Étapes : définir les autorisations de dépense
Vous pouvez permettre aux travailleurs de créer et de soumettre des autorisations de dépense afin de demander une approbation des dépenses avant qu’elles ne soient assumées. Vous pouvez également autoriser des travailleurs désignés à créer des autorisations de dépense au nom de non-travailleurs et d’autres travailleurs.
Lorsque vous activez la comptabilité d’engagements, vous pouvez associer une autorisation de dépense à plusieurs notes de frais jusqu’à ce que le solde de l’autorisation de dépense soit égal à zéro.
- Configurez le processus de gestionAutorisation de dépenseet la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Expenses.Ajoutez l’étape d’actionProposer l’affectation d’un régime d’indemnités remboursablespour proposer un régime d’indemnités aux employés demandant une autorisation de dépense.
- (Facultatif) Définissez la vérification budgétaire pour les autorisations de dépense.
- (Facultatif) Autorisez les travailleurs à créer et à soumettre des autorisations de dépense au nom de non-travailleurs et d’autres travailleurs.
- (Facultatif) Définissez le routage des autorisations de dépense pour les travailleurs occupant plusieurs postes.
- Accédez au rapportMettre à jour les choix d’utilisation de fonctions.Choisissez d’utiliser la fonctionRoutage d’autorisations de dépense pour travailleurs ayant plusieurs postes.Pour choisir d’utiliser cette fonction, vous devez d’abord choisir d’utiliser la fonctionRoutage de notes de frais pour travailleurs ayant plusieurs postes. Si vous choisissez de ne pas utiliser la fonctionRoutage de notes de frais pour travailleurs ayant plusieurs postes, vous choisissez également de ne pas utiliser cette fonction.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Pour remplir le worktag de l’emplacement en fonction du poste que vous sélectionnez dans l’en-tête de l’autorisation de dépense, sélectionnezEmplacement par défaut du travailleur dans les transactions de dépensesdans la sectionOptions d’approvisionnement.
- Ajoutez des travailleurs qui créent des autorisations de dépense au nom d’autres travailleurs audomaine Process: Spend Authorizationsdans le domaine fonctionnel Expenses.Voir Étapes : définir les autorisations de sécurité.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier une instruction relative aux transactions de dépenses.Créez des instructions à inclure dans les autorisations de dépense pour les travailleurs.Sécurité :
- Set Up: Expenses Processingdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Set Up: Procurementdans le domaine fonctionnel Procurement.
Configurez des questionnaires pour les inclure dans les autorisations de dépense afin de pouvoir recueillir des données supplémentaires auprès des bénéficiaires liés aux notes de frais.