Étapes : gérer les propositions de factures de clients
Créez des transactions prêtes à être facturées.
Vous pouvez créer des propositions de factures de clients à partir de transactions facturables pour prévisualiser, ajuster et passer en revue l’information avant de créer des factures de clients. Créer des propositions de factures élimine le besoin d’annuler et de recréer des factures lorsque vous souhaitez ajuster des chiffres ou corriger des erreurs. Lorsque vous ajoutez des transactions à une proposition de facture, vous pouvez uniquement facturer aux clients pour ces transactions en créant une facture à partir de la proposition.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Système.Vous pouvez permettre aux travailleurs d’ajouter des commentaires sur les propositions de factures de clients. Dans la section Paramètres de fil d’activité, sélectionnezProposition de facture de clientdans l’inviteObjets sélectionnés pour le fil d’activité.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Systemdans les domaines fonctionnels Customer Central et System.
- (Facultatif) Modifiez des processus de gestion.Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de clientet la politique de sécurité rattachée pour :
- Acheminer les propositions de factures de clients pour révision et approbations.
- Automatiser la création de factures de clients.
- Définissez des worklets pour les rapports personnalisés. Les worklets vous permettent d’ajouter des rapports personnalisés à une étape d’approbation du processus de gestion. Par exemple, vous pouvez ajouter un rapport personnalisé qui vous montre de l’information sur les factures précédentes pendant l’étape d’approbation d’une nouvelle proposition de facture, pour vous aider à prendre votre décision concernant l’approbation ou le rejet de la proposition de facture.
- Dans la politique de sécurité du processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client, ajoutez le groupe de sécurité Approbateurs aux actions Afficher et Approuver. Workday achemine la proposition de facture de client à un approbateur désigné de votre organisation.
- Définissez l’étape de serviceCréer une facture de clientdans le processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client. Workday crée automatiquement des factures de clients lorsque vous approuvez la proposition de facture de client.
- Ajoutez une étape d’approbation au processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de clientet ajoutez un worklet de rapport personnalisé à l’étape d’approbation.Le rapport personnalisé est intégré à la page d’approbation du processus de gestion en tant que worklet. Les approbateurs peuvent cliquer sur le worklet pour ouvrir le rapport personnalisé pendant le processus d’approbation. Pour plus de détails, voir Ajouter des worklets à des processus de gestion.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une proposition de facture de client.Dans la section Critères de sélection, sélectionnez une option dans l’invitePropriétaire du projetpour afficher les projets facturables pour l’utilisateur que vous sélectionnez.Workday facture automatiquement les versements de prépaiement sur la même facture que les autres versements et transactions lorsque vous :
- Cochez la case Facturerdes versements de prépaiement avec d’autres types de transactionsdans les calendriers de facturation consolidée.
- Créez des propositions de factures de clients.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients.Dans les critères de recherche, sélectionnez une option dans l’invitePropriétaire du projetpour afficher les projets facturables pour l’utilisateur que vous sélectionnez.Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description RechercherCliquez sur ce bouton pour modifier les critères de sélection.Workday enregistre votre sélection et l’utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.Projets facturablesUtilisez le menu déroulant pour afficher le propriétaire du projet facturable.Statut des événements en attenteAfficher le statut des transactions de projet et des calendriers de facturation pour lesquels un processus de gestion est en attente d’approbation.ActualiserCliquez sur ce bouton pour mettre à jour les propositions sélectionnées avec de nouvelles transactions au statutPrêt à facturerqui correspondent aux critères de sélection.Créer une factureUne fois que vous avez créé une facture de client, celle-ci ne peut pas redevenir une proposition de facture. Vous pouvez annuler la facture pour remettre les transactions au statutPrêt à facturer. Ensuite, vous pouvez créer une nouvelle proposition.Annuler la propositionCliquez sur cette option pour annuler les propositions sélectionnées et remettre les transactions au statutPrêt à facturer.ImprimerCliquez sur cette option pour générer des copies PDF des propositions sélectionnées. Lorsque les fichiers PDF sont disponibles, Workday les affiche dans la colonnePDFde la grille.Vous pouvez uniquement imprimer les propositions des clients pour lesquels vous avez un accès pour afficher.Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Dans la colonnePropositionde la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients, ouvrez le rapportAfficher une proposition de facture de clientdans une nouvelle fenêtre.Affichez et modifiez les objets personnalisés des factures de clients dans l’ongletDonnées supplémentairesou à partir de l’action connexe Données supplémentaires dans la section Information de facturation. Pour afficher et modifier les objets personnalisés des factures de clients, vous devez d’abord configurer l’objet personnalisé dans la tâcheCréer un objet personnalisé.Lorsque vous activez les fils d’activité, vous pouvez ajouter des commentaires sur la proposition de facture de client et afficher les commentaires des autres utilisateurs.Sécurité :
- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
Lorsque vous accédez à une proposition de facture de client à partir d’un processus de gestion oude Mes tâches, vous pouvez afficher, mais pas de modifier les objets personnalisés dans l’ongletDonnées supplémentaires. - (Facultatif) Dans une rangée de la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients, cliquez surModifierpour accéder à la tâcheModifier une proposition de facture de client.Pour ajouter des lignes de facture ad hoc dans des propositions de factures de clients, vous devez avoir un rôle dans le projet ou un rôle dans la société qui correspond à la société du projet. Lorsque vous ajoutez des lignes de facture ad hoc dans des propositions de factures de clients, vous pouvez uniquement :
- Ajouter des lignes dont leTraitement des produitsestFacture.
- Modifier la description des lignes de facture que vous avez créées dans la tâcheCréer une proposition de facture de client.
- Sélectionner des lignes de contrat de client non différées.
- Sélectionnez des projets que vous avez déjà inclus dans la proposition de facture de client.
Pour exclure des transactions du processus d’utilisation de prépaiement, vous pouvez sélectionner des transactions individuellement ou sélectionner plusieurs transactions et utiliser l’action en masseExclure du prépaiement.Actualisez la proposition de facture de client lorsque vous :- Ajoutez une nouvelle ligne.
- Changer les lignes existantes qui ont une incidence sur le montant total de la facture.
- Supprimez une nouvelle ligne.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
Créez des factures à partir de propositions de factures de clients.