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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : définir des factures de clients

Étapes : définir des factures de clients

  • Configurez le processus de gestion
    Événement lié à une facture de client
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Vous pouvez simplifier la création de factures en configurant les factures de clients pour charger les détails de paiement, réviser la correspondance entre factures, faire une vérification budgétaire, faire une transmission vers un approbateur affecté, etc.
  1. Configurez le domaine de sécurité
    Process: Customer Invoice (NEW)
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Ce domaine accorde l’accès aux utilisateurs ayant des rôles fondés sur la société ou des rôles non contraints pour gérer les factures de clients. Pour avoir un contrôle plus précis des actions liées aux factures de clients, vous pouvez accorder des autorisations dans divers sous-domaines.
  2. Configurez le processus de gestion
    Événement lié à une facture de client
     pour garantir l’exactitude du traitement aux fins de la facturation, de l’impression et de l’envoi par courriel.
    1. Dans la politique de sécurité de processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
      , ajoutez le groupe de sécurité des approbateurs aux actions d’approbation et de révision. Cette configuration vous permet d’acheminer une facture de client à un approbateur désigné dans votre organisation.
      Veillez à donner à l’initiateur l’accès aux domaines de sécurité suivants :
      • Domaine
        Access Customer (Segmented)
      • Domaine
        Process: Customer Invoice - Core
      • Rôles - Société
         Types de groupes de sécurité
      • Rôles - Client
         Types de groupes de sécurité
      Accordez également les autorisations d’intégration pour le domaine
      Access Customer (Segmented)
       ainsi que les accès
      Obtenir
       et
      Charger
       aux domaines suivants :
      • Integration Event
      • Process: Electronic Invoices
    2. Modifiez le processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
       et définissez l’étape d’action
      Lancer un événement intersociétés lié à une facture de client
       pour les transactions intersociétés.
      Workday applique l’approbation uniquement à la société indiquée dans l’en-tête de la facture. Lorsque vous refusez l’approbation, Workday met fin au processus.
    3. Définissez l’étape
      Service d’impression de factures de clients
       dans le processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
       pour imprimer automatiquement les factures de clients.
      Pour imprimer la facture avec un type de lot d’impression
      Final
      , ajoutez l’étape de service après l’étape d’approbation et définissez l’étape d’approbation comme finale.
    4. Définissez l’étape de service
      Facturation électronique au moyen de règles de livraison de document
       dans le processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
       pour la facturation électronique.
    5. Définissez l’étape de service
      Envoyer une facture de client par courriel
       dans le processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
       pour envoyer automatiquement par courriel un fichier PDF de la facture de client dès que vous imprimez le document.
    6. Définissez l’étape de service
      Intégration
       dans le processus de gestion
      Événement lié à une facture de client
       pour lancer automatiquement l’intégration de factures électroniques.
      Définissez une règle de conditions à l’étape d’intégration pour faire en sorte que l’intégration de factures électroniques ne démarre que lorsque Workday génère une facture au format PDF après le dernier lot d’impression.
  3. Pour effectuer le règlement de transactions intersociétés, établissez la relation entre les sociétés.
  4. Pour créer des identifiants uniques pour les factures, les crédits, les débits et les refacturations, configurez la numérotation unique des factures au niveau du locataire ou pour des sociétés individuelles. Lorsque vous configurez un paramètre au niveau de la société, il remplace le paramètre au niveau du locataire de cette société.
  5. Lorsque vous utilisez un numéro de facture sans interruption, configurez les règles du générateur de séquences et activez la fonction de séquencement sans interruption.
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des types de factures par pays
     pour configurer le type de facture réglementaire par pays avec l’option
    Utilisation du type de facture
     de
    Factures de clients
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tax
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  7. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier les détails comptables d’une société
     et sélectionnez l’option
    Facture de client
     dans l’invite
    Autoriser la comptabilisation par date d’approbation
     pour utiliser la date d’approbation comme date comptable sur vos factures de clients et vos ajustements, ou lorsque vous souhaitez classer les numéros de séquence des documents par date comptable.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Company Accounting
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  8. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier des options liées aux comptes de clients
     et cochez la case
    Empêcher le changement d’une facture après le lot d’impression final
     pour la société de votre choix afin d’éviter toute modification d’une facture approuvée et imprimée.
    Une fois que vous avez activé cette fonction, vous ne pouvez plus la désactiver si vous avez généré des factures.
    Une fois qu’une facture a le statut
    Approuvé
     et que le type de lot d’impression a le statut
    Final
    , vous ne pouvez plus annuler ou changer la facture, ou mettre à jour les lignes de facture pour la société donnée. Workday définit également un champ
    Date de finalisation
     sur la page
    Afficher une facture de client
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Customer Accounts
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts et
    Set Up: Company General
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Après la définition de la facture, vous pouvez :
  • Créer des factures uniques ou consolidées.
  • Ajuster, copier, changer ou annuler des factures.
  • Modifier des factures approuvées.
  • Utilisez la fonctionnalité de création de crédit et de refacturation pour créer une facture corrigée lorsque vous facturez une facture de manière incorrecte.
  • Gérer les factures et les mettre en litige, en recouvrement ou en blocage de paiement.
  • Imprimer et envoyer des factures par courriel.