Étapes : gérer les propositions de factures de clients
Créez des transactions prêtes à être facturées.
Vous pouvez créer des propositions de factures de clients à partir de transactions facturables pour prévisualiser, ajuster et passer en revue l’information avant de créer des factures de clients. Créer des propositions de factures élimine le besoin d’annuler et de recréer des factures lorsque vous souhaitez ajuster des chiffres ou corriger des erreurs. Lorsque vous ajoutez des transactions à une proposition de facture, vous pouvez uniquement facturer ces transactions aux clients en créant une facture à partir de la proposition.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Système.Vous pouvez permettre aux travailleurs d’ajouter des commentaires sur les propositions de factures de clients. Dans la section Paramètres de fil d’activité, sélectionnezProposition de facture de clientdans l’inviteObjets sélectionnés pour le fil d’activité.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Systemdans les domaines fonctionnels Customer Central et System.
- (Facultatif) Modifier des processus de gestion .Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de clientet la politique de sécurité rattachée pour :
- Acheminer les propositions de factures de clients pour révision et approbations.
- Automatiser la création de factures de clients.
- Définissez des worklets pour les rapports personnalisés. Les worklets vous permettent d’ajouter des rapports personnalisés à une étape d’approbation du processus de gestion. Par exemple, vous pouvez ajouter un rapport personnalisé qui vous présente l’information sur les factures précédentes au cours de l’ étape d’approbation d’une nouvelle proposition de facture, pour vous aider à prendre votre décision concernant l’approbation ou le rejet de la proposition de facture.
- Dans la politique de sécurité de processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client:
- Ajoutez le groupe de sécurité Approbateurs aux actions Afficher et Approuver. Workday achemine la proposition de facture de client à un approbateur désigné de votre organisation.
- Mettez à jour votre politique de sécurité si vous prévoyez d’ajouter l’ étapeRéviser une proposition de facture de clientau processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client. Consultez l' étape suivante pour plus de détails.
- Ajoutez l’ étapeRéviser une proposition de facture de clientau processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client.Lorsqu’une proposition de facture est acheminée vers Mes tâches d’un responsable de la révision, celui-ci peut modifier n’importe quel onglet de la proposition de facture, à l’exception de l’ongletNº de rapport sur la facture, qui est en mode d’affichage uniquement. Les responsables de la révision voient les boutonsApprouver,RefuseretRenvoyers’ils ont accès au moyen de la politique de sécurité.Configurez le type de processus de gestion :
- Accédez au type de processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de clientet cliquez surModifier la politique.
- Dans la section Personnes autorisées à effectuer des étapes d’actions dans le processus de gestion, ajoutez des groupes de sécurité, tels queSpécialiste de la facturation,Gestionnaire de projetetSpécialiste de la facturation de projet. Cela donne accès à l' étape d'actionRéviser une proposition de facture de client.
- Ajoutez également des groupes de sécurité pour les actions appropriées, telles que les actionsApprouveretRefuser.
- Accédez à la tâcheActivate Pending Security Policy Changespour activer les changements que vous avez apportés à la politique de sécurité.
Configurez la définition de processus de gestion :- Accédez à la définition de processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client.
- À partir des actions connexes, sélectionnezProcessus de gestion>Modifier une définition.
- Ajoutez l’ étape d’actionRéviser une proposition de facture de clientau flux des travaux et affectez-lui les groupes de sécurité appropriés.
Sécurité :- Pour modifier l'ongletTransactions de projet, les responsables de la révision doivent avoir un accès sécurisé à tous les projets de la proposition, à l'aide de groupes de sécurité ayant l'autorisation de modification pour l'un ou l'autre des domaines suivants :Process: Project Billing - CoreouManage: Billable Projects.
- Pour modifier l’onglet Montantprépayé, les responsables de la révision doivent avoir l’autorisation de modification pour le domaineProcess: Invoice Proposal - Prepaid Installment.
- Définissez l’ étape de serviceCréer une facture de clientdans le processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de client. Workday crée automatiquement des factures de clients lorsque vous approuvez la proposition de facture de client.
- Ajoutez une étape d'approbation au processus de gestionÉvénement lié à une proposition de facture de clientet ajoutez un worklet de rapport personnalisé à l' étape d'approbation .Le rapport personnalisé est intégré à la page d’approbation du processus de gestion en tant que worklet. Les approbateurs peuvent cliquer sur le worklet pour ouvrir le rapport personnalisé pendant le processus d’approbation. Pour obtenir des détails, voir Ajouter des worklets à des processus de gestion (rubrique en anglais) .
