Étapes : imprimer et envoyer des factures de clients par courriel

Activez les notifications par courriel et les pièces jointes au niveau du locataire.

Voir Étapes : définir des factures de clients.

Dans le profil du client, configurez l’adresse postale principale et les adresses de courriel des destinataires. Voir Étapes : définir les adresses et les contacts des clients.

Configurez les options de livraison de documents pour le client.

Voir Référence : destinataires de courriel pour la livraison des documents.

Configurez le processus de gestion Événement de livraison de factures de clients par courriel
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Workday vous permet d’imprimer les factures de clients sous forme de fichiers PDF, puis de les envoyer par courriel aux clients ou d’utiliser la poste standard pour les factures papier. Vous pouvez également créer un calendrier pour automatiser le processus d’impression et de courriel en tant que tâche récurrente. Workday imprime uniquement les factures qui font partie d’un segment donné de sécurité lié à des clients.

(Facultatif) Créez un formulaire personnalisé pour la disposition pour impression avec un rapport d’impression, un logo de société ou des messages personnalisés avant d’imprimer la facture de client.

Voir Étapes : créer des dispositions pour impression personnalisées de factures.

Accédez à la tâche

Modifier une règle propre à la disposition des factures de clients

Indiquez les options de nom de fichier imprimé et créez des règles pour mapper les dispositions de formulaire commercial aux types de factures pour la société souhaitée.

Pour exclure le préfixe automatique du nom de fichier imprimé, cochez la case

Retirer le préfixe d’ajustement

Sécurité :

Domaine Set Up: Customer Accounts
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Domaine Set Up : Sponsor Accounts
dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Accédez à la tâche

Imprimer des factures de clients

Vous ne pouvez afficher que les 20 000 factures les plus récentes, mais vous pouvez filtrer la liste en fonction de la société, du statut et d’autres critères.

Cochez la case

Regrouper les factures

pour regrouper les factures dans un seul fichier PDF. Workday inclut uniquement les factures avec un mode de livraison par courrier ordinaire ou avec un type de livraison non défini.

Cochez la case

Inclure les pièces jointes pour les factures groupées

pour inclure les pièces jointes aux factures dans un seul fichier PDF groupé. Workday inclut uniquement les factures définies pour la livraison standard. Lorsque le fichier PDF de la facture groupée dépasse la limite de 500 Mo, Workday le divise en plusieurs fichiers PDF. Lorsqu’une seule facture de client inclut des pièces jointes dépassant la limite de 500 Mo, Workday n’inclut pas cette facture dans le PDF imprimé.

Sélectionnez les factures que vous souhaitez imprimer dans l’onglet

Factures de clients admissibles pour envoi par courriel

. Une fois que Workday a généré les fichiers PDF, cliquez sur

Envoyer la facture de client par courriel

pour envoyer les factures sélectionnées aux clients. Vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel jusqu’à 10 000 factures de clients à la fois.

Sécurité : domaine Reports: Customer Documents
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts

(Facultatif) Planifier l'impression des factures de clients.

(Facultatif) Imprimez et envoyez par courriel des factures de clients automatiquement.

Workday imprime les factures et les envoie par courriel aux clients sélectionnés.

Affichez les détails d’impression dans les rapports suivants :

Rechercher des lots d’impression de factures de clients

Customer Invoice Printing Report