Étapes : définir le courriel pour les documents de factures de clients
Après avoir imprimé les documents factures de clients, vous pouvez envoyer par courriel le document de facture de client seule ou avec les pièces jointes qui lui sont associées. Pour faire de l’envoi par courriel un processus fluide, vous devez :
- Activer l’envoi par courriel dans votre locataire.
- Activer les pièces jointes pour les courriels dans votre locataire.
- Activer l’envoi automatique des factures par courriel.
Workday envoie automatiquement des courriels au contact principal d’un client. Lorsque vous souhaitez envoyer des documents par courriel à des contacts de facturation précis et utiliser des types de remise de documents autres que celui par défaut, procédez comme suit pour configurer votre environnement.
- Configurez les types de livraison de documents pour un mode de livraison donné.
- Créez des règles de livraison de documents pour mapper le type de livraison au système d’intégration souhaité, si vous en avez un.
- Affectez des documents de clients aux contacts de facturation de ce client.
- Affectez le type de livraison de documents à des documents de clients dans le profil du client.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Notifications.Dans la rangéeNotifications de processus de gestion personnalisésdu type de notification parent du processus de gestion, sélectionnezCourriel immédiatdans le champDefault Notification Channels.Sécurité :domaine Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsdans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Système.Dans la sectionConfiguration du système, cochez la caseAutoriser les pièces jointes dans les courriels.Sécurité :domaine Set Up: Tenant Setup - Systemdans le domaine fonctionnel System.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour des types de livraison de documents.Créez des types de livraison de documents et associez-les aux modes de livraison de documents souhaités prédéfinis par Workday.Lorsque votretype de livraisonest associé aumode de livraisonintégration,définissez les types de documents uniquement avecla valeur Facture de client.Workday associe automatiquement lemode de livraisonducourrieretdu courrielauxtypes de livraisonducourrieretdu courriel, respectivement. Vous ne pouvez pas modifier ces paramètres par défaut ou les rendre inactifs.Sécurité :
- DomaineSet Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- DomaineSet Up: Sponsor Accountsdans le domaine fonctionnel Grants Management.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour des règles de livraison de document.Pour les factures électroniques, créez des règles de livraison de documents et mappez letype de livraison de documentausystème d’intégrationsouhaité.Pour appliquer les codes de taxe/impôt externes aux factures électroniques, indiquez laliste de codes de taxe/impôt externespour le système d’intégration.Workday affiche les détails de la livraison des documents dans le rapportAfficher une règle de livraison de document d’intégration.Sécurité : domaineSet Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- (Facultatif) Lorsque les factures électroniques ont une incidence sur le code de taxe/impôt de tierce partie, créez des listes de codes de taxe/impôt externes et mappez-les à des codes de taxe/impôt internes dans Workday.
- (Facultatif) Configurez les contacts pour la facturation, puis la livraison des documents pour un client donné afin qu’il ou elle puisse recevoir les documents de facture du client. Lorsque vous ne configurez pas les contacts de facturation, Workday envoie le courriel au contact principal. Voir : Étapes : définir les adresses et les contacts des clients.
Imprimez les factures de clients et envoyez-les par courriel.