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une proposition de facture de client.Dans la section Critères de sélection, sélectionnez une option dans l’invitePropriétaire du projetafin d’afficher les projets facturables pour l’utilisateur que vous sélectionnez.Workday facture automatiquement les versements de prépaiement sur la même facture que les autres versements et transactions lorsque vous :
- Cochez la case Facturerles versements de prépaiement avec d’autres types de transactionsdans les calendriers de facturation consolidée.
- Créez des propositions de factures de clients.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients.Dans les critères de recherche, sélectionnez une option dans les invitesHiérarchie de projetsouPropriétaire du projetpour afficher les projets facturables pour l’option que vous sélectionnez.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description RechercherCliquez sur ce bouton pour changer les critères de sélection.Workday enregistre votre sélection et l’utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.Projets facturablesUtilisez le menu déroulant pour afficher le propriétaire du projet facturable.Statut des événements en attenteSert à afficher le statut des transactions de projet et des calendriers de facturation en attente d'approbation du processus de gestion.ActualiserCliquez sur ce bouton pour mettre à jour les propositions sélectionnées avec de nouvelles transactions au statutPrêt à facturerqui correspondent aux critères de sélection.Créer une factureUne fois que vous avez créé une facture de client, celle-ci ne peut pas retablir une proposition de facture. Vous pouvez annuler la facture pour remettre les transactions au statutPrêt à facturer. Puis, vous créez une nouvelle proposition.Créer une proposition de factureOuvrez la tâcheCréer une proposition de facture de client.Annuler la propositionCliquez sur cette option pour annuler les propositions sélectionnées et remettre les transactions au statutPrêt à facturer.ImprimerCliquez sur cette option pour générer des copies PDF des propositions sélectionnées. Lorsque les fichiers PDF sont disponibles, Workday les affiche dans la colonnePDFde la grille.Vous pouvez uniquement imprimer les propositions des clients pour lesquels vous avez un accès pour afficher.Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Dans la colonnePropositionde la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients, ouvrez le rapportAfficher une proposition de facture de clientdans une nouvelle fenêtre.Affichez et modifiez les objets personnalisés de factures de clients dans l’ongletDonnées supplémentairesou à partir de l’action connexe Données supplémentaires dans la section Information sur la facturation. Pour afficher et modifier des objets personnalisés de facture de client, vous devez d’abord configurer l’objet personnalisé dans la tâcheCréer un objet personnalisé.Lorsque vous activez les fils d’activités, vous pouvez ajouter des commentaires sur la proposition de facture de client et afficher les commentaires des autres utilisateurs.Sécurité :
- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
Lorsque vous accédez à une proposition de facture de client à partir d'un processus de gestion oude Mes tâches, vous pouvez afficher, mais pas modifier, des objets personnalisés dans l'ongletDonnées supplémentaires. - (Facultatif) Dans une rangée de la tâcheEspace de travail des propositions de factures de clients, cliquez surModifierpour accéder à la tâcheModifier une proposition de facture de client.Pour ajouter des lignes de facture ad hoc dans des propositions de factures de clients, vous devez avoir un rôle dans le projet ou un rôle dans la entreprise qui correspond à la entreprise du projet. Lorsque vous ajoutez des lignes de facture ad hoc dans des propositions de factures de clients, vous pouvez uniquement :
- Ajoutez des lignes dont leTraitement des produitsestFacture.
- Modifiez la description des lignes de facture que vous avez créées dans la tâcheCréer une proposition de facture de client.
- Sélectionner des lignes de contrat de client non différées.
- Sélectionner des projets que vous avez déjà inclus dans la proposition de facture de client.
Pour exclure des transactions du processus d’utilisation de prépaiement, vous pouvez sélectionner des transactions individuellement ou sélectionner plusieurs transactions et utiliser l’action en masseExclure du prépaiement.Pour exclure les versements de prépaiement de la proposition de facture, cochez la caseExclurepour ces lignes dans l’ongletMontant prépayé.Actualisez la proposition de facture de client lorsque vous :- Ajoutez une nouvelle ligne.
- Changez les lignes existantes qui ont une incidence sur le montant total de la facture.
- Supprimez une nouvelle ligne.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
- Domaine Process: Invoice Proposal - Prepaid Installmentdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. Ce domaine donne accès à la modification des versements de prépaiement sur les propositions de factures à l'aide de la tâcheModifier une proposition de facture de client.
Créez des factures à partir de propositions de factures de clients en sélectionnant à partir du menu des actions connexes de la proposition.