Créer des autorisations de dépense
- Définissez les choix de paiement pour tous les types de bénéficiaires.
- Définissez des comptes Workday pour les non-travailleurs.
- Configurez le processus de gestionAutorisation de dépenseet la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Expenses. Voir : Étapes : définir les autorisations de dépense.
Les autorisations de dépense sont des transactions de frais que les bénéficiaires peuvent créer pour demander une approbation préalable des dépenses estimatives, telles que les déplacements professionnels à venir.
Vous pouvez créer et soumettre des autorisations de dépense pour vous-même ou au nom de non-travailleurs et d’autres travailleurs.
- Accédez à l’une des tâches suivantes :
- Créer une autorisation de dépense
- Créer une autorisation de dépense pour un non-travailleur
- Créer une autorisation de dépense pour un travailleur
Dans la tâcheCréer une autorisation de dépense pour un non-travailleur, vous pouvez créer des autorisations de dépense uniquement pour les travailleurs occupant des rôles de membre de comité externe. - Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description PositionS’affiche lorsque vous :- Activez le routage des autorisations de dépense pour les travailleurs occupant plusieurs postes.
- Sélectionnez un travailleur qui occupe plusieurs postes dans l’invitePourdans l’une des tâches suivantes :
- Créer une autorisation de dépense
- Créer une autorisation de dépense pour un travailleur
SociétéQuand vous utilisez :- La tâcheCréer une autorisation de dépense, Workday affiche automatiquement votre société, mais vous pouvez sélectionner n’importe quelle société à laquelle vous avez accès.
- La tâcheCréer une autorisation de dépense pour un non-travailleur, sélectionnez la société qui prévoit déclarer les frais.
- La tâcheCréer une autorisation de dépense pour un travailleur, sélectionnez une société à laquelle vous et le travailleur pouvez accéder.
Lorsque vous soumettez des autorisations de dépense ou que vous les enregistrez pour les soumettre plus tard, vous ne pouvez pas changer la société.Date de débutSélectionnez la date à laquelle vous prévoyez que les frais seront engagés.Total de l'autorisation de dépenseEntrez le montant estimatif.Workday corrige les montants estimés de manière à ce qu’ils correspondent au total des lignes d’autorisation de dépense que vous créez plus tard.Exemple : lorsque vous définissez une estimation d’autorisation de dépense à 100 USD et que les lignes d’autorisation de dépense subséquentes totalisent 80 USD, Workday met à jour l’estimation.Type de paiement pour le remboursementSélectionnez un type de paiement pour le remboursement, en fonction de vos choix de paiement définis. - (Facultatif) Dans l’ongletLignes de l’autorisation de dépense, ajoutez des transactions liées aux frais pour l’autorisation de dépense. Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Date de budgetSélectionnez une date pour déterminer à quel budget Workday applique le montant total de la ligne d’autorisation de dépense.Workday affiche ce champ uniquement si vous configurez :- La comptabilité d’engagements pour votre locataire.
- Les dates de budget à afficher dans votre grand livre des chiffres réels.
Avance demandéeSélectionnez cette option afin de demander une avance pour l’élément de frais précisé.Créez une ligne d’autorisation de dépense distincte pour chaque demande d’avance.WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Si vous activez les remplacements manuels pour un élément de frais, vous pouvez modifier les worktags manuellement en les sélectionnant dans une liste de valeurs configurées.
- L’autorisation de dépense est acheminée pour approbation et, une fois qu’elle est approuvée, vous pouvez l’inclure dans les notes de frais.
- Si vous activez la comptabilité d’engagements, vous pouvez associer une autorisation de dépense approuvée avec plusieurs notes de frais jusqu’à ce que son solde soit égal à zéro. À des fins comptables, les autorisations de dépense ne génèrent pas d’écriture comptable et aucun paiement n’est émis pour celles-ci.
Vous pouvez accéder au rapport
Mes autorisations de dépense
pour afficher vos autorisations de dépense.