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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : configurer la mise en équilibre par worktag pour les écritures

Étapes : configurer la mise en équilibre par worktag pour les écritures

  • Sécurité : domaine
    Set Up: Worktag Balancing
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  • Révisez les éléments à prendre en compte pour la définition de la mise en équilibre par worktag pour la paie.
Vous pouvez définir le type de worktag de mise en équilibre requis que vous souhaitez utiliser en plus de la société pour les écritures de mise en équilibre, pour toutes les sociétés de votre locataire. Vous pouvez activer la mise en équilibre par worktag pour ce qui suit :
  • Nouvelle mise en œuvre.
  • Workday Expenses.
  • Workday Payroll.
  • Étudiant Workday.
Planifiez soigneusement la dimension de gestion que vous souhaitez utiliser comme worktag de mise en équilibre obligatoire. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver ni modifier le type de worktag de mise en équilibre.
Définissez les types de worktags de mise en équilibre facultatifs que vous souhaitez utiliser en plus de la société pour les écritures de mise en équilibre, pour toutes les sociétés de votre locataire. Vous pouvez activer la mise en équilibre par worktag pour la nouvelle mise en œuvre et la mise en œuvre existante.
Les worktags de mise en équilibre facultatifs ne sont pas obligatoires dans une transaction. Vous pouvez ajouter ou supprimer des worktags de mise en équilibre facultatifs. Créez des écritures de reclassement lorsque les transactions en cours ne sont plus équilibrées après la mise à jour de la configuration du worktag de mise en équilibre facultatif.
  1. Si vous utilisez déjà Workday Expenses ou Payroll, assurez-vous que le solde du compte de grand livre de contrôle est net à zéro avant de charger les écritures de solde d’ouverture.
    1. Avant d’activer la mise en équilibre des worktags, finalisez toutes les transactions en cours et réglez les paiements dans votre locataire.
      • Charges sociales (charges sociales, engagements, obligations et coûts indirects).
      • Frais (note de frais, paiement de note de frais et paiement de carte de crédit pour frais professionnels).
      • Paie (charges à payer associées à la paie, charges à payer à régulariser, paiements, engagements et obligations).
      • Règlement (autorisation préalable de paiement, retour de paiement, paiement ad hoc, transaction bancaire ad hoc, paiement et réception intersociétés).
    2. Créez une écriture manuelle pour contrepasser les soldes des comptes et clôturer toutes les périodes précédentes.
      La clôture de toutes les périodes limite les modifications apportées aux transactions historiques après l’activation de la mise en équilibre par worktag. Si vous rouvrez ultérieurement une période pour effectuer un ajustement, ajoutez de nouvelles transactions plutôt que de modifier les détails de l’historique.
  2. Définissez des règles de mise en équilibre par worktag pour les worktags de mise en équilibre obligatoires.
    1. Si vous utilisez la mise en équilibre par worktag obligatoire pour les transactions financières, définissez les règles de mise en équilibre financière.
      Définissez la façon dont vous voulez que Workday affecte un worktag de mise en équilibre obligatoire au côté de contrepartie des écritures qui utilisent des règles de mise en équilibre.
    2. Si vous utilisez la mise en équilibre des worktags obligatoires avec Workday Payroll, définissez les règles de mise en équilibre de la paie.
      Définissez la façon dont Workday doit affecter un worktag de mise en équilibre aux éléments suivants :
      • Les retenues partagent et le cumul net dans le calcul du brut au net de la paie, y compris les charges à payer à régulariser.
      • Les frais associés aux charges sociales.
      Si vous changez les transactions de la paie historiques après avoir activé la mise en équilibre par worktag, les transactions ont un statut d’erreur, car elles n’ont pas de worktag de mise en équilibre. La tâche
      Corriger des écritures opérationnelles avec erreurs
       marque les écritures comptables de la paie avec le worktag par défaut de l’
      Ensemble de règles pour les transactions de mise en équilibre par worktag
       que vous avez entré dans les détails comptables de la société. Utilisez la tâche
      Corriger des écritures opérationnelles avec erreurs
       .
      Voir :
    3. Si vous utilisez la mise en équilibre par worktag pour les transactions au comptant, définissez une règle de mise en équilibre de la trésorerie pour associer les worktags de mise en équilibre principaux aux comptes bancaires.
      Workday génère des écritures de mise en équilibre worktag au moment du règlement afin de refléter l’exactitude des soldes de vérification du solde de trésorerie ou les rapports financiers.
    4. Définissez des ensembles de règles de transaction de mise en équilibre par worktag pour associer des règles de mise en équilibre pour les worktags de mise en équilibre obligatoires aux transactions applicables.
    5. Configurez un worktag de mise en équilibre pour le locataire.
      Utilisez la tâche
      Mettre à jour la configuration de mise en équilibre par worktag
       pour configurer le worktag de mise en équilibre utilisé par Workday pour équilibrer les écritures de soldes en plus de la société.
    6. (Facultatif) Configurez des worktags de mise en équilibre facultatifs pour le locataire.
      Vous pouvez équilibrer les transactions opérationnelles et les écritures comptables par des worktags de mise en équilibre facultatifs sans définir de worktags de mise en équilibre obligatoires. Utilisez la section
      Worktag de mise en équilibre facultatif
       de la tâche
      Mettre à jour la configuration de mise en équilibre par worktag
       pour sélectionner jusqu’à cinq types de worktags suivants à utiliser lors de la mise en équilibre des livres de la société :
      • Unité d'exploitation
      • Centre de coûts
      • Organisations personnalisées
      • Worktags personnalisés
      • Fonds
      • Don
      • Subvention
      • Emplacement
      • Programme
      • Projet
      • Région
      Lorsque les transactions en cours ne sont plus équilibrées après la mise à jour de la configuration du worktag de mise en équilibre facultatif, créez des écritures d’ajustement.
    7. Mettez à jour les règles d’inscription pour
      les Dettes interworktags
       et
      les Créances interworktags
      .
      Les règles d’inscription comptable définissent l’emplacement à inscrire à l’échéance et à partir des lignes d’écriture pour les transactions entre les worktags.
  3. Configurez le worktag de mise en équilibre comme requis pour tous les objets de worktag de la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags
     .
  4. Chargez les écritures de solde d’ouverture de votre grand livre externe dans Workday.
Pour les worktags de mise en équilibre obligatoires, Workday :
  • Mettre en équilibre les écritures par société.
  • Utilise le worktag de mise en équilibre que vous avez configuré pour équilibrer toutes les écritures.