 
    Vous pouvez afficher cette option dans :
    • La console centrale des avantages sociaux et de la paie avec la tâche
      Mettre à jour des consoles centrales
       .
    • Le worklet Avantages sociaux avec la tâche
      Configurer un worklet
       .
    Le worklet Avantages sociaux n’est pas disponible sur la version bureau de Workday.
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
     dans le domaine fonctionnel System.
  12. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour la définition de tri ACA 1095-C
     .
    Configurez le tri des champs et l’emplacement où Workday fractionne les fichiers.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  13. Accédez à la tâche
    Créer des formulaires ACA 1095-C
     .
    Exécutez cette tâche uniquement lorsque les données sur les employés et les personnes à charge sont à jour et que vous êtes prêt à envoyer les formulaires remplis à l’IRS. Si vous apportez des modifications aux données ACA après avoir créé des formulaires 1095-C, les données dans Workday peuvent ne plus correspondre aux formulaires soumis.
    1. Pour envoyer des formulaires 1095-C imprimés à l’IRS, cochez la case
      Démasquer les numéros de sécurité sociale
       . Cette option affiche les SSN dans le PDF généré.
    2. Pour inclure les employés actifs qui reçoivent la version électronique, cochez la case
      Inclure les travailleurs ne recevant pas de copie papier
       .
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  14. Envoyer les données du formulaire 1094-C et du formulaire 1095-C à l’IRS.
Workday crée les formulaires 1094-C et 1095-C, que vous pouvez ensuite envoyer à l’IRS par voie électronique. Workday crée des formulaires 1095-C distincts pour chaque société appartenant à un travailleur au cours de l’année.
Les employés peuvent sélectionner
Changer les choix d’impression du formulaire 1095-C
 dans la console centrale des avantages sociaux et de la paie, ou dans le worklet Avantages sociaux (sur l’application mobile uniquement). Ils peuvent choisir de recevoir leur formulaire 1095-C rempli à la fois en format papier et électronique (PDF), ou uniquement en copie électronique.
Affichez les formulaires que vous avez créés et les données des formulaires 1094-C et 1095-C. Accédez également aux rapports suivants :
  • Afficher les détails du dénombrement total et de l'ETP 1094-C
    .
    Vous pouvez afficher l’information sur les employés de toutes les sociétés associées pour une entité juridique unique.
  • Afficher les données sur les destinataires du formulaire 1095-C
    .
Accédez à la tâche
Supprimer les données du formulaire 1095-C
 pour supprimer les données sur le destinataire 1095-C sélectionnées pour une société et une année d’imposition précisées. Vous ne pouvez pas supprimer les données sur le destinataire 1095-C déjà transmises.
Certains États aux États-Unis exigent que vous produisiez une déclaration pour vérifier la garantie d’assurance maladie. Accédez au rapport
Employés admissibles au formulaire 1095-C par État ou région
 pour afficher les données 1095-C des travailleurs dans un État ou une région en particulier.