Étapes : créer un crédit et refacturer des factures de clients pour des contrats de clients
Créez :
- Un contrat de client.
- Transactions facturables.
- Un calendrier de facturation pour le contrat de client.
- Des factures de clients à partir de contrats.
Lorsque vous facturez un montant de facture de client incorrect et que vous souhaitez créer une facture corrigée, vous pouvez configurer Workday pour créditer la facture initiale et créer une nouvelle facture pour la refacturation. Workday prend uniquement en charge les ajustements de crédit complets et les versements aux fins de refacturation complète.
- Les identifiants de facture uniques vous permettent de vous conformer aux exigences comptables mondiales. Lorsque vous activez des identifiants de facture uniques pour les montants au crédit, au débit et les refacturations, Workday crée et traite un ajustement avec un identifiant de facture unique.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Dans la sectionOptions liées aux contrats de clients, cochez la caseCréer et soumettre les versements aux fins de crédit et de refacturationpour créer et soumettre automatiquement les nouveaux versements dans le calendrier de facturation pour contrat de client lorsque vous créez des ajustements de crédit ou créditez et refacturez des factures de clients.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Financialsdans le domaine fonctionnel System.
- Sélectionnez dans le menu des actions connexes d’une facture de client.La tâcheCréer un crédit et refacturerest disponible uniquement lorsque :
- La ligne de contrat a le statutActifet est associée à un calendrier de facturation au statutApprouvé.
- La facture de client a le statutApprouvé.
- La facture de client a le statutNon payé.
- La facture de client n’est pas créée à partir d’exécutions de calcul des intérêts et des frais de retard.
- La facture de client n’est pas intersociétés directe.
- La facture de client n’est pas déjà associée à un ajustement de crédit ou à une facture refacturée dont le statut estApprouvéouEn cours.
- Workday n’a pas encore créé de factures de clients à partir de versements aux fins de facturation ou de transactions facturables.
- Vous cochez la caseCréer et soumettre les versements pour le crédit et la refacturationdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.
Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :Option Description Lignes de facture à copier(sur la page Créer un crédit et refacturer)Lorsque vous choisissez de copier toutes les lignes de facture, vous pouvez supprimer les lignes de facture inutiles de la refacturation. Lorsque vous ajustez la refacturation, Workday vous recommande de mettre à jour également le calendrier de facturation associé pour vous assurer que les montants restent équilibrés.Client à facturer(sur la page Créer une refacturation)Pour empêcher les utilisateurs de modifier leclient à facturer, créez une validation personnalisée.Workday ne prend pas en charge le crédit et la refacturation pour les éléments suivants :- Contrats liés à une attribution ou contrats d’étudiants.
- Les frais de ligne de contrat, l’engagement minimum, la facturation prépayée au moyen de calendriers de facturation non consolidée, l’exécution d’une commande ou la retenue de garantie.
Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une facture de clientdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday :
- Approuve automatiquement le processus de gestionÉvénement lié à un calendrier de facturationpour les versements au crédit et les versements refacturés. Vous pouvez également utiliser le champ de rapportVersement refacturer à partir d’un ajustement de créditdans les règles de conditions pour définir la façon dont Workday achemine les ajustements de crédit au moyen du processus de gestionÉvénement lié à un calendrier de facturation.
- Crée et impute un ajustement de crédit à la facture initiale, puis crée une nouvelle facture pour la refacturation. La nouvelle facture pour la refacturation passe par la même approbation de processus de gestion que les nouvelles factures.
- Refacturation les factures fondées sur des transactions.
Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un crédit et refacturation :
- Une facture, Workday affiche l’ajustement de crédit et la refacturation dans l’ongletFactures de clientsdu calendrier de facturation pour contrat de client. Vous pouvez afficher l’ajustement de crédit et la refacturation dans l’ongletFactures de clients, que vous ayez ou non coché lacase Créditer et soumettre le versement pour le crédit et la refacturationdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.
- Un versement de prépaiement, Workday affiche le versement d’ajustement de crédit et de refacturation dans l’onglet Montantprépayédes calendriers de facturation pour contrats de clients consolidés.
Lorsque vous affichez l’ajustement de crédit ou la refacturation, Workday est lié au calendrier de facturation associé dans le champ
Calendrier de facturation
.Si vous avez activé les identifiants de facture uniques, Workday crée et traite l’ajustement avec un identifiant de facture unique pour se conformer aux exigences comptables mondiales. Si vous n’avez pas activé les identifiants de factures uniques, Workday utilise cette convention de dénomination afin que vous puissiez facilement faire le suivi des factures créditées et refacturées :
- L’ajustement de crédit ajouteCTau numéro de facture initial. S’il y a plusieurs ajustements de crédit, Workday les numérote de manière séquentielle. Exemple : 9531CT, 9531CT2, 9531CT3.
- La facture de refacturation ajouteRFau numéro de facture initial. Exemple : 9531RF. Les factures multiples pour la refacturation suivent la même convention de dénomination que les ajustements de crédit multiples.